Người đại diện theo pháp luật là cá nhân nhân danh công ty TNHH ký hợp đồng, làm việc với cơ quan nhà nước, đứng ra trước toà án; công ty có thể có một hoặc nhiều người, và điều lệ quyết định số lượng, chức danh, phạm vi quyền của từng người. Chức danh thường gặp là giám đốc, tổng giám đốc, chủ tịch hội đồng thành viên hoặc chủ tịch công ty. Đây là vị trí có quyền lớn đi kèm trách nhiệm cá nhân, nên chọn ai không chỉ là chuyện ai góp nhiều vốn nhất.
Tình huống: ba người bạn ở Hải Phòng là anh Long, anh Bình và chị Quyên (ví dụ giả định) lập công ty TNHH hai thành viên trở lên làm dịch vụ sửa chữa điện lạnh cho toà nhà. Anh Long góp nhiều vốn nhất nhưng hay đi công trình, chị Quyên lo giấy tờ và khách hàng. Cả ba đang tranh luận ai làm đại diện, có nên để hai người cùng đại diện không. Phần kế nhiệm người đại diện khi có biến cố là đề tài khác, ở đây chỉ bàn lựa chọn ban đầu.
Người đại diện làm gì trong một công ty nhỏ
Trong công ty vài người, người đại diện theo pháp luật thường là người ký gần như mọi thứ: hợp đồng với khách và nhà cung cấp, hồ sơ thuế, hồ sơ mở tài khoản ngân hàng, đăng ký chữ ký số, hợp đồng lao động với nhân viên. Tên người đó xuất hiện trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, và cơ quan nhà nước liên lạc với họ khi có việc.
Luật Doanh nghiệp 2020 đặt ra cho người đại diện các nghĩa vụ: thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất vì lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp; trung thành với lợi ích của doanh nghiệp, không lạm dụng địa vị, chức vụ, tài sản của doanh nghiệp để tư lợi; thông báo kịp thời cho doanh nghiệp về các doanh nghiệp mà bản thân hoặc người có liên quan làm chủ hoặc có phần vốn góp chi phối. Vi phạm các nghĩa vụ này mà gây thiệt hại cho công ty thì người đại diện chịu trách nhiệm cá nhân.
Một điểm hay bị nhầm: người đại diện không phải người chịu thay mọi khoản nợ của công ty. Công ty TNHH vẫn chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình. Nhưng có những nghĩa vụ quản lý gắn với người đại diện, như việc cơ quan thuế có thể áp dụng tạm hoãn xuất cảnh đối với người đại diện khi công ty nợ thuế theo quy định. Phần trách nhiệm hữu hạn che chắn tới đâu có bài riêng.
Chức danh của người đại diện theo từng loại công ty TNHH
Chức danh do điều lệ quy định, trong khung Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép. Bảng dưới là các lựa chọn thường gặp.
| Loại công ty | Chức danh có thể là người đại diện | Lưu ý |
|---|---|---|
| TNHH một thành viên, chủ sở hữu là cá nhân | Chủ tịch công ty, giám đốc hoặc tổng giám đốc | Chủ sở hữu có thể kiêm giám đốc hoặc thuê người khác |
| TNHH một thành viên, chủ sở hữu là tổ chức | Chủ tịch công ty hoặc chủ tịch hội đồng thành viên, giám đốc hoặc tổng giám đốc | Cơ cấu quản lý theo mô hình chủ sở hữu chọn |
| TNHH hai thành viên trở lên | Chủ tịch hội đồng thành viên, giám đốc hoặc tổng giám đốc | Điều lệ nên ghi rõ; nếu có nhiều người, ghi rõ phạm vi từng người |
Với công ty ba người của anh Long, chức danh phổ biến là một người làm chủ tịch hội đồng thành viên, một người làm giám đốc. Ai trong hai người là đại diện theo pháp luật, hay cả hai, là quyết định cần ghi vào điều lệ.
Một người hay hai người đại diện
Một người: gọn, rõ, ít rủi ro chồng chéo. Đối tác và ngân hàng chỉ làm việc với một người. Nhược điểm là khi người đó đi vắng, ốm, hoặc bất hoà với các thành viên khác, công ty có thể bị tắc. Điều lệ và giấy uỷ quyền giải quyết được phần nào.
Hai người: linh hoạt khi một người vắng. Chị Quyên ở văn phòng ký giấy tờ hằng ngày, anh Long ở công trình ký nghiệm thu với khách. Cách này hợp với công ty có hai mảng việc tách biệt.
Điều kiện để hai người không thành rủi ro. Điều lệ phải chia rõ phạm vi của từng người: ai ký loại hợp đồng nào, đến giá trị bao nhiêu, việc gì phải hai người cùng ký. Luật Doanh nghiệp 2020 quy định nếu điều lệ không chia rõ, mỗi người đại diện đều là đại diện đủ thẩm quyền trước bên thứ ba, và tất cả cùng chịu trách nhiệm liên đới về thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp.
Ngân hàng có thể có quy định riêng. Khi mở tài khoản, ngân hàng hỏi ai là chủ tài khoản, ai ký đồng chủ tài khoản hoặc kế toán trưởng. Chia quyền trong điều lệ nên khớp với cách đăng ký chữ ký ở ngân hàng, tránh tình trạng điều lệ một kiểu, ngân hàng một kiểu.
Ai không nên hoặc không được làm người đại diện
Luật Doanh nghiệp 2020 có danh sách những người không được quản lý doanh nghiệp, và người đại diện là người quản lý. Ngoài ra còn những trường hợp được nhưng không nên. Ba người bạn rà danh sách sau trước khi chốt:
- Cán bộ, công chức, viên chức; sĩ quan, quân nhân, công an chuyên nghiệp theo quy định của luật liên quan, trừ trường hợp được cử đại diện phần vốn nhà nước.
- Người chưa thành niên, người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi.
- Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, hoặc đang bị cấm hành nghề, cấm đảm nhiệm chức vụ theo bản án.
- Nên tránh: người hiếm khi có mặt ở Việt Nam mà công ty không có người đại diện thứ hai cư trú trong nước, vì luật đòi luôn có ít nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam.
- Nên tránh: người đứng tên cho có, không tham gia điều hành. Người đứng tên vẫn chịu trách nhiệm của người đại diện dù không biết công ty làm gì.
Mục cuối là cảnh báo quan trọng. Nhờ người thân "đứng tên giám đốc" vì chủ thật không muốn lộ diện là cách làm đẩy người thân vào rủi ro pháp lý thật, nhất là khi công ty nợ thuế hoặc có vi phạm.
Thuê giám đốc ngoài làm người đại diện: được và mất
Khi công ty lớn dần, thành viên có thể thuê một giám đốc chuyên nghiệp và giao luôn vai trò đại diện theo pháp luật. Luật cho phép, và đây là cách nhiều công ty gia đình tách quyền sở hữu khỏi việc điều hành hằng ngày. Giám đốc thuê ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng quản lý với công ty, được bổ nhiệm theo quyết định của hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu.
Cái được là công ty có người làm việc toàn thời gian, có chuyên môn, và thành viên không phải gánh trách nhiệm ký tá hằng ngày. Cái mất là quyền ký nằm trong tay người không có vốn trong công ty. Nếu điều lệ và quy chế không giới hạn rõ, giám đốc thuê có thể ký những hợp đồng vượt quá ý muốn của chủ.
Vì vậy, đi kèm quyết định thuê giám đốc làm đại diện nên có: quy định hạn mức ký trong điều lệ hoặc quy chế, danh mục việc phải có nghị quyết hội đồng thành viên, chế độ báo cáo định kỳ, và cách thức miễn nhiệm khi cần. Phần thẩm quyền hội đồng thành viên, tỷ lệ thông qua nghị quyết thuộc quy định quản trị công ty, bạn đọc thêm ở các tài liệu chuyên về họp hội đồng thành viên.
Ghi gì vào điều lệ về người đại diện để sau này đỡ cãi nhau
Điều lệ mẫu mà nhiều người tải về thường chỉ có một câu ngắn về người đại diện. Với công ty của bạn bè, câu ngắn đó là mầm mống tranh chấp, vì nó không trả lời được những câu hỏi sẽ xuất hiện khi làm ăn có lãi hoặc có lỗ. Ít nhất nên viết rõ năm điểm: số lượng người đại diện; chức danh của từng người; phạm vi quyền của từng người nếu có nhiều người; những việc người đại diện chỉ được làm khi có nghị quyết của hội đồng thành viên; và cách xử lý khi người đại diện vắng mặt.
Điểm thứ tư là phần các thành viên hay bỏ qua vì nghĩ rằng bạn bè thì tin nhau. Nhưng chính vì là bạn bè, việc viết ra trước giúp không ai phải nghi ngờ ai. Chẳng hạn, vay ngân hàng bằng tài sản của công ty, ký hợp đồng lớn hơn một mức nào đó, bán xe tải của công ty, tất cả đều phải qua hội đồng thành viên. Người đại diện vẫn ký, nhưng ký theo một nghị quyết đã có.
Điều lệ cũng nên ghi cách người đại diện báo cáo lại cho các thành viên: báo cáo định kỳ hằng tháng hay hằng quý, gồm doanh thu, công nợ, hợp đồng đã ký. Một bảng tóm tắt một trang mỗi tháng đủ để ba người bạn cùng nhìn thấy công ty đang ở đâu.
Ba người bạn chốt phương án thế nào
Sau hai buổi bàn, công ty của anh Long chọn cách sau. Trình tự này có thể dùng cho bất kỳ công ty nhỏ nào có hai ba thành viên:
- Liệt kê các loại giấy tờ công ty sẽ ký thường xuyên: hợp đồng dịch vụ với toà nhà, biên bản nghiệm thu, hồ sơ thuế, hợp đồng lao động, giấy tờ ngân hàng.
- Xác định ai thật sự có mặt để ký từng loại. Chị Quyên có mặt ở văn phòng gần như mỗi ngày; anh Long ở công trình.
- Chọn chị Quyên làm giám đốc và là người đại diện theo pháp luật duy nhất, anh Long làm chủ tịch hội đồng thành viên không kiêm đại diện.
- Chị Quyên lập giấy uỷ quyền cho anh Long ký biên bản nghiệm thu tại công trình trong hạn mức nhất định, có thời hạn, lưu tại trụ sở.
- Ghi trong điều lệ danh mục việc phải có nghị quyết hội đồng thành viên, như vay ngân hàng, mua tài sản lớn, ký hợp đồng vượt một mức giá trị.
- Đăng ký chữ ký ở ngân hàng khớp với cách chia quyền trên.
Cách làm này giữ một đầu mối đại diện rõ ràng, vẫn linh hoạt nhờ uỷ quyền, và đặt những quyết định lớn vào tay cả ba thành viên.
Câu hỏi thường gặp
Người góp vốn nhiều nhất có bắt buộc là người đại diện không?
Không. Luật không gắn vai trò đại diện với tỷ lệ vốn góp. Thành viên góp nhiều vốn thường có tiếng nói lớn trong hội đồng thành viên, nhưng người đại diện nên là người có mặt, hiểu việc và đủ điều kiện quản lý doanh nghiệp.
Có thể đổi người đại diện sau khi thành lập không?
Có. Đổi người đại diện theo pháp luật là thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, cần quyết định hoặc nghị quyết của chủ sở hữu hay hội đồng thành viên theo điều lệ, rồi nộp hồ sơ tới Phòng Đăng ký kinh doanh. Nên cập nhật cả với ngân hàng, chữ ký số và cơ quan thuế.
Người đại diện có phải là người góp vốn không?
Không bắt buộc. Người đại diện có thể là thành viên góp vốn hoặc người được thuê. Trường hợp thuê người ngoài, quan hệ giữa công ty và người đó thể hiện qua hợp đồng và quyết định bổ nhiệm, kèm giới hạn quyền trong điều lệ, quy chế.
Một người có thể làm đại diện cho nhiều công ty cùng lúc không?
Luật không cấm chung việc một người là người đại diện của nhiều doanh nghiệp, trừ những trường hợp có quy định riêng. Tuy vậy người đó phải thông báo về các doanh nghiệp liên quan và giữ trung thành với lợi ích từng công ty. Với các công ty cùng ngành, xung đột lợi ích dễ phát sinh.
Người đại diện có bị ảnh hưởng gì khi công ty nợ thuế?
Theo quy định quản lý thuế, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp nợ thuế có thể bị áp dụng tạm hoãn xuất cảnh trong một số trường hợp. Điều kiện cụ thể có thay đổi theo văn bản hiện hành. Đây là lý do người đại diện cần theo dõi tình hình thuế của công ty, kể cả khi giao cho kế toán làm.
Công ty TNHH một thành viên có cần hai người đại diện không?
Không cần. Phần lớn công ty một thành viên nhỏ chỉ có một người đại diện là chủ sở hữu kiêm giám đốc hoặc chủ tịch công ty. Nếu chủ sở hữu hay đi xa, việc cần làm là sắp xếp uỷ quyền khi vắng mặt, có bài riêng bàn kỹ việc này.