Phần mềm và nhãn hiệu mà người sáng lập làm ra trước khi có công ty là tài sản riêng của người đó; muốn công ty dùng lâu dài, có ba đường: góp vốn bằng quyền sở hữu trí tuệ, bán quyền cho công ty lấy tiền, hoặc giữ quyền và cấp cho công ty quyền sử dụng. Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép góp vốn bằng quyền sở hữu trí tuệ, công nghệ, bí quyết kỹ thuật nếu định giá được bằng tiền và người góp là chủ sở hữu hợp pháp. Chọn đường nào quyết định ai giữ tài sản khi công ty gặp chuyện, và tỷ lệ phần vốn giữa các thành viên.
Tình huống: chị Ngân ở Đà Nẵng (ví dụ giả định) là lập trình viên, hai năm trước tự viết một phần mềm quản lý đặt phòng cho homestay, đã có vài chục khách dùng thử và đã nộp đơn đăng ký nhãn hiệu cho tên phần mềm, đứng tên cá nhân. Anh Khoa, người quen làm du lịch, muốn bỏ tiền và lo bán hàng. Hai người định lập công ty TNHH hai thành viên. Câu hỏi đầu tiên của anh Khoa: phần mềm này là của chị hay của công ty.
Ba con đường đưa phần mềm và nhãn hiệu vào công ty
Đường thứ nhất là góp vốn. Chị Ngân chuyển quyền tài sản đối với phần mềm và quyền sở hữu nhãn hiệu sang công ty; đổi lại, giá trị được các thành viên định giá trở thành phần vốn góp của chị. Từ đó phần mềm là tài sản của công ty, nằm trong phạm vi tài sản dùng để trả nợ của công ty, và chị không còn tự ý bán hay cho người khác dùng được nữa.
Đường thứ hai là bán. Công ty trả tiền cho chị Ngân để mua quyền, chị nhận tiền, phần vốn góp của chị chỉ gồm số tiền mặt chị bỏ vào. Cách này rõ ràng về giá, nhưng một công ty mới thường không có sẵn tiền để mua, và khoản tiền chị nhận làm phát sinh câu hỏi thuế thu nhập riêng.
Đường thứ ba là cấp quyền sử dụng, thường gọi là li-xăng. Chị Ngân vẫn là chủ, công ty được dùng phần mềm và nhãn hiệu theo hợp đồng, có thể trả phí hoặc không. Nếu công ty mắc nợ, tài sản trí tuệ không bị kéo vào. Nhưng nhà đầu tư hay đối tác lớn sau này thường hỏi ngay: công ty kinh doanh một sản phẩm không thuộc về mình thì giá trị nằm ở đâu.
Không có đường nào đúng cho mọi trường hợp. Điều quan trọng là chọn có chủ ý và viết ra giấy, thay vì để phần mềm "của chung" một cách mơ hồ rồi tới lúc chia tay mới cãi nhau.
Đặt ba phương án cạnh nhau
Bảng dưới so ba phương án theo những câu hỏi chị Ngân và anh Khoa thật sự phải trả lời. Các hệ quả thuế chỉ nêu ở mức nguyên lý.
| Câu hỏi | Góp vốn | Bán cho công ty | Cấp quyền sử dụng |
|---|---|---|---|
| Ai là chủ phần mềm, nhãn hiệu | Công ty | Công ty | Chị Ngân |
| Phần vốn của chị Ngân | Tăng theo giá trị định giá | Chỉ phần tiền chị góp | Chỉ phần tiền chị góp |
| Công ty cần bỏ tiền ngay | Không | Có, theo giá mua | Tuỳ phí thoả thuận |
| Khi công ty mắc nợ | Tài sản có thể bị dùng trả nợ | Tài sản có thể bị dùng trả nợ | Tài sản không thuộc công ty |
| Khi chị Ngân rời công ty | Phần mềm ở lại, chị giữ phần vốn | Phần mềm ở lại, chị đã nhận tiền | Chị có thể chấm dứt quyền dùng theo hợp đồng |
| Nhà đầu tư sau này nhìn vào | Dễ chấp nhận nhất | Dễ chấp nhận | Hay bị đòi chuyển quyền về công ty |
| Câu hỏi thuế cần hỏi kế toán | Thu nhập phát sinh khi góp vốn bằng tài sản | Thu nhập từ chuyển nhượng quyền | Thu nhập từ tiền bản quyền, phí sử dụng |
Một số công ty nhỏ chọn đi hai bước: giai đoạn đầu cấp quyền sử dụng để thử sức, kèm điều khoản trong thoả thuận giữa thành viên rằng sau một mốc nhất định phần mềm sẽ được góp vào công ty theo giá trị định giá lại. Cách này giữ đường lui cho cả hai, nhưng phải viết mốc thật cụ thể.
Kiểm quyền sở hữu trước khi bàn giá
Phần mềm viết trong lúc đi làm thuê. Nếu chị Ngân viết phần mềm khi đang là nhân viên của một công ty khác, bằng thời gian, máy móc hay theo nhiệm vụ được giao, công ty cũ có thể là chủ sở hữu quyền tài sản theo hợp đồng lao động và Luật Sở hữu trí tuệ 2005 cùng các lần sửa đổi. Chị cần đọc lại hợp đồng lao động cũ trước khi tuyên bố phần mềm là của mình.
Phần do người khác viết hộ. Mã nguồn có đoạn thuê người làm tự do viết, hay một người bạn đóng góp giao diện, thì quyền đối với phần đó thuộc về ai tuỳ thoả thuận lúc thuê. Không có giấy tờ, nên xin văn bản xác nhận chuyển quyền trước.
Thành phần mã nguồn mở. Phần mềm dùng thư viện mã nguồn mở vẫn có thể góp vốn, nhưng chỉ phần chị tự viết là của chị; các thư viện đi kèm có giấy phép riêng, có loại đặt điều kiện khi phân phối lại. Danh sách thư viện và giấy phép nên nằm trong hồ sơ bàn giao.
Nhãn hiệu mới là đơn, chưa có văn bằng. Quyền đối với nhãn hiệu phát sinh khi được cấp văn bằng bảo hộ. Với đơn đang chờ xét, việc chuyển sang công ty thường đi bằng thủ tục chuyển nhượng đơn tại cơ quan quản lý sở hữu công nghiệp. Hỏi người làm sở hữu trí tuệ về trình tự phù hợp thay vì ghi một giá trị lớn cho nhãn hiệu chưa chắc được bảo hộ.
Tài sản hình thành trong thời kỳ hôn nhân. Quyền tài sản đối với phần mềm, nhãn hiệu tạo ra khi đã kết hôn có thể là tài sản chung theo Luật Hôn nhân và gia đình 2014. Một văn bản đồng ý của người còn lại giúp tránh tranh chấp về sau.
Định giá tài sản vô hình giữa hai người sáng lập
Định giá phần mềm khó hơn định giá chiếc xe, vì không có chợ xe cũ để tra. Người làm thẩm định thường nhìn theo ba hướng: chi phí đã bỏ ra để làm (bao nhiêu tháng công, thuê máy chủ, thuê người viết hộ), thu nhập phần mềm có thể mang lại (số khách đang trả tiền, mức giữ chân khách), và giá của những sản phẩm tương tự từng được mua bán. Với phần mềm mới vài chục khách dùng thử, hướng thứ hai gần như chưa có dữ liệu, nên con số dễ bị thổi phồng.
Luật Doanh nghiệp 2020 để các thành viên tự định giá theo nguyên tắc đồng thuận hoặc thuê tổ chức thẩm định giá; nếu tài sản bị định giá cao hơn giá trị thực tế tại thời điểm góp, những người tham gia định giá phải liên đới góp thêm phần chênh lệch. Anh Khoa vì thế không nên gật đầu cho đẹp lòng, mà nên hỏi căn cứ của từng con số.
Ví dụ giả định: vốn điều lệ một tỷ đồng, anh Khoa góp sáu trăm triệu tiền, chị Ngân góp một trăm triệu tiền cộng phần mềm và đơn nhãn hiệu định giá ba trăm triệu. Tỷ lệ thành bốn mươi và sáu mươi. Nếu hai người thấy phần mềm còn quá non để định giá cao, có thể định giá thấp ngay từ đầu và bù cho chị Ngân bằng điều khoản chia lợi nhuận hay quyền mua thêm phần vốn khi đạt mốc doanh thu, ghi trong điều lệ và thoả thuận giữa thành viên.
Trình tự chuyển quyền để phần vốn được coi là đã góp
Phần vốn bằng tài sản trí tuệ chỉ được coi là đã góp khi quyền đã chuyển sang công ty. Chị Ngân và anh Khoa đi theo trình tự sau, trong thời hạn góp vốn 90 ngày:
- Lập danh mục tài sản: phiên bản phần mềm, kho mã nguồn, tài liệu, đơn hoặc văn bằng nhãn hiệu, tên miền và tài khoản liên quan.
- Họp định giá, lập biên bản ghi giá trị từng phần và căn cứ, có chữ ký hai thành viên.
- Ký hợp đồng chuyển nhượng quyền tài sản đối với phần mềm bằng văn bản giữa chị Ngân và công ty, ghi rõ phạm vi quyền chuyển và việc chị không giữ lại quyền khai thác riêng.
- Với nhãn hiệu hoặc đơn nhãn hiệu: lập hợp đồng chuyển nhượng và nộp hồ sơ đăng ký chuyển nhượng tại cơ quan quản lý sở hữu công nghiệp; thời gian làm thủ tục này không tính vào thời hạn 90 ngày.
- Bàn giao thật: chuyển quyền quản trị kho mã, máy chủ, tài khoản cửa hàng ứng dụng sang tài khoản của công ty, lập biên bản giao nhận.
- Kế toán ghi nhận tài sản và vốn góp; công ty cập nhật sổ đăng ký thành viên, cấp giấy chứng nhận phần vốn góp khi chị Ngân đã góp đủ.
Bước bàn giao thật hay bị bỏ qua nhất. Hợp đồng ghi phần mềm là của công ty, nhưng mọi tài khoản vẫn đăng nhập bằng thư điện tử cá nhân của chị Ngân, thì trên thực tế người nắm phần mềm vẫn là chị.
Bàn giao gì cùng phần mềm và nhãn hiệu
Một phần mềm đang chạy không chỉ là mã nguồn. Danh sách dưới là những thứ công ty nên nhận đủ để tự vận hành được khi người viết vắng mặt:
- Mã nguồn đầy đủ của phiên bản được góp, kèm lịch sử thay đổi nếu có.
- Tài liệu cài đặt, cấu hình, sơ đồ dữ liệu và hướng dẫn cập nhật.
- Quyền quản trị máy chủ, dịch vụ lưu trữ, tên miền; hợp đồng thuê dịch vụ chuyển sang tên công ty khi được.
- Tài khoản phát hành trên cửa hàng ứng dụng, tài khoản thanh toán thu tiền khách.
- Danh sách thư viện mã nguồn mở và giấy phép của từng thư viện.
- Danh sách khách dùng thử, thoả thuận đã ký với họ và cách bảo vệ dữ liệu khách theo quy định về dữ liệu cá nhân.
- Hồ sơ nhãn hiệu: tờ khai, các thông báo đã nhận, mẫu nhãn, danh mục sản phẩm dịch vụ đăng ký.
Biên bản giao nhận nên liệt kê từng mục trên và ghi ngày chuyển. Phần mềm cập nhật sau ngày góp do chị Ngân viết khi đã làm cho công ty thì thuộc về công ty theo thoả thuận làm việc; nên ghi điều này vào hợp đồng lao động hoặc thoả thuận giữa thành viên.
Kế toán và thuế: điểm cần hỏi trước khi ký
Về kế toán, phần mềm và nhãn hiệu được góp vốn, nếu đáp ứng tiêu chuẩn theo chế độ kế toán, được ghi nhận là tài sản cố định vô hình theo giá trị định giá được chấp thuận, rồi phân bổ dần vào chi phí. Chứng từ thay cho hoá đơn mua là bộ hồ sơ góp vốn: biên bản định giá, hợp đồng chuyển nhượng, xác nhận đăng ký chuyển nhượng nhãn hiệu, biên bản giao nhận. Thiếu bộ này, chi phí phân bổ khó được chấp nhận khi quyết toán.
Về thuế, câu hỏi nằm ở phía chị Ngân: phần chênh giữa giá trị được định giá và chi phí chị đã bỏ ra có bị coi là thu nhập hay không, vào thời điểm nào. Quy định về thuế thu nhập khi góp vốn bằng tài sản đã thay đổi qua nhiều văn bản, nên chị hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý trước khi chốt mức định giá. Nếu chọn đường cấp quyền sử dụng có thu phí, tiền chị nhận là thu nhập từ bản quyền, cũng có nghĩa vụ thuế riêng.
Câu hỏi thường gặp
Ý tưởng, kế hoạch kinh doanh có góp vốn được không?
Ý tưởng chưa thành hình không phải là tài sản định giá và chuyển giao được, nên không ghi thành vốn góp. Phần mềm đã viết, thiết kế đã hoàn thành, nhãn hiệu đã nộp đơn thì khác: đó là kết quả cụ thể, có thể định giá và chuyển quyền nếu người góp là chủ sở hữu.
Phần mềm chưa đăng ký quyền tác giả có góp vốn được không?
Quyền tác giả phát sinh khi tác phẩm được tạo ra, việc đăng ký không phải điều kiện để có quyền. Tuy vậy, giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả giúp chứng minh ai là chủ khi có tranh chấp, nên nhiều người đăng ký trước khi góp vốn để hồ sơ chắc hơn.
Công ty dùng phần mềm của thành viên mà không có hợp đồng gì thì sao?
Khi đó quan hệ rất mơ hồ: thành viên có thể đòi lại hoặc đòi phí, công ty không chứng minh được quyền dùng, còn kế toán không có cơ sở ghi tài sản. Nên chọn một trong ba đường góp vốn, bán hoặc cấp quyền sử dụng và ký văn bản sớm.
Nhãn hiệu chưa được cấp văn bằng mà định giá cao có rủi ro gì?
Nếu đơn bị từ chối, giá trị nhãn hiệu gần như không còn, trong khi phần vốn của người góp đã được tính theo giá cao. Các thành viên định giá có thể phải chịu trách nhiệm về phần chênh. Định giá thận trọng hoặc chờ có văn bằng rồi mới góp là cách an toàn hơn.
Người góp phần mềm rời công ty thì có lấy phần mềm theo được không?
Nếu đã góp vốn bằng phần mềm, phần mềm là tài sản của công ty, người rời đi chỉ có phần vốn góp để chuyển nhượng hoặc yêu cầu công ty mua lại theo luật. Nếu chỉ cấp quyền sử dụng, việc rút lại theo điều khoản hợp đồng cấp quyền đã ký.
Có cần thuê tổ chức thẩm định giá cho phần mềm không?
Luật không bắt buộc với trường hợp các thành viên tự định giá theo nguyên tắc đồng thuận. Nhưng khi giá trị lớn, các thành viên chưa tin nhau hẳn, hoặc dự định gọi nhà đầu tư sau này, một báo cáo thẩm định độc lập giúp con số đứng vững hơn khi bị hỏi lại.