Khi một thành viên đưa thêm tiền vào công ty TNHH, khoản đó phải được xác định ngay là góp thêm vốn hoặc cho công ty vay; hai cách có hệ quả rất khác: góp vốn làm tăng vốn điều lệ và thay đổi tỷ lệ sở hữu, còn cho vay giữ nguyên tỷ lệ nhưng biến thành viên thành một chủ nợ của công ty, có quyền đòi lại tiền theo hợp đồng. Để tiền vào tài khoản công ty mà không ghi rõ là loại nào là cách nhanh nhất tạo ra tranh chấp giữa những người góp vốn.
Tình huống: anh Bình và anh Trung ở Hải Phòng (ví dụ giả định) góp vốn ngang nhau lập công ty TNHH hai thành viên làm dịch vụ kho lạnh cho hàng hải sản. Năm thứ hai, máy nén chính hỏng, cần thay gấp trong lúc khách đang trả chậm. Anh Bình có sẵn tiền tiết kiệm, anh Trung thì không. Anh Bình sẵn lòng đưa tiền, nhưng cả hai đều muốn giữ tỷ lệ năm mươi năm mươi.
Góp thêm vốn và cho vay khác nhau ở đâu
Bảng dưới đặt hai cách cạnh nhau theo những câu hỏi anh Bình và anh Trung phải trả lời. Phần thuế chỉ nêu nguyên lý, chi tiết hỏi kế toán.
| Câu hỏi | Góp thêm vốn | Cho công ty vay |
|---|---|---|
| Tỷ lệ sở hữu | Thay đổi nếu chỉ một người góp | Giữ nguyên |
| Thủ tục | Hội đồng thành viên quyết định tăng vốn, đăng ký thay đổi vốn điều lệ | Hợp đồng vay giữa thành viên và công ty, được chấp thuận theo điều lệ |
| Tiền có được trả lại | Không trả lại như món nợ; chỉ thu hồi qua chia lợi nhuận, chuyển nhượng hoặc giảm vốn | Trả gốc theo hợp đồng |
| Thu nhập của người bỏ tiền | Lợi nhuận được chia theo tỷ lệ mới, nếu công ty có lãi | Lãi vay theo thoả thuận, kể cả khi công ty lỗ |
| Khi công ty giải thể, phá sản | Nhận phần còn lại sau khi trả hết nợ | Đứng trong hàng các chủ nợ |
| Trên báo cáo tài chính | Tăng vốn chủ sở hữu | Tăng nợ phải trả |
| Câu hỏi thuế | Không phát sinh thuế khi góp tiền | Lãi trả cho cá nhân thường phải khấu trừ thuế thu nhập; chi phí lãi được trừ có giới hạn |
Nhìn bảng, cho vay giải quyết đúng mong muốn của hai người: anh Bình lấy lại được tiền, tỷ lệ không đổi. Góp thêm vốn hợp hơn khi tiền cần ở lại lâu dài, như mở thêm kho, và cả hai cùng góp được theo tỷ lệ.
Khi nào cho vay hợp hơn, khi nào góp vốn hợp hơn
Cho vay hợp với nhu cầu tạm thời, có nguồn trả rõ ràng: thay máy nén trong lúc chờ khách trả tiền, vốn lưu động cho một mùa cao điểm, khoản ứng trước để kịp ký hợp đồng. Khi công ty thu được tiền, khoản vay được trả dần, mọi thứ trở lại như cũ. Người cho vay không cần trở thành chủ nhiều hơn, và người không có tiền không bị loãng phần của mình.
Góp thêm vốn hợp khi công ty cần nền vốn dày hơn lâu dài: mở rộng, đáp ứng yêu cầu năng lực tài chính của đối tác, hay khi nợ đã quá nhiều so với vốn chủ và ngân hàng bắt đầu ngần ngại. Khi chỉ một người có tiền góp, tỷ lệ sở hữu đổi, và đây là quyết định chiến lược cần bàn kỹ, không nên làm vội vì một sự cố máy móc.
Một sai lầm thường gặp là làm ngược: thành viên đưa tiền vì công ty cần gấp, không ghi gì, hai năm sau người đó đòi tính khoản này thành vốn góp để có nhiều phần trăm hơn, trong khi người kia cho rằng đó chỉ là tiền mượn. Cả hai đều có lý theo cách nhìn của mình, và không có giấy tờ nào để phân xử.
Hợp đồng vay giữa thành viên và công ty nên ghi gì
Anh Bình cho công ty vay thì công ty là bên vay, người ký phía công ty là người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền. Hợp đồng bằng văn bản nên có:
- Bên cho vay là anh Bình với tư cách cá nhân, bên vay là công ty với tên, mã số doanh nghiệp.
- Số tiền, mục đích vay: thay máy nén cho kho lạnh.
- Cách giải ngân: chuyển khoản từ tài khoản cá nhân của anh Bình vào tài khoản của công ty.
- Thời hạn vay và lịch trả gốc; điều kiện trả trước hạn.
- Lãi suất hoặc thoả thuận không tính lãi; cách tính và kỳ trả lãi.
- Xử lý khi công ty chậm trả: gia hạn, lãi trên nợ quá hạn theo quy định.
- Câu khẳng định khoản tiền này là khoản vay, không phải vốn góp, và chỉ chuyển thành vốn góp khi có quyết định tăng vốn theo đúng thủ tục.
Vì anh Bình vừa là thành viên vừa là bên cho vay, đây là giao dịch giữa công ty với người có liên quan. Luật Doanh nghiệp 2020 đòi những giao dịch loại này phải được chấp thuận theo đúng thẩm quyền, và người có lợi ích liên quan không tham gia biểu quyết. Trình tự chấp thuận chi tiết thuộc phần điều hành hội đồng thành viên; với công ty hai người, cách gọn là anh Trung ký chấp thuận bằng văn bản và lưu cùng hợp đồng.
Lãi suất và chi phí lãi vay: những giới hạn cần biết
Trần lãi suất theo thoả thuận. Bộ luật Dân sự 2015 đặt mức trần cho lãi suất do các bên thoả thuận trong hợp đồng vay thông thường, hiện là hai mươi phần trăm một năm, trừ trường hợp luật khác có quy định riêng. Thành viên cho công ty vay ít khi chạm mức này, nhưng cần biết để không ghi một con số vô hiệu.
Chi phí lãi vay được trừ có giới hạn. Khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, phần chi phí lãi vay trả cho cá nhân, tổ chức không phải tổ chức tín dụng chỉ được trừ trong giới hạn theo quy định thuế; phần vượt không được trừ. Mức giới hạn cụ thể đổi theo văn bản, nên hỏi kế toán trước khi chốt lãi suất.
Vốn điều lệ chưa góp đủ thì lãi vay bị hạn chế. Theo nguyên lý của quy định thuế, nếu thành viên chưa góp đủ vốn điều lệ, phần lãi vay tương ứng với phần vốn còn thiếu không được tính vào chi phí được trừ. Công ty nào còn nợ vốn mà lại vay thành viên thì gặp đúng bẫy này.
Khấu trừ thuế trên tiền lãi trả cho cá nhân. Tiền lãi công ty trả cho anh Bình là thu nhập từ đầu tư vốn của cá nhân; công ty thường phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trước khi trả. Kế toán sẽ lo phần khai, nhưng anh Bình nên biết để không bất ngờ khi số nhận về ít hơn số ghi.
Cho vay không lãi cũng được. Thành viên có thể cho vay không tính lãi. Khi đó không có chi phí lãi và không có thuế trên tiền lãi, nhưng hợp đồng vẫn cần để ghi nhận đây là nợ chứ không phải vốn góp.
Tiền vào, tiền ra đều đi qua tài khoản ngân hàng
Anh Bình chuyển tiền từ tài khoản cá nhân vào tài khoản công ty, nội dung ghi số hợp đồng vay, không ghi "góp vốn" và không ghi chung chung "chuyển tiền". Khi công ty trả, cũng chuyển từ tài khoản công ty về tài khoản anh Bình, ghi rõ trả gốc hay trả lãi kỳ nào. Đưa tiền mặt tay đôi làm mất dấu vết, và khoản vay không có chứng từ thanh toán dễ bị cơ quan thuế đặt câu hỏi.
Kế toán ghi khoản này vào nợ phải trả, theo dõi riêng cho từng thành viên cho vay, tách hẳn khỏi tài khoản vốn góp. Đây cũng là lúc nhắc lại một thói quen tốt từ ngày góp vốn ban đầu: mỗi khoản tiền giữa thành viên và công ty đều có một văn bản nói rõ bản chất của nó, dù là góp, vay, tạm ứng hay hoàn tiền chi hộ.
Nếu công ty sau này cần vay ngân hàng, khoản nợ thành viên sẽ hiện trên báo cáo tài chính. Ngân hàng có thể hỏi về thứ tự trả nợ, thậm chí đề nghị thành viên cam kết chưa đòi khoản vay trước khi công ty trả ngân hàng. Có hợp đồng rõ ràng thì trả lời câu hỏi này dễ hơn.
Công ty khó khăn: khoản vay của thành viên đứng ở đâu
Khi công ty làm ăn tốt, khoản vay được trả đúng hạn và không ai bận tâm. Câu chuyện khác hẳn khi công ty khó khăn. Anh Bình là chủ nợ nhưng cũng là người điều hành, có quyền ký chuyển khoản. Trả cho mình trước khi trả nhà cung cấp, người lao động, cơ quan thuế lúc công ty đã không còn đủ tiền trả các khoản nợ đến hạn là việc rất dễ bị coi là tẩu tán, ưu tiên trái luật.
Luật Phá sản 2014 có cơ chế xem xét lại các giao dịch doanh nghiệp thực hiện trong một khoảng thời gian trước khi toà án thụ lý đơn yêu cầu mở thủ tục phá sản, trong đó có việc thanh toán cho người có liên quan; những giao dịch như vậy có thể bị tuyên vô hiệu. Nguyên lý cho người điều hành công ty nhỏ rất đơn giản: khi công ty đã mất khả năng thanh toán, khoản vay của thành viên không được đặt lên trước các chủ nợ khác. Trong tình huống đó nên hỏi người làm pháp lý trước khi chuyển bất kỳ khoản nào.
Muốn đổi khoản vay thành vốn góp sau này
Một năm sau, anh Trung có tiền và hai người muốn cùng tăng vốn, phần của anh Bình tính bằng khoản đang cho vay. Trình tự ở mức nguyên lý như sau; chi tiết thủ tục tăng vốn nằm trong danh mục thay đổi vốn và thành viên.
- Hội đồng thành viên quyết định tăng vốn điều lệ, mức tăng và phần góp thêm của từng người.
- Xác định giá trị khoản nợ được chuyển thành vốn: gốc còn lại, lãi đã phát sinh chưa trả có tính hay không.
- Anh Trung góp phần của mình bằng tiền chuyển khoản.
- Lập văn bản thoả thuận chuyển khoản nợ thành vốn góp giữa anh Bình và công ty; kế toán ghi giảm nợ phải trả, tăng vốn góp.
- Đăng ký thay đổi vốn điều lệ với cơ quan đăng ký kinh doanh theo thời hạn luật định; cập nhật sổ đăng ký thành viên, cấp giấy chứng nhận phần vốn góp mới.
Chuyển nợ thành vốn có những vấn đề riêng về định giá khoản nợ và thuế, nên hỏi kế toán trước khi ký.
Câu hỏi thường gặp
Thành viên chuyển tiền vào công ty mà không có hợp đồng thì kế toán ghi thế nào?
Kế toán thường phải hỏi lại bản chất khoản tiền. Không có văn bản, khoản đó dễ bị ghi tạm là nợ phải trả thành viên, và sau này có thể tranh cãi. Nên lập hợp đồng vay hoặc biên bản xác nhận càng sớm càng tốt, ghi đúng ngày tiền đã vào tài khoản.
Chủ công ty TNHH một thành viên cho công ty mình vay được không?
Được. Chủ sở hữu là cá nhân và công ty là pháp nhân riêng, hai bên có thể ký hợp đồng vay. Hợp đồng nên có đầy đủ như với người ngoài, và tiền đi qua tài khoản ngân hàng. Việc này giúp tách bạch tài sản riêng của chủ với tài sản công ty.
Thành viên cho công ty vay có cần thế chấp tài sản của công ty không?
Không bắt buộc. Thành viên có thể cho vay không có bảo đảm. Nếu muốn có bảo đảm bằng tài sản của công ty, việc này cần được chấp thuận theo thẩm quyền như giao dịch với người có liên quan, và có thể ảnh hưởng tới khả năng vay ngân hàng sau này.
Có nên cho công ty vay thay vì góp đủ vốn điều lệ đã cam kết không?
Không nên. Nghĩa vụ góp đủ vốn đã cam kết là nghĩa vụ riêng, không thay bằng khoản vay được. Góp thiếu mà cho vay thì công ty vẫn bị coi là chưa góp đủ vốn, và phần lãi vay tương ứng phần vốn thiếu còn bị hạn chế khi tính chi phí được trừ.
Khoản vay của thành viên quá hạn mà công ty chưa trả thì sao?
Thành viên có quyền đòi như mọi chủ nợ khác theo hợp đồng. Trong công ty nhỏ, thường các bên thương lượng gia hạn bằng phụ lục hợp đồng. Nếu công ty đã mất khả năng thanh toán, việc đòi nợ và trả nợ phải tính tới quyền lợi của các chủ nợ khác, nên hỏi người làm pháp lý.
Thành viên ứng tiền chi hộ công ty có phải là cho vay không?
Ứng tiền chi hộ, như trả hộ một hoá đơn bằng thẻ cá nhân, là khoản công ty phải hoàn lại cho thành viên, gần với một khoản nợ ngắn hạn không lãi. Nên có chứng từ chi, đề nghị hoàn ứng và hoàn bằng chuyển khoản, để không lẫn với vốn góp hay khoản vay dài hạn.