Luật Doanh nghiệp 2020 không đặt mức vốn tối thiểu chung cho công ty TNHH, nhưng một số luật chuyên ngành đặt yêu cầu về vốn hoặc buộc doanh nghiệp ký quỹ — gửi một khoản tiền vào tài khoản bị phong toả tại ngân hàng — trước khi được cấp giấy phép. Hai yêu cầu này khác nhau: vốn tối thiểu liên quan tới vốn điều lệ hoặc vốn chủ sở hữu, còn tiền ký quỹ nằm riêng và công ty không được dùng cho hoạt động thường ngày. Lên kế hoạch thiếu một trong hai là giấy phép bị chậm.
Tình huống: chị Diệp ở Lâm Đồng (ví dụ giả định) lập công ty TNHH tổ chức chuyến đi bộ đường dài cho khách và giới thiệu lao động thời vụ cho các nông trại. Cả hai mảng đều có thể dính điều kiện về ký quỹ theo pháp luật chuyên ngành. Chị cần biết nên đăng ký vốn điều lệ bao nhiêu, cần để riêng bao nhiêu tiền, và làm trước hay sau.
"Vốn pháp định" bây giờ hiểu thế nào
Thuật ngữ "vốn pháp định" từng xuất hiện trong luật doanh nghiệp cũ, chỉ mức vốn tối thiểu phải có để thành lập doanh nghiệp trong một số ngành. Luật Doanh nghiệp hiện hành không còn định nghĩa chung về vốn pháp định, nhưng ý tưởng vẫn sống trong luật chuyên ngành dưới các tên gọi như vốn tối thiểu, vốn điều lệ tối thiểu, mức vốn phải có. Người làm nghề vẫn quen gọi chung là vốn pháp định.
Những ngành đặt mức vốn lớn thường là ngân hàng, bảo hiểm, chứng khoán, những thứ hiếm khi là việc của một công ty TNHH nhỏ. Với công ty nhỏ, những yêu cầu hay gặp hơn là ký quỹ trong ngành dịch vụ có tiếp xúc với tiền hoặc quyền lợi của khách và người lao động, như dịch vụ lữ hành, dịch vụ việc làm, cho thuê lại lao động, và một số ngành dịch vụ khác. Danh sách và mức cụ thể nằm trong luật chuyên ngành và văn bản hướng dẫn, có thể thay đổi.
Bài này cố ý không nêu con số. Mức vốn, mức ký quỹ được điều chỉnh theo từng thời kỳ và đôi khi khác nhau theo phạm vi hoạt động, như lữ hành nội địa và lữ hành quốc tế. Bạn hỏi trực tiếp cơ quan cấp phép chuyên ngành tại tỉnh trước khi chốt vốn điều lệ.
Vốn tối thiểu và ký quỹ khác nhau thế nào
Chị Diệp ban đầu tưởng đây là một khoản. Đặt cạnh nhau mới thấy chúng đi theo hai đường khác hẳn.
| Tiêu chí | Vốn tối thiểu | Ký quỹ |
|---|---|---|
| Bản chất | Mức vốn công ty phải có, thường thể hiện qua vốn điều lệ đã góp hoặc vốn chủ sở hữu | Khoản tiền gửi vào tài khoản phong toả tại ngân hàng, bảo đảm nghĩa vụ với khách hoặc người lao động |
| Công ty được dùng không | Được dùng cho kinh doanh, miễn duy trì mức vốn theo yêu cầu nếu luật đòi | Không được rút dùng tuỳ ý trong thời gian hoạt động ngành |
| Thể hiện ở đâu | Giấy chứng nhận đăng ký, sổ sách, báo cáo tài chính, đôi khi xác nhận vốn | Giấy xác nhận ký quỹ của ngân hàng nộp kèm hồ sơ xin phép |
| Khi ngừng ngành đó | Không có khoản riêng phải rút | Làm thủ tục rút lại tiền ký quỹ theo quy định của ngành |
| Có thể dùng làm vốn điều lệ không | Là một phần vốn | Tiền ký quỹ có thể đến từ vốn góp, nhưng khi đã phong toả thì không còn dùng cho chi tiêu |
Điểm quan trọng nhất cho kế hoạch tiền: nếu công ty góp vốn điều lệ vừa đủ chi phí hoạt động ban đầu, rồi phải trích một phần đi ký quỹ, thì tiền để làm việc sẽ hụt. Chị Diệp phải tính hai khoản riêng.
Lập kế hoạch vốn cho công ty có ngành phải ký quỹ
Chị Diệp đi theo trình tự dưới đây trước khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Mọi số tiền chị ghi trên giấy nháp đều là ví dụ giả định cho riêng chị:
- Liệt kê mọi ngành sẽ làm, đánh dấu ngành nào thuộc danh mục ngành có điều kiện, rồi tra luật chuyên ngành xem có yêu cầu vốn hay ký quỹ.
- Hỏi cơ quan cấp phép tại tỉnh mức ký quỹ hiện hành cho đúng phạm vi hoạt động, cách mở tài khoản ký quỹ, ngân hàng nào nhận.
- Tính chi phí hoạt động sáu đến mười hai tháng đầu: thuê văn phòng, lương, thiết bị, marketing, bảo hiểm.
- Cộng tiền ký quỹ với chi phí hoạt động, thêm khoản dự phòng; đó là số tiền tối thiểu thành viên cần đưa vào công ty.
- Chọn vốn điều lệ không thấp hơn yêu cầu vốn tối thiểu nếu ngành có, và đủ để các thành viên góp đúng hạn trong thời hạn luật định.
- Góp vốn vào tài khoản công ty, rồi mới mở tài khoản ký quỹ từ tiền của công ty, giữ chứng từ đầy đủ.
- Nộp hồ sơ xin giấy phép chuyên ngành kèm giấy xác nhận ký quỹ.
Thứ tự ở bước sáu đáng chú ý. Tiền ký quỹ nên đi ra từ tài khoản của công ty, vì đó là nghĩa vụ của công ty, không phải của thành viên cá nhân.
Những lỗi công ty nhỏ hay gặp
Đăng ký vốn điều lệ đúng bằng mức yêu cầu, không dư. Khi tiền góp đã đi một phần vào ký quỹ và chi phí ban đầu, vốn chủ sở hữu thực tế có thể tụt dưới mức yêu cầu sau vài tháng lỗ. Với ngành đòi duy trì mức vốn, đây là rủi ro mất điều kiện.
Vay ngắn hạn để góp vốn cho đủ, rồi rút ra trả nợ. Đây là kiểu "góp vốn khống" trá hình. Tiền vào rồi ra trong vài ngày để lấy sao kê là hành vi có thể bị coi là kê khai không trung thực, thành viên chịu trách nhiệm về phần vốn thực chất chưa góp. Bài này chỉ nêu để cảnh báo.
Không biết ký quỹ có thể bị trích khi có sự cố. Ở một số ngành, tiền ký quỹ được dùng để giải quyết quyền lợi của khách hoặc người lao động khi doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ. Khi đã bị trích, doanh nghiệp thường phải bổ sung cho đủ mức. Cần dự trù khoản này.
Quên rút ký quỹ khi thôi làm ngành. Nếu công ty bỏ mảng lữ hành nhưng không làm thủ tục, tiền vẫn nằm phong toả. Thủ tục rút có điều kiện và trình tự riêng, nên hỏi cơ quan cấp phép trước khi đóng mảng.
Nhầm lãi tiền ký quỹ với tiền dùng được. Lãi tiền gửi của tài khoản ký quỹ được xử lý theo thoả thuận với ngân hàng và quy định của ngành. Đừng tính nó vào dòng tiền chi tiêu khi chưa chắc.
Hai mảng của chị Diệp: tách hay gộp trong một công ty
Gộp trong một công ty. Một bộ máy, một bộ sổ sách, một lần đăng ký. Nhưng nếu cả hai mảng đều có ký quỹ, công ty phải để riêng cả hai khoản cùng lúc, và sự cố ở mảng này có thể kéo tài sản của mảng kia vào, vì tất cả là tài sản của cùng một công ty.
Tách thành hai công ty. Mỗi công ty mang điều kiện của ngành mình, rủi ro tách bạch hơn. Đổi lại là hai bộ hồ sơ, hai lần khai thuế, hai bộ sổ kế toán, chi phí quản lý tăng gần gấp đôi với một người sáng lập.
Bắt đầu một mảng, thêm mảng kia sau. Chị Diệp chọn cách này: làm mảng chuyến đi trước vì đã có khách quen, mảng giới thiệu việc làm chờ khi có đủ đối tác nông trại và đủ tiền ký quỹ. Ngành nghề vẫn có thể ghi sẵn trên giấy đăng ký, chỉ chưa hoạt động cho tới khi đủ điều kiện.
Tiêu chí quyết định. Quy mô tiền ký quỹ so với vốn có, mức rủi ro của từng mảng, và khả năng quản lý của người sáng lập. Không có đáp án chung; điều cần tránh là gộp vì tiện mà không tính rủi ro lan sang nhau.
Ký quỹ và trách nhiệm hữu hạn
Một câu hỏi chị Diệp đặt ra: nếu công ty lữ hành gặp sự cố và nợ khách, khách có đòi được tiền từ tài sản riêng của chị không? Về nguyên tắc trách nhiệm hữu hạn, công ty chịu trách nhiệm bằng tài sản của công ty, trong đó có tiền ký quỹ. Ký quỹ chính là cách luật chuyên ngành bảo đảm có sẵn một khoản tiền cho khách, thay vì để khách phải chờ công ty xoay xở.
Điều đó không có nghĩa thành viên được miễn trách nhiệm trong mọi trường hợp. Nếu thành viên chưa góp đủ vốn cam kết, hoặc có hành vi trộn lẫn tài sản, hoặc ký bảo lãnh cá nhân, phạm vi trách nhiệm có thể khác. Những tình huống này có bài riêng ở danh mục về trách nhiệm hữu hạn.
Với người sáng lập, cách nhìn hữu ích là coi tiền ký quỹ như một chi phí cơ hội: tiền đó không sinh lời cho kinh doanh nhưng mua được giấy phép và lòng tin của khách. Nếu số tiền ký quỹ quá lớn so với quy mô dự định, có thể cân nhắc hợp tác với doanh nghiệp đã có phép trong giai đoạn đầu, thay vì tự xin phép ngay.
Câu hỏi nên mang theo khi đến cơ quan cấp phép
Một buổi hỏi trực tiếp tại bộ phận một cửa thường cho câu trả lời chính xác hơn mọi bài viết. Chị Diệp mang theo danh sách câu hỏi để không về tay trắng:
- Phạm vi hoạt động công ty định làm thuộc loại giấy phép nào, mức ký quỹ hiện hành cho loại đó là bao nhiêu.
- Có yêu cầu về vốn điều lệ hoặc vốn chủ sở hữu tối thiểu không, và chứng minh bằng giấy tờ gì.
- Tài khoản ký quỹ mở ở đâu, đứng tên ai, giấy xác nhận của ngân hàng cần ghi những nội dung nào.
- Khi nào tiền ký quỹ có thể bị trích, và thời hạn bổ sung nếu bị trích.
- Thủ tục và điều kiện rút ký quỹ khi công ty thôi hoạt động ngành đó.
- Ngoài vốn và ký quỹ, còn điều kiện nào về người phụ trách, cơ sở vật chất, bảo hiểm.
Ghi lại tên bộ phận, ngày hỏi và câu trả lời. Nếu sau này quy định thay đổi, bạn biết mình đã làm theo hướng dẫn nào và có thể hỏi lại đúng chỗ.
Câu hỏi thường gặp
Công ty TNHH thường có phải chứng minh vốn khi đăng ký không?
Với hầu hết ngành không có điều kiện về vốn, Phòng Đăng ký kinh doanh không yêu cầu chứng minh vốn khi đăng ký. Thành viên vẫn phải góp đủ vốn trong thời hạn luật định. Với ngành có yêu cầu vốn, việc chứng minh thường diễn ra ở khâu xin giấy phép chuyên ngành.
Tiền ký quỹ có được tính là chi phí của công ty không?
Tiền ký quỹ vẫn là tài sản của công ty, chỉ bị hạn chế sử dụng, nên về nguyên lý không phải chi phí. Cách ghi sổ cụ thể bạn hỏi kế toán. Khoản bị trích để giải quyết quyền lợi khách thì xử lý khác, tuỳ trường hợp.
Có thể dùng bảo lãnh ngân hàng thay cho tiền ký quỹ không?
Một số ngành cho phép hình thức bảo lãnh thay cho ký quỹ tiền mặt, một số thì không. Đây là điểm phụ thuộc hoàn toàn vào quy định chuyên ngành hiện hành, bạn hỏi cơ quan cấp phép trước khi làm việc với ngân hàng.
Ngành có yêu cầu vốn thì vốn điều lệ ghi cao hơn có lợi gì không?
Ghi cao hơn mức tối thiểu tạo khoảng đệm khi công ty lỗ giai đoạn đầu, giúp duy trì điều kiện. Nhưng vốn cao hơn nghĩa là thành viên phải góp nhiều hơn trong thời hạn, và trách nhiệm lớn hơn. Nên cân với khả năng góp thật của các thành viên.
Hộ kinh doanh có làm được ngành phải ký quỹ không?
Nhiều ngành có ký quỹ chỉ cấp phép cho doanh nghiệp, không cho hộ kinh doanh. Đây là một trong những lý do người làm dịch vụ lữ hành hay dịch vụ việc làm phải lập công ty. Kiểm quy định của ngành cụ thể trước khi chọn loại hình.
Đổi chủ sở hữu thì tiền ký quỹ có phải làm lại không?
Tiền ký quỹ thuộc về công ty, nên thay đổi thành viên hay chủ sở hữu không tự làm mất ký quỹ. Tuy vậy một số ngành yêu cầu báo cáo thay đổi hoặc cập nhật giấy phép khi đổi người đại diện, người phụ trách. Hỏi cơ quan cấp phép khi có thay đổi.