Khi đăng ký công ty TNHH, ngành nghề được chọn theo mã của Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, và công ty được ghi một ngành chính cùng nhiều ngành khác. Ghi rộng giúp đỡ phải bổ sung về sau, nhưng ghi tràn lan dễ kéo theo ngành có điều kiện mà bạn không đáp ứng, làm hồ sơ khó đọc với đối tác. Cách hợp lý là ghi đủ những gì sẽ làm trong một hai năm tới, cộng vài ngành liền kề, và chọn ngành chính đúng với nguồn doanh thu lớn nhất.
Tình huống: anh Tài và chị Mai ở Huế (ví dụ giả định) lập công ty TNHH hai thành viên để làm bánh khô đặc sản, bán qua mạng và bán sỉ cho cửa hàng quà lưu niệm. Một người bạn khuyên ghi "càng nhiều càng tốt", người khác bảo chỉ ghi đúng một ngành. Bài này giúp họ đi giữa hai lời khuyên đó.
Mã ngành là gì và vì sao không tự đặt tên ngành được
Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam là một danh mục do Nhà nước ban hành, chia hoạt động kinh tế thành nhiều cấp từ rộng đến hẹp. Khi đăng ký doanh nghiệp, ngành nghề được ghi theo mã ngành cấp bốn của hệ thống này. Bạn chọn mã gần nhất với việc mình làm, và có thể ghi thêm phần chi tiết bên dưới để mô tả rõ hơn.
Lý do không tự đặt tên ngành được là cơ quan nhà nước cần một ngôn ngữ chung để thống kê, quản lý và đối chiếu với các luật chuyên ngành. Với ngành có điều kiện, phần ghi phải theo đúng cách luật chuyên ngành gọi tên. Với ngành chưa có trong hệ thống nhưng có trong luật khác, ghi theo luật đó. Còn ngành chưa có ở đâu cả, cơ quan đăng ký sẽ xem xét ghi nhận nếu không thuộc ngành cấm.
Bài này cố ý không nêu số mã cụ thể. Danh mục ngành có thể được sửa đổi và mỗi mã có phạm vi riêng; bạn nên tra trực tiếp danh mục hiện hành hoặc nhờ người làm hồ sơ kiểm. Điều quan trọng hơn là hiểu cách chọn.
Ghi rộng hay ghi hẹp: so sánh hai cách
Với công ty bánh khô của anh Tài, hai cách ghi dẫn tới hai bộ hồ sơ rất khác nhau. Bảng dưới đặt chúng cạnh nhau.
| Tiêu chí | Ghi hẹp (một hai ngành) | Ghi rộng (hàng chục ngành) |
|---|---|---|
| Thời gian chuẩn bị | Nhanh | Lâu hơn, phải lọc ngành có điều kiện |
| Khi mở thêm mảng mới | Phải làm thủ tục bổ sung ngành | Thường đã có sẵn |
| Rủi ro dính ngành có điều kiện | Thấp, dễ kiểm | Cao, dễ ghi nhầm ngành cần giấy phép mà không biết |
| Hình ảnh với đối tác, ngân hàng | Rõ ràng, chuyên môn | Có thể bị coi là không tập trung |
| Liên quan hoá đơn, kê khai | Ít nhầm lẫn | Dễ xuất hoá đơn cho hoạt động ngoài thực tế mà không để ý |
Phương án anh Tài chọn là ghi khoảng sáu ngành: sản xuất bánh, bán buôn thực phẩm, bán lẻ thực phẩm trong cửa hàng, bán lẻ qua mạng, dịch vụ đóng gói, và một ngành liền kề là sản xuất thực phẩm khác chưa được phân vào đâu, vì họ đang tính làm thêm mứt. Họ bỏ những ngành bạn bè gợi ý "cho đủ" như vận tải, xây dựng, du lịch.
Ngành chính dùng để làm gì
Mỗi công ty ghi một ngành chính. Trong danh sách ngành đăng ký, công ty chọn một ngành là ngành kinh tế chính. Đây thường là hoạt động tạo ra phần lớn doanh thu hoặc là lý do công ty tồn tại.
Ngành chính phục vụ thống kê và quản lý. Cơ quan nhà nước dùng ngành chính để phân loại doanh nghiệp. Một số chính sách, chương trình hỗ trợ, cách phân loại rủi ro của cơ quan thuế có thể dựa vào ngành chính. Chi tiết ảnh hưởng thế nào, bạn hỏi kế toán vì nó thay đổi theo từng chính sách.
Chọn ngành chính theo thực tế, không theo mong muốn. Công ty bánh khô ghi ngành chính là dịch vụ tư vấn chỉ vì "nghe sang" sẽ tạo ra độ lệch giữa đăng ký và hoạt động thật, dễ bị hỏi khi xác minh hoặc khi doanh thu chủ yếu đến từ bán bánh.
Đổi ngành chính khi hoạt động đổi. Nếu sau vài năm công ty chuyển hẳn sang bán sỉ thay vì tự sản xuất, nên cập nhật ngành chính bằng thủ tục thay đổi nội dung đăng ký để hồ sơ khớp với thực tế.
Ngành nghề trên giấy và lúc mở tài khoản, ký hợp đồng
Ngân hàng khi mở tài khoản cho công ty mới thường hỏi công ty làm gì và đối chiếu với ngành nghề đăng ký. Câu trả lời của anh Tài là bán bánh khô, khớp với ngành chính, nên mọi việc nhanh. Một công ty đăng ký hàng chục ngành không liên quan nhau, từ xây dựng tới du lịch, thường bị hỏi kỹ hơn về hoạt động thực tế và nguồn tiền, vì đó cũng là dấu hiệu ngân hàng được hướng dẫn để ý.
Đối tác lớn cũng vậy. Khi ký hợp đồng cung cấp cho một chuỗi cửa hàng, bộ phận pháp chế bên kia có thể tra ngành nghề của công ty bạn trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp để chắc rằng công ty được phép bán loại hàng đó. Nếu hợp đồng có phần gia công, đóng gói, họ sẽ tìm xem có ngành tương ứng không.
Vì vậy, ngành nghề trên giấy không chỉ là thủ tục với nhà nước. Nó là phần đầu tiên của hồ sơ giới thiệu công ty mà ai cũng tra được miễn phí. Một danh sách gọn, khớp việc thật, đọc vào là hiểu công ty làm gì, có lợi hơn một danh sách dài để "phòng khi".
Những ngành dễ ghi nhầm vì tưởng là "phụ"
Khi gom ngành cho đủ, người sáng lập hay vô tình chọn phải những ngành có điều kiện hoặc có nghĩa vụ riêng. Với một công ty nhỏ, những nhóm sau cần đọc kỹ trước khi ghi:
- Ngành liên quan thực phẩm, đồ uống: sản xuất, chế biến, kinh doanh dịch vụ ăn uống thường đi kèm điều kiện an toàn thực phẩm theo luật chuyên ngành.
- Ngành vận tải hàng hoá bằng ô tô: nhiều người ghi vì "có xe giao hàng", nhưng kinh doanh vận tải là ngành có điều kiện riêng.
- Ngành giáo dục, đào tạo, kể cả dạy kỹ năng ngắn hạn, có quy định riêng về cơ sở, người dạy và cấp phép.
- Ngành dịch vụ lữ hành, lưu trú, có yêu cầu về giấy phép và có thể có ký quỹ.
- Ngành quảng cáo, tổ chức sự kiện, xuất bản: có những hoạt động cần thông báo hoặc giấy phép.
- Ngành bất động sản, tài chính, bảo hiểm, dịch vụ việc làm: điều kiện về vốn, chứng chỉ, hoặc giấy phép chuyên ngành.
Ghi ngành có điều kiện vào giấy đăng ký không vi phạm gì, nhưng công ty chỉ được hoạt động ngành đó khi đã đáp ứng đủ điều kiện. Bài riêng về ngành nghề có điều kiện giải thích kỹ hơn phần giấy phép con.
Cách lập danh sách ngành cho công ty mới
Thay vì lướt danh mục hàng trăm dòng, anh Tài và chị Mai đi theo trình tự sau, mất khoảng một buổi tối:
- Viết ra bằng lời thường những việc công ty sẽ thu tiền trong 24 tháng tới: bán bánh lẻ cho người mua online, bán sỉ cho cửa hàng, nhận gia công đóng gói cho cơ sở khác.
- Với mỗi việc, tìm mã ngành cấp bốn gần nhất trong danh mục hiện hành. Đọc phần giải thích phạm vi của mã để chắc việc của mình nằm trong đó.
- Đánh dấu ngành nào thuộc danh mục ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện kèm theo Luật Đầu tư 2020. Với từng ngành đó, ghi lại điều kiện phải đáp ứng và cơ quan cấp phép.
- Thêm hai ba ngành liền kề hợp lý cho kế hoạch gần, bỏ những ngành chỉ "phòng khi".
- Chọn ngành chính là nguồn doanh thu lớn nhất dự kiến.
- Gửi danh sách cho người làm hồ sơ hoặc kế toán đọc lại trước khi nộp.
Nếu muốn có người lo trọn phần hồ sơ thành lập, kể cả rà ngành nghề, bạn có thể để lại nhu cầu ở khung cuối trang để Hữu Hạn liên hệ lại.
Làm việc ngoài ngành đã đăng ký thì sao
Một ngày chị Mai nhận lời thiết kế bao bì cho một cơ sở bánh khác và muốn xuất hoá đơn dịch vụ thiết kế. Ngành này chưa có trong đăng ký. Về nguyên lý, doanh nghiệp được tự do kinh doanh ngành nghề pháp luật không cấm, nhưng nghĩa vụ đăng ký, thông báo ngành nghề vẫn tồn tại, và kinh doanh ngành chưa đăng ký có thể bị xử lý hành chính. Mức xử lý cụ thể bạn kiểm văn bản hiện hành.
Trong thực tế, rắc rối hay đến từ phía thuế và hoá đơn: hoá đơn ghi một dịch vụ không thuộc ngành công ty đăng ký dễ bị hỏi khi cơ quan thuế rà soát, và khách hàng doanh nghiệp đôi khi từ chối nhận vì bộ phận kế toán của họ đối chiếu ngành nghề của nhà cung cấp.
Cách xử lý gọn là bổ sung ngành nghề trước khi làm. Bổ sung ngành là thủ tục thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, thường đơn giản hơn nhiều thủ tục khác. Nếu việc mới chỉ là một lần, nên cân nhắc xem có đáng mở ngành không, hay giới thiệu khách sang một đơn vị đúng ngành.
Ba câu hỏi người sáng lập hay hỏi khi chốt danh sách
Ghi ngành sản xuất có bắt buộc phải có xưởng ngay không? Ghi ngành không đồng nghĩa với việc phải có cơ sở ngay hôm nộp hồ sơ. Nhưng khi thật sự sản xuất, nơi sản xuất phải đáp ứng điều kiện của ngành và có thể phải đăng ký là địa điểm kinh doanh. Anh Tài làm bánh ở một gian bếp riêng thuê cạnh nhà, nên họ tính đăng ký gian bếp đó là địa điểm kinh doanh sau khi có giấy.
Ghi ngành bán buôn có cần kho không? Luật doanh nghiệp không đòi kho để được ghi ngành bán buôn. Kho là chuyện vận hành và có thể phát sinh điều kiện riêng nếu hàng hoá thuộc loại phải bảo quản đặc biệt. Với bánh khô đóng gói, chủ yếu là điều kiện an toàn thực phẩm nơi lưu hàng.
Có nên ghi ngành xuất nhập khẩu "để sau này dùng"? Nếu chưa có kế hoạch cụ thể, không cần. Hoạt động mua bán hàng hoá thường đã nằm trong ngành bán buôn, bán lẻ; việc xuất nhập khẩu có thủ tục hải quan riêng và một số mặt hàng có điều kiện. Khi thật sự có đơn hàng nước ngoài, bạn kiểm lại với người làm thủ tục hải quan xem cần bổ sung gì.
Câu hỏi thường gặp
Ghi nhiều ngành nghề có phải nộp thêm phí hay thuế gì không?
Số lượng ngành ghi trên giấy đăng ký không trực tiếp tạo ra một khoản thuế riêng; thuế tính theo hoạt động và doanh thu thực tế. Tuy vậy mỗi ngành có điều kiện kéo theo nghĩa vụ riêng khi hoạt động. Câu hỏi về lệ phí đăng ký cụ thể, bạn hỏi Phòng Đăng ký kinh doanh.
Có cần ghi phần chi tiết dưới mã ngành không?
Không phải ngành nào cũng cần, nhưng phần chi tiết giúp mô tả đúng việc công ty làm, nhất là khi mã ngành rộng. Với ngành có điều kiện, phần ghi phải khớp cách gọi trong luật chuyên ngành. Ghi chi tiết rõ ràng cũng giúp đối tác hiểu công ty làm gì khi tra cứu.
Bán hàng qua sàn thương mại điện tử cần ghi ngành gì?
Thường là ngành bán lẻ qua mạng hoặc theo đặt hàng từ xa, cộng với ngành bán lẻ hoặc bán buôn mặt hàng cụ thể nếu có. Nếu công ty tự làm website bán hàng có chức năng đặt hàng, có thể phát sinh nghĩa vụ thông báo theo pháp luật về thương mại điện tử. Nên hỏi người làm hồ sơ.
Ngành chính có thể là ngành có điều kiện không?
Được, nếu đó đúng là hoạt động chính của công ty. Khi đó công ty phải đáp ứng điều kiện của ngành trước khi chính thức hoạt động. Nhiều công ty nhỏ chọn đăng ký trước, rồi xin giấy phép con ngay sau, trong thời gian đó chưa được kinh doanh ngành đó.
Bỏ bớt ngành không dùng nữa có cần không?
Không bắt buộc, nhưng gọn hồ sơ. Nếu công ty đã bỏ hẳn một mảng có điều kiện, việc bỏ ngành khỏi đăng ký giúp tránh hiểu nhầm là vẫn hoạt động mà không đủ điều kiện. Bạn có thể gộp việc này vào lần thay đổi đăng ký gần nhất.
Hộ kinh doanh lên công ty có giữ nguyên ngành cũ được không?
Công ty mới đăng ký ngành nghề theo hồ sơ của chính nó, không tự kế thừa ngành của hộ. Bạn lập lại danh sách ngành theo cách trong bài, thường rộng hơn hộ một chút vì công ty có kế hoạch phát triển xa hơn.