Kế toán của công ty TNHH ghi nhận vốn góp theo số thành viên đã thực góp, vào thời điểm tài sản góp thực sự thuộc về công ty, chứ không ghi theo con số vốn điều lệ trên giấy đăng ký. Vì vậy vốn góp trên sổ có thể thấp hơn vốn điều lệ trong thời hạn góp vốn, và chủ công ty đọc báo cáo tài chính cần biết dòng nào là vốn đã góp, dòng nào là lãi lỗ tích luỹ, để không nhầm sức khoẻ của công ty với cam kết của các thành viên.
Tình huống: chị Mai ở Khánh Hoà (ví dụ giả định) cùng một người bạn lập công ty TNHH cho thuê thuyền kayak và dẫn tour chèo ven biển, vốn điều lệ một tỷ rưỡi đồng (ví dụ giả định). Chị Mai góp chín trăm triệu bằng tiền. Người bạn cam kết sáu trăm triệu: bốn trăm triệu tiền và một lô thuyền định giá hai trăm triệu. Công ty được cấp giấy đầu tháng mười; tới ngày ba mươi mốt tháng mười hai, người bạn mới chuyển ba trăm triệu và đã giao thuyền. Kế toán dịch vụ hỏi chị nên ghi gì ở báo cáo cuối năm.
Nguyên tắc: ghi theo số thực góp
Luật Kế toán 2015 đòi việc ghi sổ phải dựa trên chứng từ phản ánh nghiệp vụ đã phát sinh. Một lời cam kết góp vốn chưa phải là tài sản công ty đã nhận. Vì thế tài khoản vốn đầu tư của chủ sở hữu chỉ tăng khi tiền đã vào tài khoản công ty, hoặc khi tài sản góp đã chuyển quyền sở hữu sang công ty kèm biên bản giao nhận.
Áp vào công ty chị Mai: tới cuối năm, sổ ghi vốn góp của chị Mai chín trăm triệu, của người bạn năm trăm triệu gồm ba trăm triệu tiền và hai trăm triệu thuyền. Tổng một tỷ bốn trăm triệu, thiếu một trăm triệu so với vốn điều lệ. Đây không phải lỗi kế toán; nó phản ánh đúng việc thời hạn chín mươi ngày chưa hết và người bạn còn đang góp.
Phần thuyết minh báo cáo tài chính là nơi giải thích chênh lệch này: vốn điều lệ đăng ký bao nhiêu, mỗi thành viên đã góp bao nhiêu, còn phải góp bao nhiêu và hạn góp. Chủ công ty nên đọc phần thuyết minh, vì người ngoài đọc báo cáo, như ngân hàng, cũng đọc đúng chỗ đó.
Từng tình huống góp vốn được ghi ra sao
Bảng dưới mô tả cách ghi ở mức nguyên lý, theo chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Tên tài khoản và hạch toán chi tiết do kế toán áp dụng theo văn bản hiện hành.
| Tình huống | Ghi tăng bên tài sản | Ghi tăng bên nguồn vốn | Chứng từ cần có |
|---|---|---|---|
| Thành viên chuyển tiền góp vốn | Tiền gửi ngân hàng | Vốn góp của thành viên đó | Giấy báo có, nội dung ghi góp vốn |
| Thành viên giao tài sản hữu hình | Tài sản cố định hoặc công cụ, hàng tồn kho tuỳ loại | Vốn góp theo giá trị định giá | Biên bản định giá, biên bản giao nhận, giấy sang tên nếu có |
| Thành viên góp phần mềm, nhãn hiệu | Tài sản cố định vô hình nếu đủ tiêu chuẩn | Vốn góp theo giá trị định giá | Biên bản định giá, hợp đồng chuyển quyền, xác nhận đăng ký chuyển nhượng |
| Thành viên mới cam kết, chưa góp | Không ghi | Không ghi | Chỉ theo dõi ngoài sổ và trong thuyết minh |
| Thành viên chuyển nhầm thừa tiền | Tiền gửi ngân hàng | Khoản phải trả thành viên, không phải vốn | Văn bản xác nhận, chứng từ hoàn trả |
| Thành viên cho công ty vay | Tiền gửi ngân hàng | Nợ phải trả | Hợp đồng vay |
Hai dòng cuối là chỗ hay nhầm nhất: mọi khoản tiền thành viên đưa vào không tự động là vốn góp. Chỉ phần nằm trong cam kết góp vốn, có chứng từ ghi rõ góp vốn, mới vào tài khoản vốn.
Sổ chi tiết vốn góp theo từng thành viên
Tổng vốn góp trên bảng cân đối chỉ là một con số. Sổ chi tiết bên dưới mới là thứ các thành viên cần, và kế toán của chị Mai mở sổ theo từng người với các cột:
- Tên thành viên và phần vốn cam kết theo điều lệ.
- Từng lần góp: ngày, số chứng từ, loại tài sản, giá trị.
- Luỹ kế đã góp sau mỗi lần và phần còn phải góp.
- Tỷ lệ phần vốn góp tính trên vốn điều lệ.
- Thay đổi về sau: nhận chuyển nhượng, chuyển nhượng đi, góp thêm khi tăng vốn, nhận lại khi giảm vốn.
- Ghi chú đối chiếu với số giấy chứng nhận phần vốn góp đã cấp.
Sổ chi tiết này khác sổ đăng ký thành viên ở chỗ nó là sổ kế toán, chạy theo chứng từ tiền và tài sản; còn sổ đăng ký thành viên là hồ sơ pháp lý của công ty. Hai sổ do hai người giữ nhưng phải khớp nhau từng con số, và chị Mai giao một người kiểm khớp mỗi khi có thay đổi.
Vốn góp, lãi lỗ tích luỹ và vốn chủ sở hữu
Trên bảng cân đối kế toán, phần vốn chủ sở hữu của công ty TNHH nhỏ thường có hai dòng chính: vốn góp của chủ sở hữu, và lợi nhuận sau thuế chưa phân phối. Dòng thứ nhất gần như đứng yên, chỉ đổi khi có góp thêm, tăng hay giảm vốn. Dòng thứ hai lên xuống theo kết quả kinh doanh từng năm.
Giả sử năm đầu công ty chị Mai lỗ hai trăm triệu vì mới đầu tư thuyền và quảng bá. Vốn góp trên sổ vẫn là một tỷ bốn trăm triệu, nhưng dòng lợi nhuận chưa phân phối âm hai trăm triệu, nên tổng vốn chủ sở hữu chỉ còn một tỷ hai trăm triệu. Đây là con số phản ánh phần tài sản thực sự thuộc về các thành viên sau khi trừ nợ. Lỗ không làm vốn điều lệ hay vốn góp tự giảm; muốn giảm vốn điều lệ phải đi đúng thủ tục.
Ngược lại, khi công ty có lãi và các thành viên quyết định chia lợi nhuận, tiền chia lấy từ dòng lợi nhuận chưa phân phối, không lấy từ vốn góp. Một khoản tiền thành viên rút về mà ghi giảm vốn góp, trong khi chưa có thủ tục giảm vốn, là dấu hiệu cần dừng lại hỏi kế toán ngay.
Những bút toán dễ ghi nhầm
Ghi vốn theo con số trên giấy đăng ký. Có kế toán ghi luôn toàn bộ vốn điều lệ ngay ngày thành lập, đối ứng với một khoản phải thu thành viên. Cách làm này dễ làm người đọc tưởng công ty đã đủ vốn. Hỏi kế toán cách trình bày phù hợp chế độ đang áp dụng, và đảm bảo thuyết minh nói rõ phần chưa góp.
Tài sản góp ghi theo giá mua cũ. Thuyền người bạn mua ba năm trước với giá khác, nhưng giá trị ghi sổ là giá đã được định giá và chấp thuận khi góp, kèm biên bản. Ghi theo giá mua cũ làm lệch cả tài sản lẫn phần vốn của người góp.
Tiền chi cho việc riêng của thành viên trừ vào vốn. Thành viên lấy tiền công ty tiêu việc riêng không làm giảm vốn góp của họ; đó là khoản phải thu thành viên, hoặc lương, hoặc lợi nhuận được chia nếu có quyết định chia. Trừ thẳng vào vốn góp là sai bản chất.
Chi phí thành lập do thành viên trả ghi thành vốn góp. Tiền một thành viên bỏ ra trước khi có công ty để thuê mặt bằng, làm hồ sơ thường là khoản công ty phải hoàn trả hoặc xử lý theo thoả thuận, không tự động là vốn góp. Muốn tính thành vốn phải nằm trong cam kết góp và có văn bản các thành viên đồng ý.
Không tách vốn góp theo từng người. Chỉ có một con số tổng, đến lúc một người chuyển nhượng hay rút đi thì không ai chứng minh được phần của mình đã góp đủ chưa. Sổ chi tiết từng thành viên phải có từ ngày đầu.
Cuối kỳ: chủ công ty kiểm phần vốn trong báo cáo
Kế toán làm sổ, nhưng chủ công ty ký báo cáo tài chính và chịu trách nhiệm về nó. Mỗi cuối năm, chị Mai dành nửa giờ kiểm phần vốn theo các bước sau:
- Đọc dòng vốn góp của chủ sở hữu trên bảng cân đối, so với vốn điều lệ trên giấy đăng ký doanh nghiệp hiện hành.
- Nếu có chênh lệch, mở thuyết minh xem đã giải thích chưa, và chênh lệch có còn nằm trong thời hạn góp hay đã quá hạn.
- Xin kế toán sổ chi tiết vốn góp theo từng thành viên, đối chiếu với sổ đăng ký thành viên.
- Đọc dòng lợi nhuận sau thuế chưa phân phối để biết công ty đang lãi hay lỗ luỹ kế, trước khi bàn chuyện chia lợi nhuận.
- Liệt kê các khoản phải trả thành viên và khoản phải thu thành viên, hỏi bản chất từng khoản.
- Ghi lại câu hỏi chưa rõ và nhờ kế toán trả lời bằng văn bản trước khi ký.
Trường hợp hết thời hạn góp mà vẫn còn thành viên chưa góp đủ, Luật Doanh nghiệp 2020 đòi công ty đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ và tỷ lệ phần vốn góp bằng số đã góp trong thời hạn luật định. Thủ tục này có bài riêng ở trang khác; về phía sổ sách, kế toán không cần ghi gì thêm vì sổ vốn vẫn phản ánh đúng số thực góp.
Khi vốn thay đổi sau này, sổ kế toán đổi ra sao
Chuyển nhượng phần vốn giữa thành viên với nhau hoặc cho người ngoài là giao dịch giữa hai cá nhân: người mua trả tiền cho người bán, tiền không đi qua công ty. Tổng vốn góp trên sổ công ty giữ nguyên; kế toán chỉ chuyển số dư từ sổ chi tiết của người bán sang người mua, theo hợp đồng chuyển nhượng và sổ đăng ký thành viên đã cập nhật.
Tăng vốn bằng góp thêm thì sổ ghi tăng tương tự lần góp đầu, theo từng lần tiền hoặc tài sản vào công ty. Giảm vốn bằng cách hoàn trả một phần vốn cho thành viên thì ngược lại: tiền ra khỏi công ty, vốn góp giảm, nhưng chỉ làm sau khi có quyết định giảm vốn hợp lệ và công ty vẫn bảo đảm thanh toán đủ nợ. Giảm vốn để bù lỗ, không trả tiền cho ai, cũng là một nghiệp vụ riêng cần kế toán xử lý theo hướng dẫn hiện hành.
Điểm chung của mọi trường hợp: sổ kế toán, sổ đăng ký thành viên và giấy đăng ký doanh nghiệp phải kể cùng một câu chuyện. Khi một trong ba nơi lệch, chủ công ty là người đầu tiên nên phát hiện, không phải cơ quan thuế hay người mua lại công ty.
Câu hỏi thường gặp
Vốn góp trên báo cáo tài chính thấp hơn vốn điều lệ có sao không?
Trong thời hạn góp vốn khi thành lập, điều đó bình thường nếu các thành viên đang góp dần. Sau thời hạn, nếu vẫn thấp hơn, công ty phải điều chỉnh vốn điều lệ theo số thực góp. Thuyết minh báo cáo tài chính nên giải thích rõ để người đọc không hiểu nhầm.
Công ty lỗ thì vốn góp của thành viên có bị trừ đi không?
Trên sổ, dòng vốn góp không đổi; khoản lỗ được ghi ở dòng lợi nhuận chưa phân phối, làm tổng vốn chủ sở hữu giảm. Về kinh tế, phần giá trị thật của mỗi thành viên giảm theo, nhưng vốn điều lệ và phần vốn góp đăng ký chỉ đổi khi có thủ tục.
Thành viên chuyển nhượng phần vốn có lãi thì công ty có ghi gì không?
Tiền chuyển nhượng đi giữa người bán và người mua, không vào công ty. Công ty chỉ chuyển số dư vốn góp sang tên người mua trên sổ chi tiết và cập nhật sổ đăng ký thành viên. Thuế thu nhập từ chuyển nhượng là nghĩa vụ của người bán; công ty có trách nhiệm liên quan khi làm thủ tục thay đổi thành viên, nên hỏi kế toán.
Kế toán dịch vụ có tự lập sổ chi tiết vốn góp theo thành viên không?
Nhiều kế toán dịch vụ chỉ theo dõi một số tổng nếu không được yêu cầu. Chủ công ty nên đề nghị rõ việc mở sổ chi tiết theo từng thành viên, gửi kèm điều lệ, danh sách thành viên và chứng từ góp vốn, rồi xin bản đối chiếu mỗi cuối năm.
Vốn góp bằng tài sản có làm báo cáo tài chính khó đọc hơn không?
Không khó hơn nhiều, nhưng tài sản góp sẽ khấu hao dần nên giá trị còn lại trên sổ giảm theo thời gian, trong khi vốn góp đứng yên. Đó là lý do tổng tài sản và vốn góp không cần bằng nhau, và chủ công ty nên đọc cả thuyết minh tài sản cố định.