Văn phòng ảo là dịch vụ cho công ty thuê một địa chỉ để đăng ký trụ sở, kèm nhận thư và đôi khi phòng họp theo giờ, nhưng công ty không có chỗ làm việc thường xuyên ở đó; văn phòng chia sẻ thì cho thuê một chỗ ngồi hoặc phòng nhỏ có người làm việc thật. Pháp luật hiện hành không có điều cấm riêng đối với văn phòng ảo, nhưng trụ sở phải là nơi công ty liên lạc và được tìm thấy. Khác biệt đó quyết định mức rủi ro khi cơ quan thuế đến xác minh.
Tình huống: chị Ngân ở Thành phố Hồ Chí Minh (ví dụ giả định) bán đồ gốm thủ công qua mạng, hàng gửi từ xưởng của gia đình ở Bình Dương cũ nay thuộc thành phố. Chị sống ở căn hộ, không muốn ghi nhà xưởng gia đình làm trụ sở, và đang so sánh một gói văn phòng ảo giá thấp với một chỗ ngồi cố định ở văn phòng chia sẻ.
Văn phòng ảo và văn phòng chia sẻ khác nhau ở đâu
Hai dịch vụ này hay được bán chung một nơi, nhưng về bản chất pháp lý và thực tế vận hành chúng khác nhau khá xa.
| Tiêu chí | Văn phòng ảo | Văn phòng chia sẻ (chỗ ngồi cố định) |
|---|---|---|
| Công ty có người làm việc tại đó | Thường không | Có, ít nhất một phần thời gian |
| Nơi lưu hồ sơ của công ty | Thường không có chỗ riêng | Có tủ hoặc ngăn riêng nếu thoả thuận |
| Biển tên công ty | Thường gắn chung trên bảng của toà nhà | Gắn chung hoặc tại chỗ ngồi |
| Khi cán bộ thuế đến xác minh | Chỉ có lễ tân xác nhận hợp đồng | Có người của công ty hoặc lịch làm việc cụ thể |
| Chi phí | Thấp | Cao hơn, theo số chỗ và thời gian |
| Hợp với | Công ty mới, hoạt động chủ yếu trực tuyến, nhân sự làm ở nơi khác | Công ty dịch vụ nhỏ cần nơi gặp khách và làm việc định kỳ |
Nếu ngân sách cho phép, một chỗ ngồi cố định thường an toàn hơn một gói chỉ thuê địa chỉ. Khoản chênh lệch chi phí đổi lấy việc trả lời được câu hỏi "công ty có thật sự ở đây không".
Vì sao cơ quan thuế để ý tới địa chỉ văn phòng ảo
Những năm gần đây, các vụ mua bán hoá đơn khống thường dựa vào công ty đăng ký ở địa chỉ thuê theo kiểu chỉ có tên, không có người. Khi cơ quan thuế lần theo hoá đơn, họ đến địa chỉ trụ sở và không tìm thấy ai. Vì vậy địa chỉ tập trung hàng chục, hàng trăm công ty tại một toà nhà thường được đưa vào diện cần xác minh kỹ hơn, nhất là khi công ty đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử lần đầu.
Điều này không có nghĩa mọi công ty dùng văn phòng ảo đều bị nghi ngờ. Nhưng nó có nghĩa là công ty của bạn cần chứng minh nhiều hơn: hợp đồng thuê còn hiệu lực, có người đại diện liên lạc được, có hồ sơ hoạt động thực tế như hợp đồng với khách, chứng từ mua hàng, sao kê ngân hàng. Một công ty bán hàng trực tuyến thật như chị Ngân có đủ thứ đó; điều cần làm là sắp xếp để khi được hỏi thì đưa ra nhanh.
Hậu quả khi kết luận không tìm thấy doanh nghiệp tại địa chỉ đăng ký có thể là bị tạm ngừng sử dụng hoá đơn, bị đưa vào danh sách rủi ro, hoặc bị đề nghị thu hồi giấy chứng nhận nếu kéo dài. Mức độ và trình tự cụ thể bạn nên hỏi cơ quan thuế quản lý, vì có thay đổi theo văn bản hướng dẫn.
Hợp đồng thuê văn phòng ảo hoặc chỗ ngồi cần ghi những gì
Chị Ngân yêu cầu bên cho thuê đưa hợp đồng mẫu trước khi trả tiền và đọc kỹ những điểm sau. Thiếu điểm nào, chị đề nghị bổ sung bằng phụ lục:
- Quyền sử dụng địa chỉ làm trụ sở chính để đăng ký doanh nghiệp và đăng ký thuế, ghi rõ, không chỉ ghi "dịch vụ văn phòng".
- Địa chỉ đầy đủ theo đơn vị hành chính hiện hành, kể cả số tầng, số phòng, khớp từng chữ với địa chỉ sẽ ghi trên hồ sơ đăng ký.
- Cách nhận thư, văn bản: ai ký nhận, thông báo cho công ty trong bao lâu, gửi bản chụp hay chuyển bản gốc, lưu giữ bao lâu.
- Trách nhiệm phối hợp khi cơ quan nhà nước đến xác minh: lễ tân xác nhận hợp đồng, liên lạc ngay với người đại diện, cho xem chỗ ngồi hoặc tủ hồ sơ nếu có.
- Vị trí gắn biển tên công ty và việc lưu một phần hồ sơ tại chỗ nếu thuê chỗ ngồi.
- Thời hạn hợp đồng, điều kiện gia hạn, thời gian báo trước khi bên cho thuê chấm dứt hoặc ngừng kinh doanh, và nghĩa vụ hỗ trợ khi công ty phải chuyển trụ sở.
- Cam kết của bên cho thuê về quyền hợp pháp đối với mặt bằng: họ thuê lại của ai, hợp đồng gốc còn bao lâu.
Điểm cuối hay bị bỏ qua. Nhiều đơn vị văn phòng ảo tự thuê lại mặt bằng; khi hợp đồng gốc hết, cả trăm công ty khách phải chuyển trụ sở cùng lúc.
Những dấu hiệu nên tránh khi chọn đơn vị cho thuê địa chỉ
Giá thấp bất thường và cam kết "không bao giờ bị xác minh". Không ai cam kết thay cơ quan thuế được. Lời hứa kiểu này thường đi kèm dịch vụ chất lượng thấp hoặc địa chỉ đã có quá nhiều công ty.
Không cho xem nơi đặt địa chỉ. Bạn nên đến tận nơi một lần, xem lễ tân, bảng tên công ty, phòng họp. Nếu bên cho thuê từ chối hoặc chỉ gửi ảnh, nên dè chừng.
Không có hợp đồng, chỉ có xác nhận qua tin nhắn. Không có hợp đồng thì công ty không chứng minh được quyền sử dụng địa chỉ, và bên cho thuê cũng không có nghĩa vụ gì với bạn.
Gợi ý thêm dịch vụ "đứng tên hộ", "làm hoá đơn giúp". Đây là dấu hiệu đơn vị đó dính tới những hoạt động trái luật. Tránh hẳn, vì địa chỉ của họ dễ là nơi cơ quan chức năng đang theo dõi, và người đứng tên hộ cho công ty khác có thể phải chịu trách nhiệm về những gì công ty đó làm.
Không trả lời rõ ai nhận thư và nhận trong giờ nào. Một đơn vị nghiêm túc sẽ nói được lễ tân làm việc giờ nào, thư đến ngoài giờ thì ai giữ, văn bản có dấu đỏ của cơ quan nhà nước được xử lý ra sao. Câu trả lời mơ hồ ở đây là dấu hiệu bạn sẽ phải tự đi tìm thư của mình về sau.
Sắp xếp để công ty chị Ngân vận hành êm với văn phòng chia sẻ
Cuối cùng chị Ngân chọn một chỗ ngồi cố định ba buổi mỗi tuần. Việc chị làm để địa chỉ đó thật sự là trụ sở:
- Ký hợp đồng có đủ các điểm ở trên, lưu bản gốc tại tủ hồ sơ thuê kèm và một bản ở nhà.
- Đăng ký trụ sở với địa chỉ khớp hợp đồng; đăng ký thuế, ngân hàng, hoá đơn điện tử theo cùng địa chỉ.
- Gắn biển tên công ty tại vị trí bên cho thuê bố trí và chụp lại để lưu.
- Để tại tủ hồ sơ bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, quyết định bổ nhiệm, một số hợp đồng với khách và chứng từ mua hàng gần nhất.
- Đăng ký với lễ tân số điện thoại của chị và một người thay thế, dặn báo ngay khi có thư hay có người đến hỏi.
- Ghi lại lịch làm việc thực tế tại đó, để khi được hỏi "công ty có mặt khi nào" thì trả lời rõ ràng.
Còn xưởng của gia đình nơi đóng gói và gửi hàng, nếu muốn hàng xuất đi mang địa chỉ công ty, chị có thể cân nhắc đăng ký thêm một địa điểm kinh doanh. Việc đó có bài riêng về chi nhánh và địa điểm kinh doanh.
Tính chi phí thật của mỗi phương án, không chỉ nhìn giá gói
Giá gói văn phòng ảo thường là con số nhỏ nhất trên bảng so sánh, nên dễ chốt vội. Chị Ngân thử tính cả những khoản đi kèm trong một năm, dùng số giả định để so tương đối: tiền thuê gói, tiền phòng họp tính theo giờ mỗi khi gặp khách, công đi lại để nhận thư gốc, và rủi ro phải chuyển trụ sở nếu đơn vị cho thuê đóng cửa. Khoản cuối khó định lượng nhất nhưng tốn công nhất, vì kéo theo thủ tục thay đổi đăng ký, cập nhật hoá đơn và báo cho mọi đối tác.
Với văn phòng chia sẻ có chỗ ngồi cố định, giá thuê cao hơn, đổi lại phòng họp thường được dùng một số giờ miễn phí, thư từ có người nhận và báo ngay, và chị có chỗ làm việc yên tĩnh hơn căn hộ. Nếu mỗi tuần chị có khoảng hai ba buổi gặp khách hoặc làm việc với nhà cung cấp, chênh lệch thực tế giữa hai phương án hẹp hơn nhiều so với chênh lệch trên bảng giá.
Thêm một yếu tố không nằm trên hoá đơn: thời gian của chính người sáng lập. Mỗi lần bị gọi đi giải trình, mỗi lần phải chạy tới nhận một văn bản gốc, là một buổi không bán hàng. Với công ty một hai người, thời gian của chủ thường là nguồn lực đắt nhất, nên phương án ít rắc rối đôi khi lại là phương án rẻ nhất.
Khi nào nên rời văn phòng ảo
Văn phòng ảo hợp nhất ở giai đoạn đầu, khi công ty chưa có người làm toàn thời gian và chủ yếu bán hàng, làm dịch vụ trực tuyến. Khi công ty bắt đầu có nhân viên đóng bảo hiểm xã hội, có khách đến ký hợp đồng, có hàng hoá cần lưu kho, thì một trụ sở có người làm việc thật trở nên cần thiết hơn là tiết kiệm.
Dấu hiệu khác là khi khách hàng doanh nghiệp lớn bắt đầu đánh giá nhà cung cấp. Bộ phận mua hàng của họ có thể yêu cầu đến thăm văn phòng hoặc hỏi về nơi làm việc thực tế. Một địa chỉ chỉ có lễ tân và bảng tên chung khó trả lời câu hỏi đó.
Khi chuyển, hãy làm thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở trước, rồi mới chấm dứt hợp đồng với đơn vị cho thuê, để không có khoảng thời gian nào công ty "mất" địa chỉ đăng ký. Thư từ gửi tới địa chỉ cũ trong vài tháng sau đó vẫn cần có người nhận và chuyển tiếp, nên ghi điều này vào thoả thuận chấm dứt.
Câu hỏi thường gặp
Pháp luật có cấm dùng văn phòng ảo làm trụ sở không?
Hiện không có quy định cấm riêng loại dịch vụ này. Điều luật đòi hỏi là trụ sở có địa chỉ xác định, là nơi liên lạc của công ty, và công ty có quyền sử dụng hợp pháp. Vì vậy văn phòng ảo được dùng phổ biến, nhưng rủi ro khi xác minh cao hơn nếu công ty không có hoạt động gì tại đó.
Một địa chỉ có nhiều công ty cùng đăng ký thì có sao không?
Việc nhiều doanh nghiệp đăng ký tại cùng toà nhà không bị cấm, nhất là toà văn phòng. Nhưng địa chỉ tập trung quá nhiều công ty dễ được cơ quan thuế xếp vào diện cần xác minh. Bạn có thể hỏi đơn vị cho thuê xem địa chỉ đó đang có khoảng bao nhiêu công ty đăng ký.
Văn phòng ảo có nhận thay giấy tờ của toà án hay cơ quan thuế được không?
Nhận được nếu hợp đồng quy định rõ và lễ tân có trách nhiệm chuyển ngay cho công ty. Rủi ro là văn bản quan trọng nằm vài ngày ở quầy lễ tân trong khi thời hạn trả lời đang chạy. Nên thoả thuận gửi bản chụp ngay trong ngày và bạn chủ động hỏi định kỳ.
Đơn vị cho thuê địa chỉ đóng cửa thì công ty phải làm gì?
Công ty phải nhanh chóng tìm trụ sở mới và làm thủ tục thay đổi địa chỉ, cập nhật với cơ quan thuế, ngân hàng, đối tác. Nếu để địa chỉ cũ không còn ai nhận thư trong thời gian dài, công ty có thể bị kết luận không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, kéo theo nhiều rắc rối hơn.
Có thể đăng ký trụ sở ở văn phòng ảo tỉnh khác nơi mình sống không?
Về luật thì được, miễn có địa chỉ hợp pháp. Nhưng cơ quan thuế quản lý sẽ là cơ quan nơi đặt trụ sở, việc làm thủ tục, giải trình và xác minh đều diễn ra ở đó. Nếu bạn không thường xuyên có mặt, mọi việc sẽ khó hơn; nên chọn nơi bạn tới được khi cần.
