Thuế giá trị gia tăng có hai phương pháp tính chính: phương pháp khấu trừ, trong đó công ty lấy thuế trên hàng bán ra trừ đi thuế đã trả trên hàng mua vào có hoá đơn, chứng từ hợp lệ; và phương pháp trực tiếp, trong đó thuế được tính theo tỷ lệ trên doanh thu hoặc trên phần giá trị gia tăng mà không khấu trừ đầu vào. Công ty TNHH mới thành lập có thể được đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ theo quy định, nếu không sẽ áp dụng phương pháp tương ứng với quy mô và lĩnh vực.
Lựa chọn này ảnh hưởng tới loại hoá đơn công ty dùng, giá bán với khách doanh nghiệp, cách giữ chứng từ đầu vào và khối lượng việc kế toán. Bài viết ở mức nguyên lý theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 và Luật Quản lý thuế 2019, không nêu ngưỡng doanh thu hay tỷ lệ cụ thể. Các con số và điều kiện hãy hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý ở thời điểm đăng ký.
Hai phương pháp nói cho dễ hiểu
Hãy hình dung một xưởng cơ khí nhỏ mua thép, mua dịch vụ gia công, rồi bán sản phẩm hoàn chỉnh cho khách. Theo phương pháp khấu trừ, mỗi lần bán, xưởng thu thêm thuế giá trị gia tăng của khách và ghi trên hoá đơn giá trị gia tăng; mỗi lần mua, xưởng đã trả thuế cho người bán. Cuối kỳ, xưởng nộp phần chênh lệch giữa thuế thu được và thuế đã trả, với điều kiện thuế đầu vào có hoá đơn, chứng từ đáp ứng quy định. Thuế, về bản chất, đi theo phần giá trị mà xưởng tạo thêm.
Theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu, xưởng không khấu trừ thuế đầu vào; thuế phải nộp được tính bằng một tỷ lệ áp trên doanh thu, tuỳ nhóm ngành. Hoá đơn dùng là hoá đơn bán hàng, không tách dòng thuế giá trị gia tăng cho người mua khấu trừ. Cách này đơn giản hơn về sổ sách nhưng không cho công ty lấy lại thuế đã trả khi mua vào.
Có thêm phương pháp trực tiếp trên giá trị gia tăng cho một số hoạt động đặc thù như kinh doanh vàng bạc, đá quý, ngoại tệ. Công ty TNHH nhỏ thông thường ít gặp trường hợp này.
So sánh theo những điều chủ công ty nhỏ quan tâm
Bảng dưới không đánh giá phương pháp nào tốt hơn, vì câu trả lời phụ thuộc vào mô hình kinh doanh. Nó giúp bạn thấy mỗi phương pháp kéo theo điều gì.
| Khía cạnh | Phương pháp khấu trừ | Phương pháp trực tiếp trên doanh thu |
|---|---|---|
| Loại hoá đơn | Hoá đơn giá trị gia tăng | Hoá đơn bán hàng |
| Khách hàng doanh nghiệp | Khấu trừ được thuế trên hoá đơn của bạn, thường ưa thích hơn | Không khấu trừ được, có thể ảnh hưởng tới giá mà khách chấp nhận |
| Thuế đầu vào | Được khấu trừ nếu đủ điều kiện về hoá đơn, chứng từ | Không được khấu trừ, tính vào chi phí |
| Năm đầu đầu tư máy móc, hàng tồn lớn | Thuế đầu vào có thể khấu trừ dần hoặc đề nghị hoàn theo điều kiện | Không có cơ chế này |
| Khối lượng kế toán | Nhiều hơn: theo dõi hoá đơn đầu vào, đầu ra, chứng từ thanh toán | Ít hơn |
| Phù hợp hơn với | Bán cho doanh nghiệp, có nhiều đầu vào có hoá đơn | Bán lẻ cho cá nhân, dịch vụ ít đầu vào, quy mô nhỏ |
Ba công ty, ba cách nghĩ (ví dụ giả định)
Xưởng cơ khí của anh Lực ở Thái Nguyên. Bán phụ tùng cho các nhà máy, mua thép và dịch vụ có hoá đơn đầy đủ, năm đầu đầu tư hai máy tiện. Khách đều là doanh nghiệp cần hoá đơn giá trị gia tăng. Với mô hình này, đăng ký phương pháp khấu trừ là điều kế toán nhiều khả năng sẽ khuyên.
Công ty dạy kỹ năng mềm của chị Như ở Đà Nẵng. Khách chủ yếu là cá nhân, chi phí chính là tiền thuê giảng viên và mặt bằng, ít hàng hoá mua vào có thuế. Ngoài ra, một số dịch vụ giáo dục có thể thuộc diện không chịu thuế giá trị gia tăng theo luật, cần kiểm kỹ. Ở đây, câu hỏi phải mang tới kế toán phức tạp hơn một lựa chọn hai đường.
Cửa hàng đồ gia dụng của vợ chồng anh Tài ở Đồng Tháp. Bán lẻ cho người dân, nhập hàng từ đại lý có hoá đơn, doanh thu chưa lớn. Hai phương pháp đều có lý do; kế toán sẽ tính thử số thuế theo hai cách với số liệu dự kiến, cộng thêm khối lượng sổ sách, để vợ chồng anh chọn.
Chọn khấu trừ thì phải giữ chứng từ đầu vào thế nào
Phương pháp khấu trừ chỉ có lợi khi thuế đầu vào thật sự được khấu trừ, và điều đó phụ thuộc gần như hoàn toàn vào chứng từ. Hoá đơn mua vào phải đúng tên, mã số thuế, địa chỉ công ty; hàng hoá, dịch vụ phải phục vụ hoạt động chịu thuế; với các khoản mua từ một mức giá trị trở lên, cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định. Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 đã có điều chỉnh về điều kiện này, nên đừng dựa vào ngưỡng bạn nhớ từ trước; hỏi kế toán con số hiện hành.
Thói quen cần đặt ngay từ tháng đầu: mua hàng cho công ty thì lấy hoá đơn mang tên công ty, trả tiền bằng tài khoản công ty, lưu hoá đơn điện tử nhận được và đối chiếu với chứng từ chuyển khoản. Những khoản chi lẻ trả tiền mặt, mua không lấy hoá đơn, hay hoá đơn ghi tên cá nhân sẽ không giúp gì cho việc khấu trừ.
Một cảnh báo: không mua hoá đơn, không nhận hoá đơn từ người bán không thật sự giao hàng để tăng thuế đầu vào. Đây là hành vi vi phạm nghiêm trọng, và những công ty mới thường là mục tiêu của người rao bán hoá đơn. Thuế đầu vào hợp pháp chỉ đến từ giao dịch thật.
Đăng ký ở đâu, khi nào, và có đổi được không
Với công ty mới, thông tin về phương pháp tính thuế dự kiến thường được khai ngay trong phần đăng ký thuế của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, hoặc đăng ký với cơ quan thuế theo thủ tục riêng theo quy định ở từng thời kỳ. Vì vậy nếu có thể, hãy hỏi kế toán trước khi nộp hồ sơ thành lập, để phần khai này đúng ngay từ đầu.
Phương pháp đã áp dụng thường phải được giữ ổn định trong một khoảng thời gian theo quy định trước khi được thay đổi, trừ các trường hợp luật cho phép. Ngoài ra, khi doanh thu vượt hoặc xuống dưới các ngưỡng do Chính phủ quy định, phương pháp áp dụng có thể thay đổi theo. Công ty nên để kế toán theo dõi doanh thu năm và nhắc khi gần các mốc này.
Phương pháp tính thuế cũng quyết định loại hoá đơn, như đã nêu. Nếu sau này đổi phương pháp, công ty phải đổi loại hoá đơn tương ứng và thông báo thay đổi thông tin sử dụng hoá đơn. Đây là một lý do nữa để chọn cẩn thận từ đầu.
Những hiểu lầm hay gặp khi chọn phương pháp
"Khấu trừ thì nộp nhiều thuế hơn." Không hẳn. Theo phương pháp khấu trừ, công ty thu thuế của khách rồi nộp phần chênh lệch sau khi trừ đầu vào; số thuế ấy về bản chất do người mua cuối cùng chịu. Chi phí thật của công ty nằm ở việc giữ chứng từ và khối lượng sổ sách, không nằm ở dòng thuế trên hoá đơn.
"Trực tiếp thì không phải làm kế toán." Sai. Phương pháp trực tiếp đơn giản hơn ở phần thuế giá trị gia tăng, nhưng công ty TNHH vẫn phải mở sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định như mọi doanh nghiệp khác.
"Chọn một lần là xong." Phương pháp áp dụng có thể thay đổi theo doanh thu và theo quy định mới. Kế toán cần theo dõi hằng năm, nhất là khi công ty lớn nhanh hoặc đổi tệp khách hàng từ cá nhân sang doanh nghiệp.
"Khách cá nhân thì không cần quan tâm." Khách cá nhân hôm nay có thể là khách doanh nghiệp năm sau. Một cửa hàng bán lẻ nhận thêm đơn từ các văn phòng sẽ sớm gặp câu hỏi về hoá đơn giá trị gia tăng; nên tính trước khi phải đổi giữa chừng.
Những câu nên mang tới buổi nói chuyện với kế toán
Đừng hỏi kế toán "nên chọn cái nào" khi chưa đưa đủ thông tin. Chuẩn bị câu trả lời cho những ý sau, kế toán sẽ khuyên chính xác hơn nhiều:
- Khách hàng chủ yếu là doanh nghiệp hay cá nhân; khách doanh nghiệp có yêu cầu hoá đơn giá trị gia tăng không?
- Doanh thu dự kiến năm đầu và năm thứ hai, ở mức ước lượng.
- Hàng hoá, dịch vụ mua vào chính là gì, có hoá đơn đầy đủ không, trả bằng chuyển khoản được không?
- Năm đầu có đầu tư máy móc, xe, sửa chữa mặt bằng lớn không?
- Sản phẩm, dịch vụ của công ty có thuộc nhóm không chịu thuế hoặc thuế suất khác thông thường không?
- Công ty có kế toán nội bộ hay dùng dịch vụ; ai sẽ giữ chứng từ đầu vào hằng ngày?
Với những thông tin này, kế toán có thể tính thử số thuế theo hai phương pháp và chỉ ra chi phí sổ sách đi kèm. Quyết định cuối cùng là của công ty, nhưng là một quyết định có số liệu chứ không phải theo lời khuyên chung chung.
Câu hỏi thường gặp
Công ty mới có bắt buộc phải theo phương pháp khấu trừ không?
Không phải mọi công ty mới đều bắt buộc. Theo nguyên tắc của luật, phương pháp khấu trừ áp dụng cho cơ sở kinh doanh đạt ngưỡng doanh thu do Chính phủ quy định và cho cơ sở đăng ký tự nguyện, trong đó có doanh nghiệp mới thành lập theo điều kiện cụ thể. Hỏi kế toán về điều kiện hiện hành.
Theo phương pháp trực tiếp có được xuất hoá đơn cho khách doanh nghiệp không?
Được, công ty xuất hoá đơn bán hàng. Khách doanh nghiệp vẫn dùng hoá đơn này để ghi nhận chi phí theo quy định, nhưng không khấu trừ được thuế giá trị gia tăng vì hoá đơn không tách dòng thuế. Một số khách sẽ quan tâm điều này khi so giá.
Năm đầu chưa có doanh thu mà đã mua nhiều máy móc thì nên chọn gì?
Trường hợp này thường được cân nhắc theo hướng khấu trừ, vì thuế đầu vào của máy móc có thể được khấu trừ dần hoặc đề nghị hoàn nếu đủ điều kiện. Điều kiện hoàn thuế cho dự án đầu tư và doanh nghiệp mới có nhiều chi tiết; hỏi kế toán trước khi mua.
Đổi phương pháp tính thuế giữa chừng có được không?
Thường phải giữ phương pháp trong một thời gian theo quy định, trừ trường hợp luật cho phép hoặc doanh thu thay đổi qua ngưỡng. Khi đổi, công ty phải làm thủ tục với cơ quan thuế và thay đổi loại hoá đơn. Hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi quyết định.
Hàng hoá không chịu thuế giá trị gia tăng thì phương pháp có còn quan trọng không?
Nếu toàn bộ hoạt động của công ty thuộc diện không chịu thuế, câu hỏi phương pháp ít ý nghĩa hơn, nhưng công ty vẫn có nghĩa vụ hoá đơn và kê khai theo quy định. Nếu chỉ một phần hoạt động không chịu thuế, việc phân bổ thuế đầu vào trở nên phức tạp; cần kế toán theo sát.
Kế toán dịch vụ có tự chọn phương pháp thay công ty không?
Kế toán có thể khai giúp, nhưng lựa chọn này là quyết định của công ty và ảnh hưởng tới giá bán, hoá đơn, sổ sách. Chủ công ty nên nghe kế toán giải thích cả hai phương án với số liệu dự kiến và tự xác nhận bằng văn bản.
