Công ty TNHH mới không phải đóng bảo hiểm xã hội chỉ vì có giấy chứng nhận; nghĩa vụ bắt đầu khi công ty có người thuộc diện tham gia bắt buộc, điển hình là người ký hợp đồng lao động từ đủ một tháng trở lên. Lúc đó công ty đăng ký làm đơn vị tham gia với cơ quan bảo hiểm xã hội, khai thông tin người lao động, và hằng tháng đóng phần của công ty cùng phần trích từ lương người lao động cho bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Luật Bảo hiểm xã hội 2024, có hiệu lực từ giữa năm 2025, đã mở rộng diện bắt buộc.
Bài này đi theo câu hỏi của chủ công ty nhỏ: khi nào phải làm, cho ai, làm thế nào lần đầu, và chủ công ty có thuộc diện không. Tỷ lệ đóng, mức lương làm căn cứ đóng và thời hạn cụ thể thay đổi theo văn bản, nên bài không nêu con số; bạn hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội nơi công ty đặt trụ sở hoặc kế toán.
Mốc bắt đầu: ngày ký hợp đồng chứ không phải ngày có giấy
Nhiều chủ công ty mới nghe nói "công ty phải đóng bảo hiểm" rồi lo rằng ngay tháng đầu đã phải đăng ký, dù chưa thuê ai. Không phải vậy. Bảo hiểm xã hội bắt buộc gắn với người lao động và một số đối tượng khác luật liệt kê, không gắn với việc công ty tồn tại. Công ty một người, chủ chưa nhận lương, chưa ký hợp đồng với ai, thì chưa có ai để khai.
Ngược lại, khi đã có người thuộc diện, công ty phải đăng ký trong thời hạn ngắn tính từ ngày hợp đồng có hiệu lực. Thời hạn hay được nhắc là ba mươi ngày; bạn kiểm lại theo văn bản hiện hành vì luật mới có thể đổi cách tính. Chậm đăng ký nghĩa là những tháng người lao động đã làm mà chưa được ghi nhận, và công ty vẫn phải truy đóng.
Thói quen đơn giản nhất: mỗi lần ký hợp đồng lao động, chủ hoặc người lo nhân sự gửi ngay một bản cho kế toán kèm thông tin người lao động. Kế toán không biết có người mới thì không ai làm hồ sơ cả.
Ai trong công ty nhỏ thuộc diện bắt buộc
Danh sách đầy đủ nằm trong Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và văn bản hướng dẫn. Với một công ty TNHH nhỏ, những người hay gặp gồm:
- Người làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ một tháng trở lên, kể cả khi hai bên đặt tên khác nhưng nội dung là quan hệ lao động.
- Người lao động làm không trọn thời gian, khi tiền lương trong tháng đạt từ mức thấp nhất làm căn cứ đóng theo quy định; đây là điểm mở rộng của luật năm 2024, cần kiểm cách tính cụ thể.
- Người quản lý doanh nghiệp có hưởng tiền lương, như giám đốc được trả lương, thành viên hội đồng thành viên nhận lương theo chức danh.
- Người lao động nước ngoài làm việc theo hợp đồng, với một số điều kiện và ngoại lệ riêng.
Người không thuộc diện bắt buộc thường gặp: người làm theo hợp đồng dịch vụ thật sự độc lập, người thử việc theo hợp đồng thử việc riêng (cách xử lý cần hỏi kỹ), người đã đủ tuổi nghỉ hưu đang hưởng lương hưu, tuỳ trường hợp. Bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm y tế có phạm vi đối tượng gần nhưng không trùng hẳn với bảo hiểm xã hội; kế toán sẽ tách từng loại khi lập hồ sơ.
Lần đầu đăng ký: trình tự chung
Hầu hết thủ tục nay làm qua giao dịch điện tử với cơ quan bảo hiểm xã hội, ký bằng chữ ký số của công ty. Trình tự dưới đây là khung để bạn biết kế toán đang làm tới đâu; tên mẫu biểu và giao diện có thể khác theo thời điểm.
- Chuẩn bị chữ ký số của công ty còn hạn và chọn cách giao dịch điện tử: qua cổng của cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc qua phần mềm của tổ chức cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử.
- Đăng ký tài khoản giao dịch điện tử cho đơn vị, khai thông tin công ty khớp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Lập hồ sơ đăng ký đơn vị tham gia và danh sách người lao động lần đầu: thông tin cá nhân theo số định danh, chức danh, mức lương làm căn cứ đóng, ngày bắt đầu.
- Gửi hồ sơ, nhận thông báo mã đơn vị và kết quả từ cơ quan bảo hiểm xã hội; lưu thông báo vào hồ sơ công ty.
- Đóng tiền hằng tháng vào tài khoản chuyên thu của cơ quan bảo hiểm, nội dung chuyển khoản ghi mã đơn vị đúng hướng dẫn.
- Từ tháng sau, mỗi khi có người vào, người nghỉ, thay đổi lương, làm hồ sơ tăng giảm, điều chỉnh trong kỳ.
Mã số bảo hiểm xã hội của người lao động hiện gắn với số định danh cá nhân, nên người từng đi làm ở nơi khác sẽ được ghi nối quá trình đóng. Người lao động có thể tự tra quá trình đóng của mình qua ứng dụng của ngành bảo hiểm; điều này cũng có nghĩa là thiếu sót của công ty sẽ sớm bị phát hiện.
Chủ công ty có phải tự đóng cho mình không
Câu trả lời tuỳ chủ công ty có nhận lương hay không và giữ chức danh gì. Ở công ty TNHH một thành viên do một người làm chủ kiêm giám đốc, nếu người đó nhận tiền lương theo chức danh quản lý, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 đưa người quản lý doanh nghiệp có hưởng lương vào diện bắt buộc. Nếu không nhận lương, chỉ hưởng lợi nhuận sau thuế, thì thường chưa phát sinh nghĩa vụ đóng bắt buộc cho chính mình theo diện này; khi đó có thể cân nhắc bảo hiểm xã hội tự nguyện và bảo hiểm y tế theo hộ gia đình. Các tác động về thuế khi chủ nhận lương đã có bài riêng ở chuyên mục thuế và kế toán ban đầu.
Ở công ty TNHH hai thành viên trở lên, hay gặp trường hợp một thành viên làm giám đốc nhận lương, các thành viên khác chỉ góp vốn. Người nhận lương thuộc diện; người chỉ góp vốn, không làm việc, không nhận lương thì không. Có thành viên làm việc toàn thời gian nhưng "chưa lấy lương để công ty đỡ khó": cách sắp xếp này có hệ quả cả về bảo hiểm lẫn thuế, nên được ghi rõ bằng quyết định của hội đồng thành viên và hỏi kế toán.
Vì quy định với người quản lý doanh nghiệp là điểm mới, hướng dẫn chi tiết còn có thể được bổ sung. Đừng dựa vào kinh nghiệm của người lập công ty trước năm 2025; hỏi trực tiếp cơ quan bảo hiểm xã hội nơi công ty đặt trụ sở.
Lời đề nghị "không đóng bảo hiểm, cộng tiền vào lương"
Vì sao nghe hấp dẫn. Người lao động trẻ thấy tiền cầm tay ngay nhiều hơn; chủ công ty thấy bớt giấy tờ. Hai bên thoả thuận vui vẻ, có khi ký cả giấy cam kết tự nguyện không tham gia.
Vì sao không có giá trị. Bảo hiểm xã hội bắt buộc là nghĩa vụ luật định của cả người sử dụng lao động và người lao động, không phải quyền để hai bên thoả thuận bỏ. Tờ cam kết tự nguyện không làm mất nghĩa vụ của công ty.
Hệ quả khi bị phát hiện. Công ty phải truy đóng cả phần của mình lẫn phần lẽ ra trích từ lương, kèm khoản tiền tính trên số chậm đóng theo quy định, có thể bị xử phạt hành chính. Luật năm 2024 phân biệt rõ chậm đóng và trốn đóng; trốn đóng với quy mô, tính chất nghiêm trọng có thể bị xử lý hình sự.
Rủi ro khi có sự cố. Người lao động bị tai nạn lao động, ốm đau, thai sản mà không có bảo hiểm thì công ty thường phải tự chi trả những khoản lẽ ra quỹ bảo hiểm trả. Với công ty nhỏ, một sự cố đủ làm hụt dòng tiền nhiều tháng.
Rủi ro khi có tranh chấp. Người lao động đã đồng ý lúc đầu vẫn có thể khiếu nại về sau. Lúc đó tờ cam kết thường không bảo vệ được công ty.
Ba loại bảo hiểm trong một lần đóng
Mỗi tháng công ty chuyển một khoản, nhưng trong đó gồm nhiều quỹ với mục đích khác nhau. Hiểu cấu trúc giúp bạn giải thích được cho người lao động khi họ hỏi "trừ lương vào đâu". Bảng không nêu tỷ lệ; kế toán tính theo quy định hiện hành.
| Loại | Chi trả cho việc gì | Ai đóng |
|---|---|---|
| Bảo hiểm xã hội | Ốm đau, thai sản, hưu trí, tử tuất; quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp | Công ty và người lao động; riêng quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp do công ty đóng |
| Bảo hiểm y tế | Khám chữa bệnh theo thẻ | Công ty và người lao động |
| Bảo hiểm thất nghiệp | Trợ cấp khi mất việc, hỗ trợ học nghề, tìm việc | Công ty và người lao động, theo Luật Việc làm |
Ngoài ba loại trên, công ty có thể phải đóng kinh phí công đoàn theo quy định riêng, khoản này không trích từ lương người lao động. Hỏi kế toán để không bỏ sót trong lần đóng đầu tiên.
Giữ hồ sơ bảo hiểm cho gọn ngay từ năm đầu
Công ty nhỏ ít người nên càng dễ để hồ sơ rải rác. Một thư mục riêng, giấy hoặc điện tử, gồm: thông báo mã đơn vị, hồ sơ đăng ký lần đầu, các lần tăng giảm lao động, chứng từ chuyển tiền đóng hằng tháng, đối chiếu cuối năm với cơ quan bảo hiểm. Khi có thanh tra, khi người lao động nghỉ cần chốt quá trình, khi đổi kế toán, thư mục này là thứ được hỏi tới đầu tiên.
Khi người lao động nghỉ việc, công ty có trách nhiệm phối hợp chốt quá trình đóng và trả lại sổ hoặc xác nhận cho người đó. Công ty còn nợ tiền bảo hiểm thì việc chốt sổ bị vướng, và người lao động không làm được thủ tục hưởng trợ cấp thất nghiệp hay chuyển sang nơi mới. Đây là nguồn khiếu nại hay gặp nhất với công ty nhỏ.
Đóng đúng hạn hằng tháng, đừng dồn quý. Khoản tiền nhỏ mỗi tháng dễ lo hơn một khoản lớn cộng thêm tiền chậm đóng.
Câu hỏi thường gặp
Công ty mới thành lập chưa có nhân viên có phải đăng ký bảo hiểm xã hội không?
Thường là chưa, vì chưa có người thuộc diện tham gia bắt buộc. Khi công ty ký hợp đồng lao động đầu tiên, hoặc chủ công ty bắt đầu nhận lương theo chức danh quản lý, thì mới phát sinh việc đăng ký. Hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đặt trụ sở nếu trường hợp của bạn đặc biệt.
Nhân viên đang thử việc có phải đóng bảo hiểm xã hội không?
Tuỳ hình thức. Nếu thử việc được ghi trong hợp đồng lao động thì thời gian thử việc thường đã thuộc hợp đồng đó. Nếu ký hợp đồng thử việc riêng thì cách xử lý có khác. Vì đây là điểm hay bị hỏi khi thanh tra, nên hỏi kế toán hoặc cơ quan bảo hiểm trước khi chọn cách ký.
Người lao động đã có bảo hiểm y tế ở nơi khác thì sao?
Bảo hiểm y tế không đóng trùng nhiều nơi theo cùng một diện; hồ sơ sẽ được xử lý theo thứ tự ưu tiên đối tượng do luật quy định. Khai đúng thông tin khi đăng ký, cơ quan bảo hiểm sẽ hướng dẫn điều chỉnh nếu có trùng.
Công ty chậm đóng vài tháng vì thiếu tiền thì nên làm gì?
Liên hệ cơ quan bảo hiểm xã hội sớm để biết số phải nộp và khoản tính thêm do chậm đóng, rồi lên kế hoạch trả dứt điểm. Đừng chờ thanh tra phát hiện. Ưu tiên trả trước những người sắp nghỉ việc để không vướng thủ tục chốt sổ của họ.
Chủ công ty TNHH một thành viên không nhận lương có tự đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện được không?
Nếu không thuộc diện bắt buộc, cá nhân có thể tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện theo quy định chung. Bảo hiểm tự nguyện có ít chế độ hơn bắt buộc. Hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội về điều kiện và cách đăng ký trong trường hợp của bạn.
Có thể thuê bên ngoài làm thủ tục bảo hiểm thay công ty không?
Được. Kế toán dịch vụ hoặc đơn vị dịch vụ có thể làm hồ sơ, nhưng trách nhiệm đóng đúng, đủ vẫn thuộc về công ty và người đại diện theo pháp luật. Yêu cầu bên làm thay gửi lại thông báo kết quả và chứng từ đóng tiền mỗi kỳ.
