Công ty TNHH mới cần chữ ký số đứng tên công ty gần như ngay sau khi có giấy chứng nhận, vì khai thuế, xuất hoá đơn điện tử, đăng ký bảo hiểm xã hội và nhiều thủ tục trực tuyến khác đều phải ký bằng nó. Chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được cấp phép phát hành, gắn với tên và mã số của công ty, có thời hạn và phải gia hạn. Bạn chọn giữa dạng thiết bị cắm vào máy tính và dạng ký từ xa, rồi quyết định ai giữ, ai được dùng.
Bài này viết cho chủ công ty nhỏ ở góc quản trị: mua dạng nào cho hợp, giao cho ai, giữ ra sao để không mất quyền kiểm soát. Phần kỹ thuật về chứng thư, thuật toán, tiêu chuẩn của tổ chức cung cấp dịch vụ thuộc chuyên đề riêng về chứng thực số; ở đây chỉ nhắc khi cần cho quyết định của bạn. Quy định cụ thể kiểm theo Luật Giao dịch điện tử 2023 và văn bản hướng dẫn hiện hành.
Tháng đầu, chữ ký số của công ty được dùng vào những việc gì
Cách nhanh nhất để hiểu vì sao chữ ký số là việc gấp là liệt kê những chỗ công ty mới sẽ phải ký điện tử trong vài tuần đầu. Danh sách thực tế có thể dài hơn tuỳ ngành:
- Đăng ký giao dịch thuế điện tử, rồi ký từng tờ khai, giấy nộp tiền vào ngân sách qua mạng.
- Gửi tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử và ký từng hoá đơn khi xuất cho khách.
- Đăng ký đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội theo phương thức điện tử, nộp hồ sơ tăng giảm lao động hằng tháng.
- Ký hợp đồng điện tử với khách hàng, nhà cung cấp chấp nhận hình thức này.
- Một số thủ tục trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, cổng hải quan nếu công ty có xuất nhập khẩu, hệ thống đấu thầu nếu công ty định dự thầu.
- Một số dịch vụ ngân hàng điện tử cho doanh nghiệp dùng chữ ký số để xác nhận lệnh, tuỳ chính sách từng ngân hàng.
Nhìn danh sách này sẽ thấy: không có chữ ký số, công ty gần như đứng yên với cơ quan thuế. Vì thế nhiều người đặt mua ngay hôm nhận giấy chứng nhận, trước cả con dấu. Thứ tự hợp lý là chữ ký số, rồi tài khoản thuế điện tử, rồi hoá đơn điện tử, rồi bảo hiểm khi có người lao động.
Dạng thiết bị hay dạng ký từ xa
Hai dạng phổ biến hiện nay đều có giá trị pháp lý như nhau nếu do tổ chức được cấp phép phát hành. Khác nhau ở cách dùng và cách giữ. Bảng dưới so theo những điều chủ công ty nhỏ quan tâm, không so hãng nào.
| Tiêu chí | Dạng thiết bị cắm máy | Dạng ký từ xa |
|---|---|---|
| Cách ký | Cắm thiết bị vào máy tính đã cài phần mềm, nhập mã PIN | Xác nhận trên điện thoại hoặc ứng dụng, khoá bí mật nằm ở hệ thống của nhà cung cấp |
| Ký khi đang đi công tác | Phải mang thiết bị theo hoặc gửi lại người khác | Ký được từ điện thoại ở bất cứ đâu có mạng |
| Rủi ro mất | Mất, gãy, rơi thiết bị; để lẫn với thiết bị của công ty khác ở văn phòng kế toán | Mất điện thoại, lộ mật khẩu ứng dụng, đổi số điện thoại quên cập nhật |
| Giao cho kế toán ký thay | Đưa thiết bị và mã PIN, dễ mất dấu ai đang giữ | Cần chia sẻ quyền xác nhận; tuỳ dịch vụ có hỗ trợ phân quyền hay không |
| Tương thích phần mềm | Đa số phần mềm thuế, hoá đơn, bảo hiểm đã quen dạng này | Cần hỏi trước từng phần mềm, cổng mà công ty sẽ dùng |
Không có câu trả lời đúng cho mọi công ty. Công ty một người hay đi lại nhiều thường thấy ký từ xa tiện hơn. Công ty có kế toán ngồi cố định, dùng nhiều phần mềm khác nhau, thường giữ dạng thiết bị. Một số công ty dùng cả hai: thiết bị ở văn phòng cho kế toán, ký từ xa cho giám đốc. Trước khi mua, hỏi bên làm hoá đơn và bên kế toán xem họ quen dạng nào để tránh phải đổi sau vài tháng.
Chữ ký số của công ty khác chữ ký số của giám đốc thế nào
Đây là chỗ nhiều người mới lẫn. Chữ ký số của tổ chức có chứng thư ghi tên và mã số của công ty; khi ký tờ khai thuế hay hoá đơn, đó là công ty ký. Chữ ký số cá nhân có chứng thư ghi tên một người; người đó dùng để ký với tư cách cá nhân, hoặc ký trên văn bản điện tử với tư cách người đại diện, tuỳ yêu cầu của từng hệ thống và từng loại giao dịch.
Với hầu hết việc thuế, hoá đơn, bảo hiểm của tháng đầu, thứ bạn cần là chữ ký số đứng tên công ty. Chữ ký số cá nhân của giám đốc hữu ích khi đối tác muốn hợp đồng điện tử có cả chữ ký của người đại diện, hoặc khi một thủ tục yêu cầu xác thực đúng cá nhân. Đừng mua hai loại một lúc chỉ vì người bán gợi ý; mua chữ ký số công ty trước, loại kia khi có việc cần tới.
Một hệ quả quan trọng: vì chữ ký số của công ty gắn với công ty chứ không gắn với người, nó không đi theo người khi người đó nghỉ việc. Nhưng thiết bị và mã PIN thì nằm trong tay một người cụ thể. Pháp luật coi chữ ký số được tạo bằng khoá bí mật của công ty là chữ ký của công ty, bất kể ai ngồi bấm. Mọi chuyện về sau xoay quanh câu hỏi ai đang cầm khoá đó.
Tình huống: thiết bị nằm ở văn phòng kế toán, giám đốc không biết mã PIN
Anh Khôi (ví dụ giả định) lập công ty TNHH một thành viên rang và bán cà phê hạt ở Gia Lai. Tuần đầu, văn phòng kế toán nhận làm sổ sách giúp anh luôn việc mua chữ ký số, cài đặt, đăng ký thuế điện tử và hoá đơn. Thiết bị nằm trong ngăn kéo của họ, cùng mấy chục thiết bị của khách khác, mã PIN chỉ họ biết. Anh thấy tiện, vì không phải động tay.
Mười tháng sau, hai bên vướng chuyện phí dịch vụ. Anh muốn đổi đơn vị kế toán thì mới nhận ra mình không có thiết bị, không biết mã PIN, không biết thư điện tử nào đang nhận thông báo thuế. Kỳ khai sắp tới hạn. Anh phải đề nghị bàn giao, chờ, rồi đổi mã PIN, đổi mật khẩu từng tài khoản trong mấy ngày căng thẳng.
Không có gì sai về pháp lý trong việc giao kế toán giữ thiết bị. Chỗ yếu là anh Khôi không có bất kỳ đầu mối nào trong tay. Nếu từ ngày đầu thiết bị được ghi nhận bằng một biên bản giao nhận, mã PIN được anh đặt và giữ một bản, và thư điện tử đăng ký là hộp thư của công ty, thì việc đổi bên dịch vụ chỉ còn là chuyện thu lại một vật và đổi một mã số. Bài học áp dụng cho cả trường hợp người giữ là nhân viên kế toán nội bộ.
Giữ chữ ký số: những quy tắc nhỏ đáng làm ngay từ đầu
Hồ sơ đăng ký chữ ký số dùng thông tin của công ty. Thư điện tử, số liên lạc khai với nhà cung cấp nên là của công ty hoặc của chính chủ, không phải của nhân viên bán hàng hay của văn phòng dịch vụ. Đó là kênh nhận thông báo gia hạn và kênh khôi phục khi có sự cố.
Chủ đặt mã PIN, giữ một bản. Nếu giao người khác dùng, bạn vẫn biết mã. Ghi mã ở nơi khác với nơi để thiết bị.
Một biên bản giao nhận ngắn. Ghi ngày giao, người nhận, mục đích dùng. Khi thu lại cũng ghi như vậy. Giấy này tốn năm phút nhưng giải quyết được nhiều tranh cãi về sau.
Biết mình đã ký những gì. Yêu cầu người giữ gửi lại bản tờ khai, hoá đơn, hồ sơ đã ký sau mỗi kỳ. Chữ ký số ký được rất nhiều loại văn bản; bạn nên biết công ty đã cam kết những gì nhân danh mình.
Ghi hạn chứng thư vào lịch. Chứng thư có thời hạn. Hết hạn mà không gia hạn, đúng hôm cần nộp tờ khai thì không ký được. Đặt nhắc trước hạn vài tuần.
Thu hồi ngay khi người giữ nghỉ. Ngày cuối của người giữ là ngày thu thiết bị, đổi mã PIN, đổi mật khẩu các tài khoản điện tử liên quan. Không để sang tuần sau.
Những lúc phải liên hệ lại nhà cung cấp chữ ký số
Vì chứng thư ghi thông tin của công ty, một số thay đổi của công ty kéo theo việc với nhà cung cấp. Thứ tự dưới đây là khung chung; thủ tục cụ thể mỗi nơi một khác.
- Công ty đổi tên: chứng thư cũ mang tên cũ, thường phải cấp lại chứng thư theo tên mới sau khi có giấy chứng nhận thay đổi. Hỏi nhà cung cấp xem có cần thu hồi chứng thư cũ không.
- Đổi địa chỉ trụ sở, đổi người đại diện: tuỳ thông tin nào nằm trong chứng thư mà có phải cấp lại hay chỉ cập nhật hồ sơ. Hỏi trước khi nộp hồ sơ thay đổi để không bị gián đoạn kỳ khai.
- Mất thiết bị hoặc nghi lộ mã PIN, lộ mật khẩu ứng dụng ký từ xa: đề nghị tạm dừng hoặc thu hồi chứng thư ngay, ghi lại thời điểm báo, rồi xin cấp mới.
- Sắp hết hạn: gia hạn trước hạn, kiểm lại sau khi gia hạn rằng phần mềm thuế, hoá đơn, bảo hiểm vẫn nhận chứng thư.
- Đổi nhà cung cấp: mua chứng thư mới, rồi cập nhật chứng thư mới trên từng hệ thống đã đăng ký: thuế, hoá đơn, bảo hiểm, ngân hàng. Bỏ sót một hệ thống là đúng kỳ đó không nộp được.
- Tạm ngừng hoặc giải thể công ty: tính toán thời điểm ngừng dùng chứng thư sao cho vẫn ký được những hồ sơ cuối cùng.
Danh sách hệ thống đã đăng ký chữ ký số nên được ghi thành một trang giấy giữ cùng hồ sơ công ty. Khi đổi chứng thư, bạn chỉ việc dò theo danh sách đó.
Chọn nhà cung cấp: hỏi gì thay vì so giá
Bài viết không giới thiệu tổ chức nào. Điều kiện tối thiểu là tổ chức đó được cấp phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng; danh sách được cơ quan quản lý công bố và bạn có thể tự tra. Ngoài điều kiện đó, những câu nên hỏi gồm: thời hạn chứng thư các gói, thủ tục gia hạn, có hỗ trợ cả dạng thiết bị và ký từ xa không, thời gian xử lý khi mất thiết bị, có người hỗ trợ ngoài giờ trong những ngày hạn nộp tờ khai không.
Một câu ít người hỏi: khi công ty đổi tên hoặc đổi người đại diện, nhà cung cấp tính thủ tục cấp lại thế nào. Công ty mới thường thay đổi nhiều trong năm đầu, nên câu trả lời này đáng giá hơn vài khác biệt nhỏ về giá gói.
Thường người bán chữ ký số cũng chào luôn hoá đơn điện tử, phần mềm kế toán, dịch vụ bảo hiểm điện tử trọn bộ. Mua chung một nơi có thể tiện, nhưng không bắt buộc. Quyết định theo nhu cầu, và đọc kỹ thời hạn từng dịch vụ để không bị gia hạn tự động cái mình không dùng. Nếu muốn có người lo trọn hồ sơ thành lập lẫn các việc tháng đầu, bạn có thể để lại nhu cầu ở khung cuối trang để Hữu Hạn liên hệ lại.
Câu hỏi thường gặp
Công ty mới có bắt buộc phải mua chữ ký số không?
Không có điều luật nào nói "phải mua chữ ký số" như một thủ tục riêng. Nhưng vì khai thuế, hoá đơn điện tử và nhiều thủ tục bảo hiểm đều thực hiện điện tử và cần ký số, trên thực tế công ty gần như không vận hành được nếu thiếu. Hỏi cơ quan thuế quản lý nếu công ty bạn có trường hợp đặc biệt.
Có thể dùng chữ ký số cá nhân của giám đốc để khai thuế cho công ty không?
Thông thường hệ thống thuế và hoá đơn yêu cầu chữ ký số của tổ chức gắn với mã số thuế của công ty. Việc chấp nhận chữ ký số cá nhân cho giao dịch nào tuỳ từng hệ thống và quy định hiện hành, nên hỏi kế toán hoặc bộ phận hỗ trợ của cơ quan thuế trước khi mua.
Một công ty có thể có mấy chữ ký số?
Công ty có thể đăng ký nhiều chứng thư, ví dụ một cho kế toán ký tờ khai và một cho bộ phận bán hàng ký hoá đơn. Mỗi chứng thư phải được đăng ký trên từng hệ thống sẽ dùng. Công ty nhỏ thường chỉ cần một, để dễ quản lý.
Chữ ký số hết hạn thì những hoá đơn, tờ khai đã ký trước đó có còn giá trị không?
Văn bản đã ký khi chứng thư còn hiệu lực vẫn giữ giá trị. Chứng thư hết hạn chỉ làm công ty không ký thêm được văn bản mới. Vì vậy điều cần lo là gia hạn đúng lúc để không lỡ kỳ khai, không phải lo cho văn bản cũ.
Kế toán dịch vụ đề nghị giữ chữ ký số luôn cho tiện, có nên đồng ý?
Có thể đồng ý nếu bạn vẫn giữ quyền kiểm soát: biết mã PIN, có biên bản giao nhận, thư điện tử đăng ký là của công ty, nhận bản sao văn bản đã ký mỗi kỳ. Không nên giao mà không có những điều kiện đó.
Mất thiết bị chữ ký số đúng hạn nộp tờ khai thì làm gì?
Báo nhà cung cấp tạm dừng chứng thư, xin cấp lại càng nhanh càng tốt, đồng thời liên hệ cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn về việc nộp chậm do sự cố. Giữ lại bằng chứng thời điểm báo mất. Lần sau, lưu sẵn đầu mối hỗ trợ khẩn của nhà cung cấp.
