Mùa quyết toán đầu tiên của một công ty TNHH nhỏ gồm ba việc chính: lập và nộp báo cáo tài chính năm, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, và quyết toán thuế thu nhập cá nhân phần công ty đã khấu trừ của người lao động. Theo Luật Quản lý thuế 2019, hạn nộp hồ sơ quyết toán năm thường là ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ khi kết thúc năm tài chính; kế toán làm phần kỹ thuật, nhưng người đại diện theo pháp luật là người ký và chịu trách nhiệm.
Ví dụ giả định: anh Toàn cùng hai người bạn lập công ty TNHH hai thành viên trở lên làm dịch vụ in ấn ở Thanh Hoá, nhận giấy chứng nhận vào tháng Tám. Đến đầu năm sau, kế toán dịch vụ gửi một tập báo cáo dày kèm lời nhắn "anh xem rồi ký số giúp em trước cuối tháng Ba". Anh Toàn không biết đọc gì, ký gì, và có thực sự phải hiểu hết không. Bài này đưa ra một quy trình đọc vừa sức cho chủ công ty.
Năm tài chính đầu tiên dài bao lâu
Phần lớn công ty nhỏ chọn năm tài chính theo năm dương lịch. Năm tài chính đầu tiên vì vậy bắt đầu từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và kết thúc vào ngày cuối năm. Với công ty anh Toàn, năm đầu chỉ khoảng bốn tháng rưỡi.
Luật Kế toán 2015 có quy định cho trường hợp năm đầu quá ngắn: nếu kỳ kế toán năm đầu tiên ngắn hơn chín mươi ngày, doanh nghiệp được cộng gộp với kỳ kế toán năm tiếp theo để tính thành một kỳ, với giới hạn tổng thời gian nhất định. Công ty anh Toàn có kỳ đầu dài hơn chín mươi ngày, nên vẫn lập báo cáo cho bốn tháng rưỡi đó.
Cách xác định năm tài chính và việc cộng gộp có hệ quả với thuế, với chuyển lỗ, nên đây là câu nên hỏi kế toán ngay khi công ty mới thành lập vào quý cuối năm, chứ không đợi tới mùa quyết toán. Nếu công ty chọn năm tài chính không trùng năm dương lịch, mọi mốc trong bài này dịch theo ngày kết thúc năm tài chính của công ty.
Bộ hồ sơ mùa quyết toán và ai chịu trách nhiệm phần nào
Danh mục cụ thể, mẫu biểu và cách nộp theo văn bản hướng dẫn hiện hành; bảng này là khung để chủ công ty biết mình đang ký những gì.
| Hồ sơ | Nội dung chính | Người lập và người ký (nguyên lý) |
|---|---|---|
| Báo cáo tài chính năm | Tình hình tài sản, nợ, vốn; kết quả kinh doanh; lưu chuyển tiền; thuyết minh | Kế toán lập; người phụ trách kế toán và người đại diện theo pháp luật ký |
| Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp | Doanh thu, chi phí, các điều chỉnh tăng giảm, thu nhập tính thuế, lỗ chuyển | Kế toán lập; người đại diện ký số khi nộp |
| Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân | Tổng thu nhập đã trả, số thuế đã khấu trừ của từng người | Kế toán lập; công ty có trách nhiệm như tổ chức trả thu nhập |
| Sổ kế toán, chứng từ gốc | Căn cứ cho mọi con số trên báo cáo | Lưu tại công ty, không nộp nhưng phải xuất trình khi bị kiểm tra |
| Biên bản kiểm kê cuối năm | Tiền mặt, hàng tồn, tài sản | Chủ công ty và kế toán cùng ký |
Công ty TNHH nhỏ vốn trong nước thường không thuộc diện bắt buộc kiểm toán báo cáo tài chính, trừ khi có quy định riêng theo ngành hoặc theo yêu cầu của bên vay vốn. Nếu ngân hàng hay đối tác đòi báo cáo đã kiểm toán, đó là việc cần sắp xếp sớm.
Quy trình đọc báo cáo trong một buổi tối
Anh Toàn không cần đọc như kế toán, nhưng nên đọc như người chịu trách nhiệm. Thứ tự dưới đây đi từ con số anh biết rõ nhất tới con số anh ít biết.
- Mở sao kê ngân hàng ngày cuối năm, so với dòng tiền gửi ngân hàng trên báo cáo; phải khớp đúng từng đồng.
- So dòng vốn góp của chủ sở hữu với số tiền ba thành viên đã góp thực tế và ngày góp; đối chiếu với sổ đăng ký thành viên.
- Xem tổng doanh thu, so với tổng số hoá đơn đã xuất trong năm theo trang tra cứu hoá đơn; chênh lệch phải có lý do.
- Đọc danh sách tài sản cố định: máy in, máy cắt có đủ, giá trị và năm mua có đúng.
- Hỏi kế toán các khoản phải thu và phải trả lớn nhất: ai nợ công ty, công ty nợ ai, có khoản nào của thành viên không.
- Đọc phần điều chỉnh trên tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp: khoản nào bị loại khỏi chi phí và vì sao.
- Ghi các câu hỏi ra một trang, gửi kế toán trả lời bằng văn bản trước khi ký.
Bảy bước này mất khoảng hai giờ cho một công ty nhỏ. Nó không biến chủ công ty thành người soát xét, nhưng đủ để phát hiện những lỗi lớn mà kế toán dịch vụ có thể bỏ sót khi làm hàng chục khách cùng lúc.
Những dòng đáng hỏi kỹ ở năm đầu
Chi phí thành lập và chi phí trước hoạt động. Năm đầu thường có các khoản chi trước ngày có giấy hoặc trước khi có doanh thu. Hỏi kế toán chúng được ghi ở đâu, phân bổ thế nào, có bị loại không.
Vốn góp chưa đủ. Nếu báo cáo cho thấy vốn thực góp thấp hơn vốn điều lệ đăng ký sau thời hạn chín mươi ngày, đó là dấu hiệu cần xử lý về đăng ký doanh nghiệp, không chỉ là chuyện kế toán.
Khoản thành viên vay hoặc tạm ứng. Số dư thành viên còn nợ công ty cuối năm cần có hợp đồng, có giải thích. Một khoản lớn không giấy tờ dễ thành câu hỏi cho cơ quan thuế.
Lỗ và việc chuyển lỗ. Nếu năm đầu lỗ, kiểm số lỗ tính thuế trên tờ khai và xin kế toán lập bảng theo dõi chuyển lỗ ngay từ năm nay.
Thuế thu nhập cá nhân của người lao động. Số người trên tờ khai quyết toán phải khớp với bảng lương và danh sách đóng bảo hiểm; ai có uỷ quyền quyết toán thì công ty quyết toán thay.
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân: phần dễ quên nhất của năm đầu
Chủ công ty thường dồn sự chú ý vào thuế thu nhập doanh nghiệp vì đó là thuế của chính công ty, mà quên rằng công ty còn là tổ chức trả thu nhập. Năm đầu, công ty anh Toàn đã trả lương cho bốn nhân viên, trả tiền công cho một người thiết kế làm theo đợt, và có thể trả thù lao cho thành viên tham gia điều hành. Mỗi khoản đó đi kèm nghĩa vụ khấu trừ và quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân của tổ chức trả thu nhập liệt kê tổng thu nhập đã trả và số thuế đã khấu trừ, kể cả với người có thu nhập chưa đến mức chịu thuế. Người lao động có thể uỷ quyền cho công ty quyết toán thay nếu đủ điều kiện theo hướng dẫn; khi đó công ty còn phải tính lại thuế cả năm cho từng người, trả lại phần khấu trừ thừa hoặc thu thêm phần thiếu.
Những điểm hay lệch ở năm đầu: nhân viên vào giữa năm, có thu nhập ở nơi làm cũ; người phụ thuộc đăng ký muộn; khoản trả cho người làm tự do không khấu trừ đúng; tiền thưởng Tết trả sau ngày cuối năm nhưng tính cho năm nào. Anh Toàn không cần tự xử lý từng điểm, chỉ cần hỏi kế toán bốn câu đó và xem danh sách người trên tờ khai có khớp với bảng lương hay không.
Thuế thu nhập cá nhân sai thì người chịu ảnh hưởng là nhân viên, và họ sẽ quay lại hỏi công ty. Làm đúng phần này cũng là giữ uy tín với người làm cho mình.
Ký số là chịu trách nhiệm
Báo cáo tài chính và tờ khai quyết toán nộp qua cổng điện tử bằng chữ ký số của công ty. Nhiều chủ công ty để kế toán dịch vụ giữ chữ ký số và tự nộp, chủ chỉ nhận tin "đã xong". Cách làm này tiện, nhưng người đại diện theo pháp luật vẫn chịu trách nhiệm về những gì được nộp nhân danh công ty.
Luật Kế toán 2015 và Luật Quản lý thuế 2019 đều đặt trách nhiệm lên doanh nghiệp và người đứng đầu, không lên người làm dịch vụ. Nếu báo cáo sai, kế toán dịch vụ có thể phải chịu trách nhiệm với công ty theo hợp đồng, nhưng với cơ quan thuế thì công ty là bên giải trình và chịu hậu quả trước.
Vì vậy, kể cả khi kế toán giữ chữ ký số, anh Toàn nên yêu cầu nhận bản báo cáo hoàn chỉnh trước ngày nộp ít nhất một tuần, đọc theo quy trình ở trên, và chỉ đồng ý nộp khi các câu hỏi đã được trả lời. Lưu thông báo nộp thành công cùng bản báo cáo đã nộp vào hồ sơ của công ty.
Sau ngày nộp: những việc mùa quyết toán để lại
Nộp xong không có nghĩa là xong. Nếu quyết toán cho thấy số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp lớn hơn số đã tạm nộp, công ty nộp phần chênh lệch đúng hạn; nếu tạm nộp thiếu quá mức cho phép, có thể phát sinh tiền chậm nộp. Kế toán sẽ báo con số cụ thể.
Với công ty nhiều thành viên như của anh Toàn, báo cáo tài chính năm là tài liệu nên gửi cho tất cả thành viên kèm một trang tóm tắt: doanh thu, lãi lỗ, tiền cuối năm, nợ lớn, việc cần quyết. Đây là dịp để cả ba người cùng nhìn một bộ số, quyết định chia lãi hay giữ lại, góp thêm hay không.
Cuối cùng, mùa quyết toán đầu tiên là lúc tốt nhất để sửa quy trình cho năm sau: thống nhất với kế toán lịch gửi chứng từ hằng tháng, danh sách câu hỏi hằng quý, ngày chốt kiểm kê cuối năm. Năm thứ hai sẽ nhẹ hơn nhiều nếu năm đầu đã đặt nếp.
Câu hỏi thường gặp
Hạn nộp báo cáo tài chính năm của công ty TNHH nhỏ là khi nào?
Theo Luật Quản lý thuế 2019, hồ sơ quyết toán thuế năm và báo cáo tài chính nộp cơ quan thuế thường chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ khi kết thúc năm tài chính. Có trường hợp nộp thêm cho cơ quan khác; hỏi kế toán danh sách nơi nhận.
Công ty thành lập tháng Mười Hai thì năm đầu có phải lập báo cáo không?
Nếu kỳ kế toán năm đầu ngắn hơn chín mươi ngày, Luật Kế toán 2015 cho phép cộng với kỳ kế toán năm sau thành một kỳ. Khi đó báo cáo đầu tiên lập cho cả giai đoạn gộp. Hãy xác nhận với kế toán và cơ quan thuế ngay từ đầu.
Ai được ký báo cáo tài chính thay giám đốc khi giám đốc vắng?
Người đại diện theo pháp luật có thể uỷ quyền theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và điều lệ. Uỷ quyền nên bằng văn bản, ghi rõ phạm vi. Trường hợp cụ thể bạn hỏi kế toán hoặc luật sư vì có yêu cầu riêng về người ký báo cáo.
Nộp báo cáo rồi mới phát hiện sai thì làm gì?
Báo cáo và tờ khai có thể được điều chỉnh, khai bổ sung theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019. Phát hiện sớm và tự khai bổ sung thường đơn giản hơn so với để cơ quan thuế phát hiện khi kiểm tra. Kế toán sẽ hướng dẫn hồ sơ cần nộp.
Thành viên không làm điều hành có quyền xem báo cáo tài chính không?
Có. Luật Doanh nghiệp 2020 cho thành viên công ty TNHH quyền được xem, tra cứu báo cáo tài chính, sổ kế toán và các tài liệu khác. Công ty nên chủ động gửi báo cáo năm cho mọi thành viên thay vì đợi họ yêu cầu.
