Thành viên công ty TNHH chỉ có ba cách hợp lệ để đưa tiền của công ty về túi mình: nhận lương hoặc thù lao cho việc đã làm, nhận phần lợi nhuận được chia, hoặc vay của công ty theo một giao dịch có giấy tờ. Cách thứ tư mà nhiều người nghĩ tới, "rút bớt vốn ra", không làm tuỳ ý được: Luật Doanh nghiệp 2020 chỉ cho thành viên lấy lại vốn qua những con đường riêng như chuyển nhượng, công ty mua lại phần vốn, hoặc giảm vốn điều lệ theo thủ tục.
Ví dụ giả định: anh Khoa và chị Vy lập công ty TNHH hai thành viên rang xay cà phê ở Lâm Đồng, mỗi người góp một nửa. Giữa năm, anh Khoa cần một khoản lớn để sửa nhà và chuyển từ tài khoản công ty sang tài khoản mình, định "cuối năm tính". Đến lúc kế toán hỏi khoản này ghi vào đâu thì cả hai mới ngồi lại. Bài này giúp hai người chọn cách ghi, và hiểu mỗi cách kéo theo thuế, giấy tờ, quan hệ giữa hai thành viên ra sao.
Tiền trong tài khoản công ty là của ai
Câu hỏi nghe đơn giản nhưng là gốc của mọi rắc rối. Công ty TNHH là một pháp nhân riêng; tiền trong tài khoản đứng tên công ty là tài sản của công ty, không phải của anh Khoa hay chị Vy, dù hai người là chủ duy nhất. Chính sự tách bạch này tạo ra "trách nhiệm hữu hạn": thành viên chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn đã góp, còn nợ của công ty do tài sản công ty trả.
Khi một thành viên lấy tiền công ty mà không có căn cứ, sự tách bạch đó bị xói mòn. Về phía các chủ nợ, đó có thể là dấu hiệu tài sản công ty bị tẩu tán. Về phía thành viên kia, đó là một người đang dùng tài sản chung cho việc riêng. Về phía cơ quan thuế, đó là một dòng tiền chưa rõ bản chất, có thể bị xem là thu nhập cá nhân.
Vì vậy, việc đầu tiên khi lỡ rút là gọi đúng tên khoản tiền. Kế toán không thể để một dòng "anh Khoa rút" trôi nổi đến cuối năm; khoản đó phải được xếp vào một trong các nhóm mà luật và chế độ kế toán thừa nhận.
Ba cách ghi hợp lệ đặt cạnh nhau
Mỗi cách có điều kiện, có giấy tờ, có hệ quả thuế khác nhau. Bảng chỉ nêu nguyên lý; cách áp dụng cụ thể cần hỏi kế toán.
| Cách ghi | Điều kiện chính | Hệ quả cần biết |
|---|---|---|
| Lương, thù lao cho thành viên làm việc | Có việc làm thật, mức lương được các thành viên thống nhất, trả đều | Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân; bảo hiểm theo quy định; không thể gom một cục rồi gọi là lương |
| Lợi nhuận được chia | Công ty có lãi, đã nộp đủ thuế và nghĩa vụ tài chính, sau khi chia vẫn trả đủ nợ đến hạn | Chia theo tỷ lệ vốn góp nên chị Vy cũng nhận phần tương ứng; khấu trừ thuế thu nhập từ đầu tư vốn |
| Khoản vay của thành viên từ công ty | Hợp đồng vay, thời hạn, lãi suất hoặc không lãi, được các thành viên chấp thuận | Là khoản phải thu của công ty, phải trả lại; lãi là thu nhập của công ty |
Với anh Khoa, cách "lợi nhuận được chia" khó dùng giữa năm: công ty chưa quyết toán, chưa biết có lãi thật hay không, và nếu chia thì chị Vy cũng phải được chia một khoản bằng anh. Cách "lương" cũng không hợp vì số tiền lớn gấp nhiều tháng lương. Thực tế, khoản vay là cách ghi phù hợp nhất cho tình huống này.
Khi thành viên vay tiền của chính công ty
Vay của công ty là một giao dịch giữa công ty và người có liên quan. Luật Doanh nghiệp 2020 đặt yêu cầu chấp thuận đối với các hợp đồng giữa công ty TNHH với thành viên và người có liên quan của thành viên; thẩm quyền và tỷ lệ biểu quyết cụ thể có bài riêng ở trang pháp lý khác, ở đây chỉ cần nhớ là chị Vy phải đồng ý bằng văn bản, chứ không chỉ "biết".
Hợp đồng vay nên ghi rõ số tiền, ngày nhận, thời hạn trả, lãi suất nếu có, cách trả, và điều gì xảy ra nếu anh Khoa không trả đúng hạn, chẳng hạn trừ vào phần lợi nhuận được chia của anh hoặc vào lương. Ghi rõ những điểm này giúp quan hệ hai người không phụ thuộc vào trí nhớ.
Về thuế, khoản vay không phải thu nhập của anh Khoa nên chưa phát sinh thuế thu nhập cá nhân, miễn là đó thật sự là khoản vay có hoàn trả. Nếu có lãi, tiền lãi công ty thu được là thu nhập chịu thuế của công ty. Trường hợp cho thành viên vay không lãi, hoặc khoản vay kéo dài mãi không trả, cơ quan thuế có thể đặt câu hỏi về bản chất giao dịch; mức độ rủi ro và cách xử lý bạn hỏi kế toán.
Bốn cách "rút tiền" nên tránh, và hệ quả
Gọi là rút vốn. Thành viên không được tự rút vốn đã góp ra khỏi công ty ngoài các con đường luật định. Rút vốn trái luật có thể khiến thành viên phải liên đới chịu trách nhiệm với các khoản nợ của công ty trong phạm vi số vốn đã rút. Đây là cảnh báo, không phải một lựa chọn.
Ghi là tạm ứng rồi để mãi. Tạm ứng là khoản ứng trước để chi cho công việc của công ty và phải quyết toán bằng chứng từ chi. Dùng tạm ứng cho việc riêng, để treo cả năm, là cách ghi sai bản chất và thường bị hỏi khi quyết toán.
Chi tiêu cá nhân bằng thẻ công ty rồi đưa vào chi phí. Hoá đơn sửa nhà, mua đồ gia đình đưa vào chi phí của công ty không chỉ bị loại khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, mà còn có thể bị coi là thu nhập của cá nhân đã hưởng.
Rút tiền mặt từ két không ghi gì. Đây là cách làm sổ sách lệch nhanh nhất: tiền trên sổ còn mà két thì hết. Kiểm kê quỹ cuối tháng sẽ lộ ra, và lúc đó việc giải thích còn khó hơn nhiều.
Gỡ khoản tiền anh Khoa đã rút: thứ tự nên làm
Khoản tiền đã ra khỏi tài khoản công ty, giờ là lúc ghi cho đúng. Thứ tự dưới đây là gợi ý cho công ty hai thành viên.
- Hai thành viên ngồi lại, thống nhất bản chất khoản tiền là khoản vay, ghi nhận số tiền, ngày rút đúng như sao kê ngân hàng.
- Lập hợp đồng vay giữa công ty và anh Khoa, có điều khoản về thời hạn, lãi suất (hoặc không lãi) và cách trả; người đại diện ký phía công ty.
- Lập văn bản chấp thuận của công ty theo thẩm quyền quy định trong Luật Doanh nghiệp 2020 và điều lệ, chị Vy ký xác nhận.
- Gửi bản sao cho kế toán để ghi khoản phải thu thành viên, theo dõi riêng, không gộp với các khoản phải thu khách hàng.
- Đặt lịch trả cụ thể, ví dụ giả định trả dần hằng tháng hoặc cấn trừ vào phần lợi nhuận được chia cuối năm, ghi bằng văn bản.
- Từ nay, hai thành viên thống nhất một quy tắc: mọi khoản tiền ra khỏi tài khoản công ty cho cá nhân phải được người kia đồng ý trước.
Nếu cuối năm công ty có lãi và quyết định chia, phần anh Khoa nhận có thể dùng để cấn trừ khoản vay. Khi đó vẫn khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trên phần lợi nhuận được chia như bình thường, rồi mới cấn trừ.
Khoản rút hiện ra ở đâu trên báo cáo tài chính
Nhiều chủ công ty nghĩ khoản rút chỉ là chuyện nội bộ, nhưng nó để lại dấu vết rõ trên báo cáo tài chính cuối năm. Khoản vay của thành viên nằm ở nhóm phải thu; nếu ghi sai thành tạm ứng thì nằm ở tạm ứng; nếu không ghi gì thì tiền trên sổ sẽ lệch với số dư ngân hàng, và kế toán buộc phải xếp nó vào một khoản nào đó trước khi khoá sổ.
Ba nhóm người đọc báo cáo sẽ nhìn khoản này bằng ba con mắt khác nhau. Cơ quan thuế để ý khoản phải thu từ chủ kéo dài và không lãi, vì nó có thể là thu nhập trá hình. Ngân hàng để ý vì nó cho thấy tiền của công ty có xu hướng chảy ra ngoài. Đối tác lớn khi thẩm định nhà cung cấp cũng có thể hỏi tới.
Với anh Khoa và chị Vy, mục tiêu là đến ngày lập báo cáo tài chính, khoản vay đã có hợp đồng, có lịch trả, và số dư còn lại nhỏ dần qua từng tháng. Khi đó dòng phải thu thành viên trên báo cáo chỉ là một khoản bình thường có giải thích, chứ không phải câu hỏi treo. Nếu đến cuối năm anh Khoa đã trả xong, dòng này về không và câu chuyện khép lại sạch sẽ.
Giữ hoà khí khi tiền chung bị dùng lệch
Phần lớn tranh chấp giữa các thành viên công ty nhỏ không bắt đầu từ chuyện lớn, mà từ những khoản rút "tạm" như của anh Khoa. Người rút thấy mình có quyền vì cũng góp một nửa; người kia thấy bị qua mặt. Sau vài lần, niềm tin mất, và chuyện kế toán trở thành chuyện cá nhân.
Cách phòng không phức tạp: một quy tắc thành văn về tiền ra vào giữa công ty và thành viên. Quy tắc ấy nói ai được duyệt khoản chi đến mức nào, khoản nào cần cả hai ký, thành viên vay công ty thì làm giấy gì, và báo cáo số dư các khoản thành viên đang nợ công ty mỗi tháng. Một trang giấy là đủ.
Khi số tiền đã lớn và hai người không còn thống nhất được bản chất khoản tiền, nên mời kế toán độc lập đối chiếu và, nếu cần, hỏi luật sư trước khi mọi chuyện đi xa hơn. Danh mục điều hành công ty nhiều thành viên của trang có các bài về minh bạch sổ sách và chia lãi giữa thành viên.
Câu hỏi thường gặp
Công ty TNHH một thành viên thì chủ sở hữu có được rút tiền tự do không?
Không. Kể cả khi chỉ có một chủ, tiền của công ty vẫn là tài sản của pháp nhân. Chủ sở hữu chỉ rút qua lương, lợi nhuận được chia khi đủ điều kiện, hoặc khoản vay có giấy tờ; các quy tắc ghi nhận giống công ty nhiều thành viên, chỉ khác người chấp thuận.
Thành viên vay công ty có bắt buộc phải tính lãi không?
Luật dân sự cho phép vay có lãi hoặc không lãi. Nhưng giao dịch không lãi giữa công ty và thành viên có thể bị cơ quan thuế xem xét về bản chất, đặc biệt khi khoản vay lớn và kéo dài. Hãy hỏi kế toán trước khi chọn.
Có thể chia lợi nhuận giữa năm khi chưa quyết toán không?
Luật Doanh nghiệp 2020 đặt điều kiện chia lợi nhuận: công ty kinh doanh có lãi, đã hoàn thành nghĩa vụ thuế và nghĩa vụ tài chính, sau khi chia vẫn bảo đảm thanh toán đủ nợ đến hạn. Chia giữa năm khó chứng minh đủ điều kiện, nên cần kế toán đánh giá kỹ.
Rút vốn sai cách thì hậu quả là gì?
Thành viên rút vốn trái luật có thể phải liên đới chịu trách nhiệm với nợ của công ty trong phạm vi phần vốn đã rút, và có thể bị thành viên khác khởi kiện. Muốn lấy lại vốn, hãy đi qua chuyển nhượng phần vốn, công ty mua lại hoặc giảm vốn điều lệ theo thủ tục.
Khoản thành viên nợ công ty có ảnh hưởng khi công ty vay ngân hàng không?
Có thể. Ngân hàng đọc báo cáo tài chính và thường để ý các khoản phải thu từ chủ, thành viên. Khoản lớn, kéo dài khiến ngân hàng nghi ngờ tiền vay sẽ bị rút ra. Giữ khoản này nhỏ và có lịch trả rõ là cách an toàn.