Một công ty TNHH chỉ vài người thường được xếp vào nhóm doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc nhỏ, và được áp dụng chế độ kế toán đơn giản hơn doanh nghiệp lớn, được bố trí người phụ trách kế toán thay vì kế toán trưởng, hoặc thuê dịch vụ. Nhưng "đơn giản hơn" không có nghĩa là không cần: Luật Kế toán 2015 vẫn đòi chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài chính, và đặt ra những giới hạn về việc ai được làm kế toán trong công ty.
Ví dụ giả định: chị Thu cùng chồng là anh Bình và em gái chị lập công ty TNHH hai thành viên trở lên bán vật tư nông nghiệp ở An Giang. Chị làm giám đốc, em gái giữ tiền và ghi sổ, anh Bình lo hàng. Ai cũng nghĩ để em gái làm luôn kế toán là tiện và tin cậy nhất. Bài này giúp chị Thu biết công ty mình thuộc nhóm nào, được phép sắp xếp người ra sao, và sổ sách tối thiểu là gì.
Công ty mình là siêu nhỏ, nhỏ hay vừa
Việc phân loại doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ, vừa dựa trên các tiêu chí của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa: số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm, và tổng doanh thu hoặc tổng nguồn vốn, với ngưỡng khác nhau theo lĩnh vực như thương mại dịch vụ hay sản xuất, xây dựng. Ngưỡng cụ thể có trong văn bản hướng dẫn, bạn nhờ kế toán đối chiếu.
Với công ty chị Thu, ba thành viên gia đình cộng hai nhân viên bán hàng, doanh thu năm đầu chưa lớn, nhiều khả năng thuộc nhóm siêu nhỏ. Phân loại này không cố định: khi doanh thu tăng, số lao động tăng, công ty có thể chuyển nhóm. Mỗi năm, lúc lập báo cáo tài chính, nên hỏi kế toán năm sau công ty còn ở nhóm cũ hay không.
Phân loại quan trọng vì nó quyết định công ty được dùng chế độ kế toán nào, có được bố trí người phụ trách kế toán thay cho kế toán trưởng hay không, và đôi khi liên quan tới các chính sách hỗ trợ. Không cần tự tính chính xác, nhưng cần biết mình đang ở đâu.
Các lựa chọn chế độ kế toán theo nguyên lý
Bộ Tài chính có văn bản hướng dẫn chế độ kế toán chung, chế độ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, và hướng dẫn riêng cho doanh nghiệp siêu nhỏ. Bảng dưới so sánh ở mức ý tưởng để chị Thu hỏi kế toán cho đúng.
| Lựa chọn | Phù hợp với | Điểm cần biết |
|---|---|---|
| Chế độ kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ | Công ty rất nhỏ, ít nghiệp vụ, muốn sổ sách gọn | Hệ thống sổ và báo cáo giản lược; vẫn phải đủ chứng từ và báo cáo năm |
| Chế độ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa | Đa số công ty TNHH nhỏ đang phát triển | Đầy đủ hơn, quen thuộc với phần lớn kế toán dịch vụ |
| Chế độ kế toán doanh nghiệp chung | Công ty có kế hoạch lớn nhanh, gọi vốn, làm việc với đối tác yêu cầu cao | Phức tạp hơn, thường không cần ở năm đầu |
| Đổi chế độ giữa chừng | Khi công ty đổi nhóm quy mô | Nên đổi từ đầu năm tài chính, có thông báo và hướng dẫn của kế toán |
Trong thực tế, nhiều kế toán dịch vụ khuyên công ty nhỏ dùng chế độ cho doanh nghiệp nhỏ và vừa ngay từ đầu để không phải đổi khi công ty lớn lên. Chế độ siêu nhỏ hợp với công ty biết rõ mình sẽ giữ quy mô rất nhỏ trong nhiều năm.
Kế toán trưởng hay người phụ trách kế toán
Luật Kế toán 2015 yêu cầu đơn vị kế toán bố trí kế toán trưởng, nhưng cho phép một số đơn vị, trong đó có doanh nghiệp siêu nhỏ, chỉ cần cử người phụ trách kế toán. Người phụ trách kế toán làm phần việc tổ chức và ký báo cáo thay vị trí kế toán trưởng, với yêu cầu về tiêu chuẩn thấp hơn.
Công ty cũng có thể thuê doanh nghiệp dịch vụ kế toán hoặc cá nhân có đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán làm kế toán, thậm chí làm kế toán trưởng. Đây là lựa chọn của phần lớn công ty TNHH nhỏ, vì một người làm dịch vụ có kinh nghiệm với nhiều khách thường nắm quy định mới nhanh hơn một nhân viên mới.
Với chị Thu, câu hỏi thực tế không phải "có cần kế toán trưởng không" mà là "ai sẽ ký báo cáo tài chính ở vị trí phụ trách kế toán, và người đó có đủ điều kiện không". Câu trả lời quyết định việc em gái chị có thể giữ vai trò gì.
Người nhà làm kế toán: chỗ luật đặt giới hạn
Nguyên tắc chung. Luật Kế toán 2015 không cho bố, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột của người đại diện theo pháp luật, giám đốc và một số vị trí quản lý tài chính làm kế toán trong cùng đơn vị. Mục đích là tách người kiểm soát tiền khỏi người ghi sổ.
Ngoại lệ. Luật có ngoại lệ cho doanh nghiệp tư nhân và công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ, cùng một số trường hợp khác theo quy định của Chính phủ. Công ty chị Thu là công ty TNHH hai thành viên trở lên, nên việc em gái ruột của giám đốc làm kế toán cần được hỏi kỹ trước khi sắp xếp.
Thủ quỹ và kế toán. Nguyên tắc kiểm soát nội bộ, và cả quy định về người làm kế toán, hướng tới việc người giữ tiền không đồng thời là người ghi sổ. Em gái chị Thu đang làm cả hai, nên dù luật cho phép đến đâu, đây vẫn là chỗ nên tách.
Cách sắp xếp thường thấy. Thuê kế toán dịch vụ làm sổ và báo cáo; em gái giữ quỹ, thu chứng từ, đối chiếu tiền hằng ngày; chị Thu duyệt chi. Mỗi người một khâu, không ai một mình nắm trọn dòng tiền và sổ sách.
Sổ sách tối thiểu một công ty TNHH siêu nhỏ phải có
Dù chọn chế độ nào, những thứ dưới đây là phần không thể thiếu. Tên gọi, mẫu sổ cụ thể theo chế độ kế toán đã chọn và phần mềm kế toán đang dùng.
- Chứng từ gốc của mọi nghiệp vụ: hoá đơn mua bán, phiếu thu, phiếu chi, chứng từ ngân hàng, hợp đồng, phiếu nhập xuất kho.
- Sổ theo dõi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, đối chiếu được với két và sao kê bất kỳ ngày nào.
- Sổ theo dõi hàng tồn kho, đặc biệt với công ty thương mại như cửa hàng vật tư của chị Thu.
- Sổ theo dõi công nợ: khách nợ công ty, công ty nợ nhà cung cấp, chi tiết theo từng tên.
- Danh mục tài sản cố định và bảng tính khấu hao nếu có tài sản đủ tiêu chuẩn.
- Bảng lương, bảng chấm công, hồ sơ bảo hiểm của người lao động.
- Báo cáo tài chính năm và các tờ khai thuế đã nộp, cùng thông báo nộp thành công.
Phần mềm kế toán giúp làm sổ nhanh, nhưng không thay được chứng từ gốc. Chứng từ thiếu thì sổ đẹp đến đâu cũng không đứng vững khi bị kiểm tra.
Một ngày chứng từ ở cửa hàng chị Thu: ai làm gì
Chế độ kế toán chỉ chạy được khi có một dòng chứng từ đều đặn từ cửa hàng tới người làm sổ. Ở cửa hàng vật tư của chị Thu, sau khi sắp xếp lại, một ngày điển hình diễn ra như sau. Buổi sáng, anh Bình nhận một chuyến phân bón từ nhà cung cấp, kiểm số lượng, ký phiếu giao hàng, chụp ảnh hoá đơn điện tử người bán gửi qua email công ty. Hàng nhập kho được ghi vào phiếu nhập.
Trong ngày, nhân viên bán hàng xuất hoá đơn điện tử cho từng đơn từ phần mềm, khách trả bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt. Cuối ngày, em gái chị Thu đếm két, đối chiếu tổng tiền mặt và tổng tiền chuyển khoản với tổng hoá đơn đã xuất, ghi chênh lệch nếu có, nộp phần tiền mặt dư vào tài khoản công ty vào sáng hôm sau.
Chị Thu duyệt các khoản chi trong ngày trên ngân hàng điện tử: tiền hàng cho nhà cung cấp, tiền điện, tiền vận chuyển. Cuối tuần, em gái gom toàn bộ phiếu giao hàng, phiếu thu chi, hoá đơn vào một bìa theo tuần, chuyển cho kế toán dịch vụ cùng sao kê ngân hàng. Kế toán ghi sổ, báo lại chỗ thiếu chứng từ.
Không ai trong ba người phải học kế toán. Mỗi người chỉ giữ một mắt xích, và các mắt xích kiểm chéo nhau: người nhận hàng khác người trả tiền, người giữ két khác người duyệt chi, người ghi sổ ở bên ngoài. Đó là thứ mà quy định về người làm kế toán muốn hướng tới, dù công ty chỉ có vài người.
Lưu trữ: giữ bao lâu và giữ ở đâu
Luật Kế toán 2015 quy định thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán theo từng loại, có loại phải giữ nhiều năm. Với công ty nhỏ, cách an toàn là coi mọi chứng từ, sổ sách và báo cáo đều phải giữ lâu dài, trừ khi kế toán xác nhận một loại cụ thể được huỷ sau thời hạn nào và theo thủ tục nào.
Tài liệu kế toán là tài sản của công ty, không phải của người làm kế toán. Nếu thuê dịch vụ, hợp đồng nên ghi rõ bản gốc chứng từ lưu ở đâu, dữ liệu phần mềm được sao lưu và giao cho công ty định kỳ ra sao, và khi chấm dứt hợp đồng thì bàn giao những gì.
Với cửa hàng của chị Thu, một tủ hồ sơ khoá được đặt tại trụ sở, chia ngăn theo năm và theo tháng, cộng một bản sao lưu dữ liệu điện tử giữ riêng, là đủ cho giai đoạn đầu. Điều quan trọng là có người chịu trách nhiệm giữ tủ đó, và người đó không phải người duy nhất biết mật khẩu của phần mềm kế toán.
Câu hỏi thường gặp
Công ty TNHH siêu nhỏ có bắt buộc phải có kế toán trưởng không?
Theo Luật Kế toán 2015 và văn bản hướng dẫn, doanh nghiệp siêu nhỏ được bố trí người phụ trách kế toán thay cho kế toán trưởng, hoặc thuê dịch vụ kế toán. Bạn nhờ kế toán xác nhận công ty mình thuộc nhóm nào trước khi chọn cách bố trí.
Giám đốc có tự làm kế toán cho công ty mình được không?
Về nguyên tắc kiểm soát, người quyết định chi tiêu không nên tự ghi sổ cho chính mình. Quy định cụ thể về việc kiêm nhiệm phụ thuộc loại hình công ty và nhóm quy mô; hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế trước khi sắp xếp như vậy.
Công ty siêu nhỏ có phải lập báo cáo tài chính không?
Có. Chế độ kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ giản lược hệ thống sổ và báo cáo nhưng không bỏ báo cáo tài chính năm. Báo cáo này nộp cùng hồ sơ quyết toán thuế theo hạn quy định.
Đổi từ chế độ siêu nhỏ sang chế độ cho doanh nghiệp nhỏ và vừa có phức tạp không?
Việc đổi thường làm từ đầu năm tài chính, chuyển số dư các tài khoản sang hệ thống mới và thông báo theo hướng dẫn. Không quá phức tạp nếu sổ sách cũ sạch; kế toán dịch vụ thường xử lý được trong mùa quyết toán.
Người nhà làm thủ quỹ có bị cấm không?
Quy định về hạn chế người thân chủ yếu nhắm vào vị trí kế toán và kế toán trưởng. Thủ quỹ là người nhà thì phổ biến ở công ty gia đình, nhưng thủ quỹ không nên kiêm ghi sổ kế toán. Hỏi kế toán để sắp xếp đúng.
