Công ty TNHH mới nên mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty càng sớm càng tốt sau khi có giấy chứng nhận, và từ đó mọi khoản tiền của công ty, từ vốn góp, tiền khách trả tới tiền lương, đi qua tài khoản này chứ không qua tài khoản cá nhân của chủ. Giấy tờ thường được hỏi gồm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy tờ của người đại diện theo pháp luật, thông tin người phụ trách kế toán và thông tin chủ sở hữu hưởng lợi; danh mục cụ thể tuỳ từng ngân hàng.
Lý do không chỉ là gọn sổ sách. Tài khoản riêng là ranh giới hữu hình nhất giữa tài sản của công ty và của bạn, thứ làm nên ý nghĩa của chữ "hữu hạn". Bài viết ở mức nguyên lý; các yêu cầu về chứng từ thanh toán phục vụ thuế bạn hỏi kế toán, thủ tục và biểu phí hỏi trực tiếp ngân hàng.
Vì sao thôi nhận tiền qua tài khoản cá nhân
Tách tài sản để giữ tấm chắn trách nhiệm. Trách nhiệm hữu hạn dựa trên việc công ty và chủ là hai chủ thể có tài sản riêng. Tiền khách trả vào tài khoản cá nhân, chi phí công ty trả từ ví cá nhân, lâu dần không ai phân biệt được đâu là tiền của ai. Khi có tranh chấp với chủ nợ, sự lẫn lộn đó là bất lợi cho chính bạn.
Chứng từ cho chi phí và thuế. Pháp luật thuế đặt yêu cầu về thanh toán không dùng tiền mặt và chứng từ thanh toán cho một số khoản chi muốn được tính là chi phí hoặc được khấu trừ thuế. Chuyển khoản từ tài khoản công ty là chứng từ rõ ràng nhất. Ngưỡng và điều kiện cụ thể hỏi kế toán, vì đã có thay đổi theo luật thuế mới.
Chứng minh góp vốn. Vốn góp bằng tiền chuyển vào tài khoản công ty, nội dung rõ ràng, là bằng chứng dễ đối chiếu nhất khi ai đó hỏi bạn đã góp đủ chưa.
Minh bạch giữa các thành viên. Ở công ty nhiều thành viên, sao kê tài khoản công ty là thứ mọi người cùng xem được. Tiền đi qua tài khoản cá nhân của một người luôn là mầm nghi ngờ.
Khách doanh nghiệp yêu cầu. Khách là công ty thường chỉ chuyển tiền vào tài khoản đứng tên người bán ghi trên hoá đơn. Nhận vào tài khoản cá nhân có thể khiến họ không thanh toán được.
Giấy tờ ngân hàng thường hỏi
Mỗi ngân hàng có danh mục riêng và có thể yêu cầu thêm tuỳ loại hình, ngành nghề. Chuẩn bị sẵn những thứ sau sẽ đỡ một lần đi lại:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bản điện tử hoặc bản sao theo yêu cầu.
- Giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật, thường phải có mặt để xác minh và ký mẫu chữ ký.
- Văn bản bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán, giấy tờ pháp lý của người đó nếu ngân hàng yêu cầu đăng ký chữ ký thứ hai.
- Điều lệ công ty, đặc biệt khi ngân hàng cần kiểm thẩm quyền ký.
- Thông tin chủ sở hữu hưởng lợi và cơ cấu sở hữu.
- Văn bản uỷ quyền nếu người khác ngoài người đại diện được giao giao dịch với ngân hàng.
- Thông tin về hoạt động kinh doanh dự kiến: ngành, khách hàng, quy mô giao dịch, để ngân hàng đánh giá theo quy định phòng chống rửa tiền.
Đừng ngạc nhiên nếu ngân hàng hỏi kỹ về hoạt động kinh doanh hay đến xem trụ sở. Đó là thủ tục nhận biết khách hàng theo quy định, không phải nghi ngờ riêng bạn. Trả lời đúng và nhất quán với hồ sơ đăng ký là cách nhanh nhất.
Ai ký, ai tạo lệnh, ai duyệt lệnh
Với ngân hàng số dành cho doanh nghiệp, câu hỏi quan trọng không phải là mở được tài khoản mà là phân quyền thế nào. Một công ty TNHH nhỏ có thể sắp xếp như sau.
| Vai trò | Thường là ai | Ghi chú |
|---|---|---|
| Chủ tài khoản | Người đại diện theo pháp luật | Chịu trách nhiệm cao nhất với tài khoản |
| Người tạo lệnh chuyển tiền | Kế toán hoặc nhân viên được giao | Chỉ tạo, không tự duyệt |
| Người duyệt lệnh | Chủ hoặc giám đốc | Duyệt từng lệnh hoặc theo hạn mức |
| Người chỉ xem sao kê | Thành viên góp vốn, kế toán dịch vụ | Không có quyền chuyển tiền |
| Người dự phòng | Một người được uỷ quyền khi chủ vắng | Có văn bản uỷ quyền, hạn mức rõ |
Ở công ty một người, bạn vừa tạo vừa duyệt là chuyện bình thường. Khi có kế toán hay nhân viên, tách hai vai này ra là cách rẻ nhất để chống sai sót và gian lận. Đặt hạn mức chuyển tiền mỗi ngày phù hợp với quy mô, đừng để ở mức tối đa ngân hàng cho phép.
Chọn ngân hàng: hỏi gì thay vì so quảng cáo
Bài này không so sánh hay giới thiệu ngân hàng nào. Thay vào đó, đây là những câu nên hỏi bất kỳ ngân hàng nào trước khi mở tài khoản cho một công ty nhỏ, và trả lời của họ sẽ cho bạn biết nơi nào hợp:
- Ngân hàng số dành cho doanh nghiệp có cho tách vai người tạo lệnh và người duyệt lệnh không, có đặt được hạn mức theo người không?
- Có kết nối nộp thuế điện tử, nhận thông báo giao dịch, xuất sao kê định dạng mà kế toán của bạn dùng được không?
- Các khoản phí duy trì, phí chuyển tiền, phí dịch vụ ngân hàng số tính ra sao; có điều kiện số dư tối thiểu không?
- Người đại diện có phải có mặt ở chi nhánh khi mở, khi thay đổi người duyệt, khi lấy lại mật khẩu không?
- Khi công ty đổi người đại diện, đổi tên, đổi trụ sở, thủ tục cập nhật với ngân hàng gồm những gì?
- Chi nhánh hoặc điểm giao dịch gần trụ sở có thuận tiện cho những việc vẫn phải làm trực tiếp không?
Ghi câu trả lời của hai ba ngân hàng vào một bảng nhỏ rồi chọn. Với công ty mới, sự thuận tiện của ngân hàng số và việc phân quyền rõ ràng thường quan trọng hơn chênh lệch vài khoản phí nhỏ.
Tình huống: chuyển từ tài khoản cá nhân sang tài khoản công ty
Chị Diệp (ví dụ giả định) bán đồ gốm thủ công online ở Vĩnh Long, nhiều năm nhận tiền qua tài khoản cá nhân. Khi lập công ty TNHH để làm việc với các cửa hàng quà tặng, chị mở tài khoản công ty nhưng khách quen vẫn chuyển vào số cũ theo thói quen.
Chị làm ba việc. Thứ nhất, cập nhật số tài khoản công ty trên mọi kênh bán hàng, mẫu báo giá, chữ ký thư, và gửi tin nhắn cho từng khách quen. Thứ hai, chọn một ngày chuyển đổi: từ ngày đó, mọi đơn hàng xuất hoá đơn của công ty đều thu về tài khoản công ty. Thứ ba, với những khoản khách vẫn lỡ chuyển vào tài khoản cá nhân sau ngày đó, chị ghi lại, chuyển nguyên số sang tài khoản công ty, nội dung ghi rõ là tiền thu hộ của đơn hàng nào, rồi báo kế toán.
Cách làm thứ ba chỉ nên là ngoại lệ trong vài tuần đầu. Nếu kéo dài, sổ sách sẽ đầy những dòng chuyển qua chuyển lại khó giải thích. Đồng thời chị dừng hẳn việc dùng tài khoản công ty để trả tiền chợ, tiền điện nhà: những khoản đó là của chị, không phải của công ty.
Tiền đi giữa tài khoản công ty và tài khoản của chủ
Sau khi đã tách, sẽ luôn có những lúc tiền cần đi giữa hai tài khoản. Mỗi kiểu đi có một tên gọi và một cách ghi nhận riêng, và lẫn chúng là nguồn rắc rối thuế hay gặp nhất ở công ty nhỏ.
Tiền từ chủ vào công ty có thể là góp vốn điều lệ, tức là phần đã đăng ký, hoặc là cho công ty vay, tức là khoản công ty phải trả lại. Hai việc này khác nhau về bản chất; nội dung chuyển khoản và giấy tờ đi kèm phải nói rõ là việc nào. Tiền từ công ty ra cho chủ có thể là lương nếu chủ làm việc cho công ty, là lợi nhuận được chia khi đủ điều kiện luật định, là trả nợ khoản chủ đã cho vay, hoặc là tạm ứng phải hoàn ứng bằng chứng từ chi.
Điều không nên có là những khoản "rút ra tiêu trước, tính sau" không tên gọi. Luật Doanh nghiệp 2020 giới hạn việc chủ sở hữu rút lợi nhuận và rút vốn; những khoản rút không có căn cứ có thể bị coi là rút vốn trái luật, kéo theo trách nhiệm với các khoản nợ của công ty. Cách ghi nhận và nghĩa vụ thuế cho từng loại khoản hãy hỏi kế toán trước khi chuyển.
Tháng đầu với tài khoản mới: những thói quen nên đặt ngay
Tài khoản vừa mở là lúc dễ đặt nề nếp nhất. Năm việc sau tốn ít thời gian nhưng giữ cho sổ sách sạch trong nhiều năm:
- Đổi ngay mật khẩu, mã xác thực ban đầu; lưu thông tin đăng nhập ở nơi an toàn, không dán lên màn hình hay gửi qua nhóm trò chuyện.
- Thống nhất cách ghi nội dung chuyển khoản: số hoá đơn hoặc số hợp đồng, tên khách hàng, loại khoản. Kế toán sẽ cảm ơn bạn mỗi cuối tháng.
- Chuyển phần vốn góp bằng tiền vào tài khoản trước hạn 90 ngày, nội dung ghi rõ góp vốn điều lệ, tên người góp.
- Bật thông báo biến động số dư cho chủ và đặt lịch xem sao kê mỗi tuần, đối chiếu với sổ bán hàng.
- Lưu sao kê hằng tháng vào bộ hồ sơ kế toán, đặt tên theo tháng, để không phải xin lại ngân hàng khi cần.
Những thói quen này không thay được kế toán, nhưng giúp chủ công ty nhìn thấy dòng tiền của mình mỗi tuần, thay vì chỉ biết khi kế toán gửi báo cáo cuối quý.
Câu hỏi thường gặp
Công ty có bắt buộc phải mở tài khoản ngân hàng không?
Luật doanh nghiệp không đặt một hạn cứng phải mở tài khoản, nhưng trên thực tế công ty khó hoạt động mà không có: góp vốn bằng tiền, thanh toán cho nhà cung cấp, nhận tiền từ khách doanh nghiệp, nộp thuế điện tử đều cần tài khoản. Hầu hết công ty mở ngay trong tháng đầu.
Mở tài khoản công ty xong có phải báo cho cơ quan thuế không?
Quy định về việc thông báo số tài khoản đã thay đổi qua các thời kỳ, và thông tin tài khoản có thể được trao đổi giữa các hệ thống. Hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý xem công ty bạn có cần cập nhật thông tin này trong hồ sơ đăng ký thuế hay không.
Một công ty có thể mở nhiều tài khoản ở nhiều ngân hàng không?
Có. Nhiều công ty mở một tài khoản chính để thu chi và một tài khoản khác để thu tiền từ một kênh bán hàng riêng. Với công ty nhỏ, ít tài khoản thì dễ đối chiếu hơn; mở thêm khi có lý do rõ ràng.
Người đại diện ở xa có mở tài khoản công ty được không?
Ngân hàng thường yêu cầu người đại diện xác minh danh tính, trực tiếp hoặc qua phương thức điện tử mà ngân hàng chấp nhận. Một số việc có thể uỷ quyền, một số thì không. Hỏi trước ngân hàng định mở về cách làm khi người đại diện không có mặt.
Có được dùng tài khoản công ty để trả chi phí cá nhân rồi trừ vào lương không?
Nên tránh. Dù cuối tháng có trừ lại, việc trộn lẫn làm sổ sách rối và có thể khiến khoản chi bị coi là không phục vụ hoạt động công ty. Trả lương vào tài khoản cá nhân rồi tự chi tiêu từ đó là cách sạch hơn nhiều.
Thành viên góp vốn có được xem sao kê tài khoản công ty không?
Thành viên công ty TNHH có quyền được cung cấp thông tin về tình hình hoạt động và tài chính theo luật và điều lệ. Cách thuận tiện là cấp cho họ quyền xem trên ngân hàng số hoặc gửi sao kê định kỳ, thay vì để từng lần hỏi riêng.
