Một công ty TNHH nhỏ hoàn toàn có thể đặt trụ sở chính tại nhà riêng của người sáng lập, miễn đó là nhà ở riêng lẻ có địa chỉ xác định, người có quyền với căn nhà đồng ý, và công ty thật sự hoạt động, nhận thư, lưu hồ sơ ở đó. Luật Doanh nghiệp 2020 không đòi trụ sở phải là văn phòng thương mại; luật chỉ đòi trụ sở nằm trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của công ty và được xác định theo địa giới hành chính.
Tình huống điển hình: anh Phúc ở Cần Thơ (ví dụ giả định) làm thiết kế nội thất tự do, khách là các doanh nghiệp đòi hoá đơn nên anh lập công ty TNHH một thành viên. Anh không có ý thuê văn phòng; nhà ba tầng trong hẻm của bố mẹ là chỗ anh vẫn làm việc mỗi ngày. Bài này đi qua những gì anh cần chuẩn bị để địa chỉ đó chạy êm, từ lúc nộp hồ sơ đến lúc cơ quan thuế tới xác minh.
Trụ sở là gì trong mắt luật, và vì sao nhà riêng thường ổn
Trụ sở chính là nơi công ty được tìm thấy về mặt pháp lý: nơi nhận văn bản của cơ quan nhà nước, nơi đối tác gửi thư đòi nợ, nơi cơ quan thuế đến khi cần. Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu ghi đủ số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường hoặc thôn, xóm, ấp, cùng xã, phường, đặc khu và tỉnh, thành phố; kèm số điện thoại và thư điện tử nếu có. Không có điều kiện về diện tích, mặt tiền hay công năng "văn phòng".
Vì vậy với nhà ở riêng lẻ, tức nhà phố, nhà trong hẻm, nhà ở nông thôn, việc đặt trụ sở thường không vướng gì về luật doanh nghiệp. Những thứ khiến nhà riêng trở thành vấn đề nằm ở chỗ khác: căn nhà là của ai, ngành nghề công ty làm có cần điều kiện về cơ sở hay không, và địa chỉ đó có thật sự là nơi công ty hoạt động hay chỉ là chỗ "gửi tên".
Căn hộ trong nhà chung cư là chuyện khác hẳn và có bài riêng, vì luật nhà ở đặt nguyên tắc căn hộ dùng để ở. Ở đây chỉ bàn nhà ở riêng lẻ.
Nhà của ai thì cần sự đồng ý của ai
Nhà đứng tên chính người sáng lập. Đơn giản nhất. Bạn không cần ký hợp đồng thuê với chính mình để nộp hồ sơ đăng ký; hồ sơ thành lập hiện cũng không đòi nộp kèm giấy tờ nhà. Tuy vậy nên giữ bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở tại trụ sở để xuất trình khi được hỏi.
Nhà là tài sản chung của vợ chồng. Nên có văn bản đồng ý của người còn lại cho công ty dùng làm trụ sở, nhất là khi công ty sẽ trả tiền thuê để tính chi phí. Chuyện này không phải để đối phó cơ quan nào; nó tránh tranh cãi trong gia đình khi công ty lớn lên hoặc khi có thay đổi lớn trong hôn nhân.
Nhà của bố mẹ hoặc người thân. Như trường hợp anh Phúc. Nên có hợp đồng thuê hoặc hợp đồng mượn nhà giữa chủ nhà và công ty, ghi rõ phần diện tích công ty dùng. Có giấy tờ này, khi cơ quan thuế hỏi "công ty dùng nhà này trên cơ sở nào", bạn trả lời bằng một tờ giấy chứ không bằng lời.
Nhà đang thuê để ở. Phải có sự đồng ý của chủ nhà cho dùng làm trụ sở, tốt nhất ghi thẳng vào hợp đồng thuê. Nhiều chủ nhà không thích vì lo bị cơ quan đến hỏi hoặc lo khó lấy lại nhà; chuyển trụ sở đi khi hết hợp đồng lại kéo theo thủ tục thay đổi đăng ký. Nói rõ từ đầu đỡ mất lòng về sau.
Ngành nghề nào khiến nhà riêng không còn phù hợp
Trụ sở là một chuyện, nơi sản xuất kinh doanh thực tế là chuyện khác. Một số ngành đặt điều kiện về cơ sở vật chất theo luật chuyên ngành, và khi đó căn nhà trong hẻm có thể không đáp ứng:
- Ngành có điều kiện về phòng cháy, chữa cháy hoặc môi trường, như sản xuất có dùng hoá chất, sơn, dung môi, hoặc tạo tiếng ồn, khói bụi trong khu dân cư.
- Ngành có điều kiện về an toàn thực phẩm khi chế biến, đóng gói tại chỗ: bếp gia đình thường không đạt yêu cầu về khu vực tách biệt.
- Ngành cần kho chứa lớn hoặc hàng hoá có điều kiện bảo quản riêng.
- Ngành cần mặt bằng tiếp khách có tiêu chuẩn riêng, như cơ sở khám chữa bệnh, cơ sở giáo dục, dịch vụ lưu trú.
- Hoạt động có xe tải ra vào thường xuyên trong hẻm nhỏ, dễ phát sinh khiếu nại của hàng xóm và quy định giao thông địa phương.
Với công việc thiết kế, tư vấn, lập trình, bán hàng trực tuyến không giữ kho lớn, nhà riêng thường ổn. Nếu ngành của bạn nằm trong nhóm có điều kiện, cách hay dùng là đặt trụ sở ở nhà riêng và đăng ký thêm một địa điểm kinh doanh hoặc thuê xưởng riêng đáp ứng điều kiện; chi tiết nên hỏi cơ quan quản lý chuyên ngành tại địa phương.
Chuẩn bị trụ sở tại nhà riêng: những việc nên làm trong tuần đầu
Đăng ký được là bước một. Để địa chỉ đó thật sự là trụ sở trong mắt đối tác và cơ quan thuế, anh Phúc làm theo trình tự sau:
- Ghi địa chỉ theo đúng tên đơn vị hành chính hiện hành, đủ số nhà, hẻm, đường, phường hoặc xã và tỉnh, thành phố. Đối chiếu với giấy tờ nhà và căn cước của chủ nhà để tránh viết lệch số hẻm.
- Ký hợp đồng thuê hoặc mượn nhà với chủ nhà nếu nhà không đứng tên chính bạn, kèm bản sao giấy tờ nhà. Có trả tiền thuê hay không là chuyện tính toán thuế, nên hỏi kế toán trước khi ghi giá.
- Gắn biển tên công ty tại trụ sở. Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu tên công ty phải được gắn tại trụ sở chính. Biển không cần to, nhưng phải nhìn thấy được từ lối vào, ghi đúng tên trên giấy đăng ký.
- Dành một góc làm việc rõ ràng: bàn, tủ hồ sơ, máy tính. Đây là nơi lưu điều lệ, sổ đăng ký thành viên nếu có, biên bản, hợp đồng, chứng từ kế toán theo quy định.
- Bảo đảm có người nhận thư trong giờ hành chính hoặc dặn người nhà ký nhận và báo lại. Thư của cơ quan thuế, toà án hay đối tác gửi đến trụ sở mà không ai nhận có thể bị coi là công ty không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký.
- Đăng ký số điện thoại liên lạc thật sự có người nghe, vì đó là kênh cơ quan thuế thường dùng trước khi tới xác minh.
Khi cơ quan thuế đến xác minh trụ sở
Sau khi doanh nghiệp mới đăng ký, cơ quan thuế quản lý có thể đến kiểm tra địa chỉ trụ sở, đặc biệt khi công ty đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử hoặc khi có dấu hiệu rủi ro. Họ muốn xác định một điều đơn giản: công ty có thật sự hoạt động tại đây không. Những công ty "ma" thường dùng địa chỉ nhà dân mà chủ nhà không hề biết, nên cán bộ thuế sẽ hỏi người ở nhà, xem biển, xem có hồ sơ công ty hay không.
Nếu anh Phúc đi gặp khách khi cán bộ tới, bố mẹ anh cần biết nhà đang là trụ sở công ty con mình, biết đưa ra hợp đồng mượn nhà và biết gọi cho anh. Một cuộc xác minh kết luận "không tìm thấy doanh nghiệp tại địa chỉ đăng ký" có thể dẫn tới việc công ty bị đưa vào diện rủi ro, bị tạm dừng sử dụng hoá đơn, thậm chí bị đề nghị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký nếu tình trạng kéo dài. Những hệ quả cụ thể và thời hạn bạn nên hỏi cơ quan thuế quản lý, vì quy trình có thể khác nhau theo từng thời kỳ.
Điều nên tránh là cho người khác "mượn" địa chỉ nhà mình để đăng ký công ty mà bạn không tham gia. Khi công ty đó bỏ trốn hay mua bán hoá đơn, địa chỉ của bạn là nơi đầu tiên cơ quan chức năng tìm đến, và việc giải trình rất mệt.
Ranh giới giữa đời sống gia đình và công ty khi dùng chung một căn nhà
Dùng nhà riêng làm trụ sở tiết kiệm tiền, nhưng dễ làm nhoè ranh giới giữa tiền của gia đình và tiền của công ty. Hoá đơn điện, nước, mạng là ví dụ rõ nhất: hợp đồng đứng tên chủ nhà, tiền trả bằng tài khoản cá nhân, công ty dùng một phần. Nếu muốn tính phần này vào chi phí của công ty, cách làm phải có căn cứ: hợp đồng thuê hoặc mượn ghi rõ công ty chịu phần chi phí nào, chứng từ thanh toán khớp với thoả thuận. Cách phân bổ cụ thể và có được tính là chi phí được trừ hay không, bạn hỏi kế toán, vì đây là chỗ cơ quan thuế hay soi.
Tài sản cũng vậy. Máy tính, bàn ghế mua bằng tiền công ty là tài sản của công ty, dù đặt trong phòng khách nhà bạn. Ngược lại, căn nhà vẫn là tài sản của gia đình, không vì công ty đặt trụ sở ở đó mà thành tài sản công ty. Tách rõ hai thứ này giúp khi công ty có nợ, chủ nợ biết đâu là tài sản của công ty để đòi, và khi gia đình có thay đổi, công ty không bị kéo vào.
Một chi tiết nhỏ mà có ích: giữ hồ sơ công ty trong một tủ riêng có khoá, không để lẫn với giấy tờ gia đình. Khi có người đến xác minh hay kiểm tra, bạn mở đúng một tủ là đủ.
Nhà riêng, nhà thuê ngoài và văn phòng thuê: so nhanh cho công ty mới
Không có lựa chọn đúng cho mọi người. Bảng dưới đặt ba lựa chọn phổ biến cạnh nhau theo những tiêu chí người sáng lập công ty nhỏ hay cân nhắc.
| Tiêu chí | Nhà riêng | Nhà thuê riêng cho công ty | Văn phòng cho thuê |
|---|---|---|---|
| Chi phí cố định | Thấp nhất | Trung bình | Cao hơn, thường kèm phí dịch vụ |
| Giấy tờ cần có | Giấy tờ nhà, văn bản đồng ý nếu không đứng tên | Hợp đồng thuê ghi rõ mục đích làm trụ sở | Hợp đồng thuê văn phòng, thường đã quen với việc đăng ký trụ sở |
| Ấn tượng với khách | Tuỳ ngành; ổn với dịch vụ làm từ xa | Khá | Tốt khi khách hay đến gặp |
| Rủi ro phải chuyển trụ sở | Thấp, trừ khi bán nhà hoặc gia đình thay đổi | Theo thời hạn hợp đồng | Theo thời hạn hợp đồng và chính sách toà nhà |
| Ngành có điều kiện cơ sở | Thường không đáp ứng | Có thể chọn nhà phù hợp | Phù hợp với ngành văn phòng, không hợp sản xuất |
Một chiến lược phổ biến là bắt đầu ở nhà riêng trong một hai năm đầu, khi doanh thu ổn định mới chuyển. Chuyển trụ sở trong cùng tỉnh là một thủ tục thay đổi nội dung đăng ký bình thường; chuyển sang tỉnh khác thì kéo theo việc chuyển cơ quan thuế quản lý, nên tính trước.
Câu hỏi thường gặp
Có cần nộp giấy tờ nhà khi đăng ký trụ sở là nhà riêng không?
Theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hiện hành, bạn chỉ kê khai địa chỉ trụ sở, không phải nộp kèm giấy tờ nhà. Tuy vậy công ty phải bảo đảm có quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ đó và nên giữ sẵn bản sao giấy tờ nhà, hợp đồng thuê hoặc mượn để xuất trình khi cơ quan thuế hay cơ quan khác yêu cầu.
Nhà trong hẻm không có số nhà rõ ràng thì ghi địa chỉ thế nào?
Ghi theo cách chính quyền địa phương đang dùng để xác định căn nhà, thường là số nhà kèm số hẻm, ngách và tên đường, hoặc tổ, thôn, ấp ở nông thôn. Nếu căn nhà chưa được gắn số, bạn nên hỏi công an hoặc uỷ ban cấp xã về cách ghi, rồi hỏi lại Phòng Đăng ký kinh doanh trước khi nộp hồ sơ.
Công ty có được trả tiền thuê nhà cho chính chủ công ty không?
Về nguyên lý, công ty và chủ sở hữu là hai chủ thể khác nhau nên có thể ký hợp đồng thuê. Nhưng tiền thuê là thu nhập của người cho thuê, có nghĩa vụ thuế riêng, và chi phí thuê muốn được tính vào chi phí của công ty phải có chứng từ hợp lệ. Bạn nên hỏi kế toán trước khi quyết định mức thuê.
Nhiều công ty có thể đặt trụ sở tại cùng một căn nhà không?
Luật không cấm tuyệt đối việc nhiều doanh nghiệp đăng ký cùng một địa chỉ, và nhiều toà văn phòng vẫn làm vậy. Với nhà riêng, nếu mỗi công ty thật sự hoạt động và có góc riêng thì vẫn được, nhưng khi cơ quan thuế thấy nhiều công ty cùng một căn nhà nhỏ, khả năng bị xác minh kỹ cao hơn.
Bán nhà thì công ty phải làm gì?
Công ty cần chuyển trụ sở sang địa chỉ mới và làm thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, đồng thời cập nhật với cơ quan thuế, ngân hàng, hoá đơn điện tử và đối tác. Nên làm trước khi bàn giao nhà, tránh thư từ của công ty tiếp tục gửi đến người chủ mới không quen biết.
Hộ kinh doanh đang đặt ở nhà riêng chuyển lên công ty có dùng lại địa chỉ đó được không?
Thường được, vì cùng là nhà ở riêng lẻ có địa chỉ xác định. Bạn cần sắp xếp chuyện đóng hộ kinh doanh, chuyển hàng hoá, chuyển hợp đồng với khách sang công ty theo hướng dẫn của cơ quan thuế để không bị chồng hai chủ thể tại cùng một địa chỉ trong thời gian dài.
