Thuê kế toán dịch vụ là giao việc ghi sổ và khai thuế, không phải giao quyền kiểm soát công ty. Chủ công ty TNHH nhỏ vẫn nên tự nắm năm thứ: quyền truy cập ngân hàng, quyền kiểm soát chữ ký số và các tài khoản điện tử với cơ quan thuế, bản gốc giấy tờ pháp lý, bản sao dữ liệu kế toán, và hồ sơ những gì đã nộp nhân danh công ty. Người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệm trước cơ quan nhà nước, không phải người làm dịch vụ.
Ví dụ giả định: chị Ngân mở công ty TNHH một thành viên bán quần áo online ở Hà Nội, thuê một văn phòng kế toán làm trọn gói. Mọi thứ trơn tru suốt hai năm, cho đến khi văn phòng đó đóng cửa đột ngột. Chị phát hiện mình không biết mật khẩu tài khoản thuế, chữ ký số đang nằm ở chỗ họ, dữ liệu phần mềm kế toán không có bản nào trong tay. Bài này là danh sách để bạn không rơi vào cảnh của chị Ngân.
Vì sao "trọn gói" không có nghĩa là "giao hết"
Kế toán dịch vụ làm cho nhiều khách cùng lúc, và để làm nhanh, họ thường đề nghị giữ chữ ký số, giữ mật khẩu các tài khoản, nhận thông báo của cơ quan thuế qua email của họ. Đề nghị đó hợp lý về mặt tiện lợi. Vấn đề chỉ nảy sinh khi quan hệ dịch vụ trục trặc: đổi người phụ trách, tranh chấp phí, văn phòng ngừng hoạt động, hoặc đơn giản là chị Ngân muốn đổi sang nơi khác.
Luật Kế toán 2015 cho phép doanh nghiệp thuê dịch vụ làm kế toán, nhưng trách nhiệm về tính trung thực của số liệu, về việc lưu trữ tài liệu, vẫn thuộc về doanh nghiệp. Luật Quản lý thuế 2019 cũng coi doanh nghiệp là người nộp thuế, chịu trách nhiệm về hồ sơ khai. Khi cơ quan thuế gửi thông báo, người họ tìm là người đại diện theo pháp luật.
Vì vậy, nguyên tắc dễ nhớ là: kế toán dịch vụ được dùng các công cụ của công ty để làm việc, còn chủ công ty giữ quyền kiểm soát cuối cùng với các công cụ đó. Giữ ở đây không phải là nghi ngờ người làm dịch vụ, mà là để công ty không bị kẹt khi có thay đổi.
Năm thứ chủ công ty nên tự nắm
Bảng dưới liệt kê từng thứ, lý do và mức tối thiểu nên giữ. Cách bố trí chi tiết tuỳ công ty và tuỳ thoả thuận với bên dịch vụ.
| Thứ cần nắm | Vì sao | Mức tối thiểu |
|---|---|---|
| Ngân hàng điện tử của công ty | Đây là tiền thật; kế toán chỉ cần xem, không cần duyệt chi | Chủ giữ quyền duyệt; kế toán chỉ có quyền xem hoặc nhận sao kê |
| Chữ ký số của công ty | Ký mọi tờ khai, báo cáo nhân danh công ty | Biết thiết bị đang ở đâu, biết mã truy cập, hạn hiệu lực; có thể thu về bất cứ lúc nào |
| Tài khoản thuế điện tử, hoá đơn điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử | Nơi nộp tờ khai, nhận thông báo, xuất hoá đơn | Chủ biết tên đăng nhập, mật khẩu; email và số liên lạc đăng ký là của công ty |
| Bản gốc giấy tờ pháp lý | Giấy chứng nhận, điều lệ, hợp đồng lớn, sổ đăng ký thành viên, con dấu nếu có | Lưu tại trụ sở, không gửi đi làm việc rồi để lại |
| Bản sao dữ liệu kế toán | Để đổi kế toán hoặc khi bị kiểm tra vẫn có số liệu | Nhận tệp sao lưu phần mềm và báo cáo mỗi quý, lưu ở chỗ của công ty |
Năm thứ này không đòi chủ công ty phải biết làm kế toán. Chúng chỉ đòi chủ biết mọi thứ đang ở đâu và mở được khi cần.
Thói quen hằng tháng giúp chủ công ty không bị mù số
Đọc sao kê ngân hàng tự mình. Mỗi tháng, mở sao kê tài khoản công ty, lướt các khoản chi lớn. Chị Ngân biết rõ mình đã duyệt những gì; một khoản lạ sẽ nổi lên ngay.
Nhận bản sao tờ khai đã nộp. Yêu cầu kế toán gửi tờ khai và thông báo nộp thành công sau mỗi kỳ, lưu vào một thư mục theo năm. Đây là bằng chứng công ty đã khai, và giúp kiểm nhanh khi có thông báo nhắc nợ thuế.
Tra cứu nghĩa vụ thuế định kỳ. Đăng nhập tài khoản thuế điện tử vài lần mỗi năm để xem công ty còn nợ thuế, tiền chậm nộp hay không. Việc này mất vài phút và tránh được bất ngờ khi làm thủ tục khác.
Đối chiếu hoá đơn đã xuất. Chủ công ty bán hàng nên biết tổng hoá đơn xuất trong tháng. Con số này phải khớp gần đúng với doanh thu kế toán ghi.
Một cuộc gọi mười lăm phút mỗi quý. Hỏi kế toán ba câu: quý này có gì bất thường, có thay đổi quy định nào ảnh hưởng tới công ty, và chứng từ nào còn thiếu.
Hợp đồng dịch vụ kế toán nên ghi những gì để bảo vệ công ty
Phần lớn văn phòng kế toán có hợp đồng mẫu. Đọc kỹ và đề nghị bổ sung những điểm dưới đây nếu chưa có.
- Phạm vi công việc cụ thể: những tờ khai nào, báo cáo nào, có bao gồm kỳ không phát sinh, có làm việc với cơ quan thuế khi được gọi hay không.
- Ai giữ chữ ký số và các tài khoản, trong thời gian nào, cam kết trả lại khi công ty yêu cầu hoặc khi chấm dứt hợp đồng.
- Lịch gửi tờ khai, báo cáo cho chủ công ty duyệt trước khi nộp, và lịch gửi bản sao sau khi nộp.
- Định dạng và thời điểm bàn giao dữ liệu kế toán, sổ sách khi kết thúc hợp đồng, kể cả trường hợp còn tranh chấp phí.
- Trách nhiệm của bên dịch vụ nếu sai sót do lỗi của họ gây tiền chậm nộp hay xử phạt cho công ty, ở mức hai bên thoả thuận.
- Cam kết bảo mật thông tin khách hàng, nhà cung cấp, giá vốn và dữ liệu cá nhân người lao động.
Không cần hợp đồng dày. Một hai trang rõ ràng về những điểm trên đáng giá hơn mười trang điều khoản chung chung.
Khi đổi kế toán hoặc bên dịch vụ ngừng làm
Trường hợp của chị Ngân không hiếm. Nếu phải đổi người làm sổ, thứ tự dưới đây giúp công ty không bị trễ kỳ khai.
- Kiểm ngay hạn khai gần nhất để biết còn bao nhiêu ngày, tránh trễ hạn trong lúc chuyển giao.
- Thu về chữ ký số, đổi mật khẩu tài khoản thuế điện tử, hoá đơn điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử, cập nhật email và số liên lạc của công ty.
- Yêu cầu bàn giao bằng biên bản: dữ liệu phần mềm, sổ sách, chứng từ gốc đang giữ, danh sách tờ khai đã nộp, các khoản còn treo.
- Đăng nhập tài khoản thuế, tải toàn bộ tờ khai và thông báo đã có, đối chiếu với danh sách bên cũ giao.
- Giao toàn bộ cho kế toán mới, đề nghị họ rà soát và báo những chỗ thiếu sót trước khi nhận trách nhiệm.
- Lưu biên bản bàn giao cùng hồ sơ năm đó, vì nó là căn cứ phân định trách nhiệm nếu sau này phát hiện sai sót.
Nếu bên cũ không hợp tác bàn giao, công ty vẫn có thể lấy lại dữ liệu khai thuế từ tài khoản của mình trên cổng thuế điện tử. Đây là lý do quan trọng nhất để chủ luôn giữ mật khẩu tài khoản đó.
Dấu hiệu bên dịch vụ đang làm không tới nơi
Tờ khai đến tay sau hạn. Chủ công ty chỉ nhận được tờ khai sau khi đã nộp, hoặc không nhận được gì. Không có bước duyệt trước nghĩa là không ai kiểm ngoài chính người làm.
Câu trả lời luôn là "anh chị yên tâm". Khi được hỏi cụ thể khoản nào bị loại, số thuế tạm nộp tính thế nào, mà câu trả lời chỉ là trấn an, đó là lúc nên hỏi lại bằng văn bản.
Thông báo của cơ quan thuế không được chuyển tới chủ. Thư nhắc nộp chậm, thông báo tiền chậm nộp đến email của bên dịch vụ và dừng ở đó. Chủ công ty chỉ biết khi làm thủ tục khác bị vướng.
Người phụ trách thay đổi liên tục. Mỗi quý một người mới, ai cũng hỏi lại từ đầu. Hồ sơ của công ty dễ rơi rớt qua mỗi lần chuyển tay.
Đề nghị "xử lý" bằng hoá đơn. Bên dịch vụ gợi ý mua thêm hoá đơn đầu vào để giảm thuế, hay "làm đẹp" sổ bằng chứng từ không có thật. Đây là dấu hiệu nên chấm dứt hợp tác ngay, vì rủi ro rơi vào chính công ty và người đại diện.
Giữ quyền kiểm soát mà không làm khó người làm dịch vụ
Nhiều chủ công ty ngại đề nghị giữ chữ ký số hay mật khẩu vì sợ kế toán nghĩ mình không tin. Thực ra kế toán dịch vụ có kinh nghiệm thường quen với yêu cầu này, và nhiều nơi chủ động khuyến khích, vì nó cũng bảo vệ họ: khi mọi việc đều được chủ duyệt và lưu bản sao, trách nhiệm hai bên rõ ràng hơn.
Cách làm êm nhất là đặt quy tắc ngay từ đầu hợp đồng, thay vì đòi lại giữa chừng. Ví dụ: chữ ký số để ở trụ sở công ty, kế toán đến ký hoặc dùng theo cách hai bên thống nhất; mật khẩu tài khoản thuế do chủ đặt, kế toán dùng nhưng không đổi; mỗi quý gửi bản sao lưu dữ liệu.
Với công ty nhiều thành viên, quy tắc này còn giúp tránh chuyện một thành viên tự liên hệ kế toán, ra chỉ đạo khác với người đại diện. Hợp đồng dịch vụ nên ghi rõ kế toán nhận chỉ đạo từ ai.
Trở lại với chị Ngân: sau lần văn phòng cũ đóng cửa, chị mất gần một tháng để lấy lại mật khẩu, xin cấp lại chữ ký số và nhờ kế toán mới dựng lại sổ từ tờ khai trên cổng thuế. Không có kỳ nào bị trễ, nhưng chỉ vì may mắn rơi vào giữa quý. Từ đó chị giữ một tờ giấy duy nhất trong két: danh sách tài khoản, nơi để chữ ký số, ngày hết hạn, và người liên hệ ở bên dịch vụ. Tờ giấy ấy là thứ rẻ nhất mà một chủ công ty nhỏ có thể làm cho mình.
Câu hỏi thường gặp
Kế toán dịch vụ giữ chữ ký số của công ty có vi phạm gì không?
Không có cấm đoán chung, nhiều doanh nghiệp nhỏ giao chữ ký số cho bên dịch vụ để nộp tờ khai. Nhưng mọi thứ ký bằng chữ ký số đó là nhân danh công ty, nên việc giao cần có thoả thuận bằng văn bản và chủ công ty phải có cách thu về.
Kế toán dịch vụ có chịu trách nhiệm thay công ty trước cơ quan thuế không?
Không. Trước cơ quan thuế, doanh nghiệp là người nộp thuế và chịu trách nhiệm về hồ sơ khai. Nếu sai sót do lỗi bên dịch vụ, công ty có thể yêu cầu họ bồi thường theo hợp đồng, nhưng phải tự xử lý với cơ quan thuế trước.
Có nên để kế toán có quyền chuyển tiền trên ngân hàng điện tử không?
Không nên. Kế toán cần xem sao kê để ghi sổ, không cần duyệt chi. Hầu hết ngân hàng cho phép phân quyền người lập lệnh và người duyệt; chủ công ty nên giữ quyền duyệt.
Bao lâu thì nên nhận bản sao lưu dữ liệu kế toán một lần?
Tối thiểu mỗi quý và sau mỗi mùa quyết toán. Với công ty nhiều giao dịch, hằng tháng thì tốt hơn. Lưu ở nơi công ty kiểm soát, không chỉ trong máy hay tài khoản của bên dịch vụ.
Thông báo của cơ quan thuế nên đăng ký nhận qua email nào?
Email đăng ký với cơ quan thuế nên là email của công ty, do chủ hoặc người được giao trong công ty quản lý. Nếu kế toán cần nhận, có thể chuyển tiếp tự động, nhưng không nên để email gốc là email cá nhân của người làm dịch vụ.