Thành viên công ty TNHH làm việc toàn thời gian cho công ty có thể nhận lương như một người lao động hoặc người quản lý, nhưng mức lương và hợp đồng phải được các thành viên chấp thuận theo thẩm quyền của công ty. Lương ấy là chi phí của công ty, trả trước khi tính lợi nhuận, chịu thuế thu nhập cá nhân và đi kèm bảo hiểm bắt buộc. Thù lao cho thành viên chỉ dự họp mà không trực tiếp điều hành là chuyện khác, với cách xử lý thuế khác.
Ví dụ giả định: chị Trang và anh Nam góp vốn ngang nhau lập công ty TNHH phân phối đồ gia dụng ở Bắc Ninh. Chị Trang bỏ việc cũ để điều hành toàn thời gian, anh Nam vẫn làm kỹ sư ở công ty khác, cuối tuần mới ghé. Sáu tháng đầu chị Trang không lấy lương vì "công ty còn khó". Đến tháng thứ bảy, chị bắt đầu cảm thấy mình làm không công. Bài này giúp hai người đặt mức lương, ký giấy tờ và giữ cơ chế này bền.
Vì sao lương cho người làm việc là chuyện phải nói sớm
Trong công ty bạn bè hay gia đình, thành viên điều hành thường không lấy lương lúc đầu để giữ tiền cho công ty. Nghe hợp lý, nhưng nó tạo ra một món nợ vô hình: người điều hành cảm thấy mình đã hy sinh, người góp vốn không nhìn thấy sự hy sinh đó trên sổ sách. Đến khi có lãi và chia theo vốn ngang nhau, người làm việc thấy mình bị thiệt.
Nói sớm về lương có ba cái lợi. Thứ nhất, nó làm rõ chi phí thật của công ty; một công ty chỉ có lãi khi không trả lương cho người điều hành thì thực ra chưa có lãi. Thứ hai, nó tách sòng phẳng phần trả cho công sức và phần trả cho vốn. Thứ ba, nó tạo hồ sơ cho người điều hành về thu nhập, bảo hiểm, những thứ họ mất đi khi bỏ việc cũ.
Nếu công ty thật sự chưa đủ tiền trả lương thị trường, hai người vẫn nên thống nhất một mức, rồi ghi nhận phần chưa trả hoặc thoả thuận mức thấp tạm thời có thời hạn. Im lặng mới là cách tệ nhất.
Ai quyết lương của thành viên và ký giấy gì
Ở công ty TNHH hai thành viên trở lên, mức lương, thưởng của giám đốc và một số chức danh quản lý thuộc thẩm quyền của hội đồng thành viên theo Luật Doanh nghiệp 2020, chi tiết có thể được điều lệ quy định thêm. Ngoài ra, hợp đồng giữa công ty với chính thành viên của mình là loại giao dịch phải được chấp thuận theo cách luật đặt ra cho giao dịch với người có liên quan. Thể thức họp và tỷ lệ thông qua có bài riêng ở trang pháp lý khác.
Trong thực tế công ty hai người, giấy tờ thường gồm: một nghị quyết của hội đồng thành viên bổ nhiệm chị Trang làm giám đốc và quyết định mức lương, phụ cấp, thưởng; một hợp đồng giữa công ty và chị Trang, ký bởi người đại diện được giao (nếu chị Trang vừa là người đại diện vừa là bên ký hợp đồng, cần xem ai ký phía công ty cho đúng). Nếu chị làm một vị trí không phải người quản lý, hợp đồng lao động thông thường là đủ.
Điểm cần nhớ: lương của chị Trang không phải chuyện chị tự quyết vì chị là giám đốc. Anh Nam phải đồng ý bằng văn bản. Đây là bảo vệ cho cả hai.
Đặt mức lương: ba cách nhìn và cách kết hợp
Không có công thức chuẩn. Ba cách nhìn dưới đây giúp hai người tìm một con số cả hai thấy hợp lý.
| Cách nhìn | Câu hỏi | Điểm yếu |
|---|---|---|
| Giá thị trường | Nếu thuê người ngoài làm đúng việc chị Trang đang làm thì trả bao nhiêu | Công ty mới có thể chưa đủ tiền trả mức đó |
| Thu nhập đã bỏ | Chị Trang đã bỏ công việc trả bao nhiêu để về đây | Không phản ánh giá trị công việc ở công ty mới |
| Khả năng chi trả | Dòng tiền sáu tháng gần nhất cho phép trả đều bao nhiêu | Dễ đặt quá thấp, kéo dài cảm giác thiệt |
| Kết hợp thường dùng | Lương cơ bản theo khả năng chi trả, cam kết tăng dần tới giá thị trường theo mốc doanh thu | Cần ghi rõ mốc và thời điểm xét lại |
Với chị Trang và anh Nam, mức kết hợp có thể là lương cơ bản thấp hơn thị trường trong năm đầu, kèm cam kết tự động tăng khi doanh thu quý vượt mức kế hoạch. Cam kết này ghi ngay trong nghị quyết lương.
Thuế, bảo hiểm và chi phí: những điểm khác với nhân viên thường
Thuế thu nhập cá nhân. Lương của thành viên điều hành là thu nhập từ tiền lương, tiền công; công ty khấu trừ như mọi người lao động.
Chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Lương trả cho thành viên trực tiếp làm việc, có hợp đồng, có quyết định và thực chi thường được trừ nếu đủ điều kiện chung. Hướng dẫn thuế lâu nay không cho trừ thù lao trả cho thành viên hội đồng thành viên không trực tiếp tham gia điều hành; bạn hỏi kế toán quy định hiện hành.
Bảo hiểm xã hội. Thành viên ký hợp đồng lao động thuộc diện bắt buộc như người lao động; người quản lý doanh nghiệp có hưởng lương cũng đã được Luật Bảo hiểm xã hội 2024 đưa vào diện bắt buộc. Hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội về hồ sơ cụ thể.
Thành viên đang làm nơi khác. Anh Nam vẫn làm kỹ sư, nếu nhận thù lao từ công ty thì khoản đó có thể chịu thuế theo cách khác lương chính. Cũng cần xem hợp đồng lao động ở nơi anh đang làm có điều khoản hạn chế việc làm thêm hay không.
Khi công ty khó khăn: viết sẵn cách xử lý lương
Năm khó sẽ đến. Viết sẵn cách xử lý trong nghị quyết lương giúp hai người không phải thương lượng lúc căng thẳng.
- Xác định một tín hiệu khó khăn đo được, ví dụ giả định tiền mặt cuối tháng xuống dưới mức đủ trả hai tháng chi phí cố định.
- Khi tín hiệu xuất hiện, lương của thành viên điều hành tự động giảm xuống mức sàn đã thống nhất, phần chênh lệch ghi nhận là công ty còn nợ.
- Thành viên không điều hành cam kết cùng chia khó, ví dụ chấp nhận không chia lợi nhuận hoặc cho công ty vay ngắn hạn theo thoả thuận.
- Khi tình hình ổn định trở lại, công ty trả dần phần lương đã nợ trước khi chia lợi nhuận.
- Nếu khó khăn kéo dài quá một thời hạn, hai người họp lại để quyết định hướng đi, không để chị Trang làm không lương vô thời hạn.
Phần lương ghi nợ là khoản phải trả của công ty, cần được kế toán theo dõi. Hỏi kế toán về thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và cách ghi chi phí cho khoản lương trả chậm.
Xem lại lương mỗi năm, không để thành chuyện cá nhân
Lương của thành viên điều hành nên được xem lại định kỳ, lý tưởng là ngay sau khi có báo cáo tài chính năm. Lúc đó hai người có số liệu cả năm, biết công ty chịu được mức nào, công việc của chị Trang đã lớn tới đâu. Một lịch cố định biến chuyện tăng lương thành thủ tục bình thường, không phải lời đề nghị khó mở miệng.
Cũng nên tính tới trường hợp anh Nam nghỉ việc cũ để về làm cùng. Khi đó hai thành viên đều điều hành, mỗi người một mảng, lương của cả hai đều cần quyết định lại. Nguyên tắc vẫn là trả theo công việc thực làm, còn lợi nhuận chia theo vốn.
Cuối cùng, mọi thay đổi về lương ghi bằng nghị quyết mới. Kế toán căn cứ nghị quyết để tính lương, khấu trừ thuế, đóng bảo hiểm. Khi có kiểm tra hay khi có tranh chấp, những tờ giấy này là thứ trả lời thay cho cả hai người.
Thù lao cho thành viên không điều hành: khác lương ở chỗ nào
Trong ví dụ, anh Nam không điều hành nhưng cuối tuần vẫn ghé kho, góp ý về kỹ thuật, dự họp hội đồng thành viên. Có nên trả gì cho anh không? Nếu có, khoản đó không phải lương của người làm việc toàn thời gian, mà là thù lao cho một phần việc cụ thể hoặc cho vai trò thành viên hội đồng.
Hai loại khoản này khác nhau ở căn cứ và cách xử lý. Lương của chị Trang gắn với hợp đồng, công việc thường xuyên, bảo hiểm bắt buộc. Thù lao của anh Nam nên gắn với một việc đo được, ví dụ giả định một khoản cố định cho mỗi lần anh kiểm tra kỹ thuật lô hàng nhập, có biên bản xác nhận. Nếu chỉ trả vì anh là thành viên dự họp, khoản đó dễ bị cơ quan thuế xem là không đủ điều kiện tính vào chi phí, như đã nói ở phần thuế bên trên.
Nhiều nhóm chọn cách đơn giản hơn: không trả thù lao cho thành viên không điều hành, để phần đóng góp nhỏ của anh Nam được bù qua lợi nhuận chia theo vốn. Cách nào cũng được, miễn hai người nói rõ và ghi vào nghị quyết. Điều cần tránh là trả một khoản đều đặn hằng tháng cho người không làm việc rồi gọi là lương, vừa sai bản chất vừa làm chị Trang thấy lương của mình bị so sánh không công bằng.
Câu hỏi thường gặp
Thành viên tự quyết lương cho mình vì là giám đốc có được không?
Ở công ty TNHH hai thành viên trở lên, lương của giám đốc và hợp đồng giữa công ty với thành viên cần được chấp thuận theo thẩm quyền quy định trong Luật Doanh nghiệp 2020 và điều lệ. Tự quyết có thể khiến khoản lương bị các thành viên khác phản đối hoặc bị coi là giao dịch không hợp lệ.
Lương của thành viên có được tính chi phí khi công ty lỗ không?
Lương là chi phí phát sinh bất kể lãi lỗ, nếu đủ điều kiện về hợp đồng, chứng từ và thực chi. Khoản lỗ có lương sẽ được chuyển sang các năm sau theo quy định về chuyển lỗ.
Có nên trả lương bằng nhau cho hai thành viên góp vốn ngang nhau không?
Chỉ khi công việc của hai người tương đương. Vốn bằng nhau quyết định lợi nhuận bằng nhau, còn lương trả theo việc. Người làm toàn thời gian và người làm cuối tuần nên có mức khác nhau.
Lương ghi nợ cho thành viên có bị tính thuế ngay không?
Thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và ghi nhận chi phí với khoản lương trả chậm có quy định riêng. Hỏi kế toán trước khi áp dụng cơ chế ghi nợ lương để làm đúng từ đầu.
Thành viên làm toàn thời gian có được hưởng trợ cấp thôi việc khi nghỉ không?
Nếu có hợp đồng lao động, quyền lợi khi chấm dứt hợp đồng theo Bộ luật Lao động 2019 và Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Với vị trí người quản lý làm theo bổ nhiệm, quyền lợi theo thoả thuận và quy định áp dụng; hỏi luật sư hoặc cơ quan lao động cho trường hợp cụ thể.