Khi một thành viên công ty TNHH mất liên lạc, công ty không được coi như người đó đã rời đi: họ vẫn là thành viên, phần vốn vẫn là của họ, lợi nhuận được chia vẫn phải giữ lại cho họ. Việc công ty cần làm là gửi thông báo đúng địa chỉ đã đăng ký, lưu bằng chứng đã gửi, tiếp tục ra quyết định theo cơ chế luật và điều lệ cho phép khi có thành viên vắng mặt. Nếu biệt tích kéo dài, người có quyền, lợi ích liên quan có thể yêu cầu toà án tuyên bố mất tích theo Bộ luật Dân sự 2015, và quyền của thành viên đó được thực hiện qua người quản lý tài sản.
Ví dụ giả định: anh Lợi, chị Vân và anh Hiếu lập công ty TNHH giao nhận hàng nhỏ ở Hải Phòng, mỗi người một phần ba vốn. Năm thứ ba, anh Hiếu sang nước ngoài làm việc, ban đầu còn nhắn tin, sau đó đổi số, không trả lời thư, gia đình cũng chỉ biết anh "đang ở bên đó". Công ty cần vay vốn mua thêm xe, cần chia lợi nhuận năm cũ. Bài này đi qua những việc hai thành viên còn lại nên làm cho đúng và an toàn.
Mất liên lạc không làm mất tư cách thành viên
Phản xạ đầu tiên của nhiều nhóm là "anh ấy bỏ rồi, coi như không còn". Về pháp lý, điều này không đúng. Tư cách thành viên công ty TNHH chỉ chấm dứt theo các trường hợp luật định, như chuyển nhượng hết phần vốn, công ty mua lại, thành viên chết, công ty giải thể. Im lặng hay đi xa không nằm trong danh sách đó.
Vì vậy anh Hiếu vẫn giữ một phần ba vốn, vẫn có quyền dự họp, quyền được chia lợi nhuận, quyền được thông tin. Hai thành viên còn lại không thể tự chia phần của anh, tự giảm vốn của anh, hay đăng ký một thành viên mới thay anh. Làm như vậy là xâm phạm quyền của thành viên và có thể bị huỷ, kèm trách nhiệm bồi thường.
Ngược lại, anh Hiếu vắng mặt cũng không có nghĩa là công ty phải đứng yên. Luật có cơ chế cho phép hội đồng thành viên họp và ra quyết định khi có thành viên không dự, với các điều kiện về triệu tập và tỷ lệ vốn dự họp. Chi tiết trình tự triệu tập lần hai, lần ba là phần riêng của luật về hội đồng thành viên; trang này chỉ nhắc rằng cơ chế ấy tồn tại và phải làm đúng từng bước.
Gửi thông báo cho thành viên vắng mặt: làm sao để chứng minh đã gửi
Mọi quyết định sau này phụ thuộc việc công ty đã thông báo đúng cách hay chưa. Hai thành viên còn lại nên làm từng bước dưới đây và giữ bằng chứng.
- Mở sổ đăng ký thành viên và điều lệ để xem địa chỉ liên lạc, thư điện tử, cách gửi thông báo đã thống nhất.
- Gửi thông báo mời họp và tài liệu đến đúng các địa chỉ đó, bằng các hình thức điều lệ cho phép, như thư bảo đảm có báo phát, thư điện tử.
- Giữ biên lai gửi, báo phát hoặc thư bị trả lại, bản chụp thư điện tử đã gửi và thông báo không gửi được nếu có.
- Thông báo thêm qua người thân của anh Hiếu, ghi lại ngày, người nhận, nội dung đã báo; việc này không thay thông báo chính thức nhưng cho thấy thiện chí.
- Ghi trong biên bản họp: thành viên vắng mặt, các cách đã thông báo, kèm bản chụp bằng chứng lưu hồ sơ.
- Gửi bản sao nghị quyết đã thông qua đến cùng các địa chỉ, để anh Hiếu biết khi quay lại.
Làm đủ những bước này, công ty có cơ sở chứng minh đã tôn trọng quyền của thành viên vắng mặt. Bỏ qua, mọi nghị quyết sau đó đều có thể bị anh Hiếu phản đối khi trở về.
Việc nào làm được, việc nào nên chờ
Không phải việc gì cũng có thể quyết khi một thành viên giữ một phần ba vốn biệt tin. Bảng dưới đây phân loại theo nguyên lý, mức tỷ lệ cụ thể đọc trong luật và điều lệ.
| Loại việc | Xử lý khi thành viên vắng mặt | Lưu ý |
|---|---|---|
| Điều hành hằng ngày | Giám đốc làm như bình thường | Không cần ý kiến thành viên |
| Việc thuộc hội đồng thành viên cần tỷ lệ thông thường | Họp theo trình tự triệu tập luật định, quyết khi đủ điều kiện | Lưu đủ bằng chứng thông báo |
| Chia lợi nhuận | Có thể quyết chia; phần của anh Hiếu giữ lại, ghi là khoản phải trả | Không dùng phần này cho việc khác khi chưa có thoả thuận |
| Vay vốn có thế chấp tài sản lớn | Ngân hàng có thể đòi ý kiến mọi thành viên hoặc hồ sơ họp chặt chẽ | Hỏi ngân hàng trước khi họp |
| Thay đổi quyền của anh Hiếu: giảm vốn của anh, đổi tỷ lệ | Nên chờ, hỏi luật sư | Rủi ro bị huỷ và bồi thường cao |
| Giải thể, bán toàn bộ công ty | Nên chờ hoặc làm qua thủ tục có toà án nếu kéo dài | Ảnh hưởng trực tiếp tài sản của thành viên vắng mặt |
Nguyên tắc chung: việc càng chạm tới phần vốn và quyền riêng của anh Hiếu thì càng nên chờ hoặc làm qua thủ tục có cơ quan có thẩm quyền.
Giữ phần lợi nhuận và giấy tờ cho người vắng mặt
Khi công ty quyết định chia lợi nhuận, phần của anh Hiếu được tính như mọi thành viên. Công ty không chuyển được vì không có tài khoản hay không liên lạc được, thì giữ lại và ghi nhận là khoản phải trả cho thành viên. Kế toán hướng dẫn cách hạch toán và thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phù hợp.
Không nên chuyển phần lợi nhuận này cho người thân của anh Hiếu chỉ vì họ hỏi, trừ khi họ có giấy uỷ quyền hợp lệ hoặc giấy tờ chứng minh quyền theo luật. Người thân thiện chí đến mấy cũng không tự nhiên có quyền nhận tiền của một thành viên còn sống.
Song song, công ty nên lập một hồ sơ riêng cho anh Hiếu: bản sao các thông báo đã gửi, nghị quyết đã thông qua, bảng tính lợi nhuận đã giữ lại, những lần người thân liên hệ. Hồ sơ này giúp việc bàn giao khi anh quay lại, hoặc khi có người quản lý tài sản, người thừa kế đến, được gọn và minh bạch.
Nếu anh Hiếu chưa góp đủ phần vốn đã cam kết, tình huống khác hẳn và phải xử lý theo quy định về góp vốn của Luật Doanh nghiệp 2020; danh mục vốn điều lệ và góp vốn của trang có bài riêng.
Khi biệt tích kéo dài: các thủ tục theo Bộ luật Dân sự 2015
Thông báo tìm kiếm người vắng mặt. Người có quyền, lợi ích liên quan có thể yêu cầu toà án thông báo tìm kiếm người vắng mặt tại nơi cư trú và quản lý tài sản của người đó. Công ty là chủ thể có lợi ích liên quan đến việc thành viên thực hiện quyền và nghĩa vụ.
Tuyên bố mất tích. Khi một người biệt tích từ hai năm liền trở lên, đã áp dụng đầy đủ biện pháp thông báo, tìm kiếm mà không có tin tức xác thực, toà án có thể tuyên bố người đó mất tích theo yêu cầu của người có quyền, lợi ích liên quan. Quyền và nghĩa vụ của thành viên khi đó được thực hiện thông qua người quản lý tài sản theo pháp luật dân sự.
Tuyên bố chết. Bộ luật Dân sự 2015 có các trường hợp toà án tuyên bố một người là đã chết với điều kiện chặt chẽ hơn về thời gian và hoàn cảnh. Khi đó phần vốn đi theo quy định về thừa kế: người thừa kế trở thành thành viên theo Luật Doanh nghiệp 2020, trừ những trường hợp luật và điều lệ quy định khác.
Người quay về sau khi bị tuyên bố. Người bị tuyên bố mất tích hay đã chết mà trở về có thể yêu cầu huỷ quyết định và được nhận lại tài sản theo quy định. Vì vậy mọi quyết định với phần vốn của anh Hiếu cần làm đúng thủ tục ngay từ đầu.
Khi thành viên quay lại: bàn giao cho gọn, nói chuyện cho thẳng
Nhiều trường hợp mất liên lạc kết thúc bằng một cuộc điện thoại bất ngờ: anh Hiếu về nước, đổi số, đã có việc khác, giờ muốn biết công ty ra sao. Đây là lúc hồ sơ riêng mà công ty giữ cho anh phát huy tác dụng. Hai thành viên còn lại đưa anh xem các thông báo đã gửi, các nghị quyết đã thông qua khi anh vắng, bảng tính phần lợi nhuận đang giữ lại.
Anh Hiếu có quyền đọc toàn bộ những giấy tờ ấy và đặt câu hỏi. Nếu anh không đồng ý với một nghị quyết đã thông qua khi vắng mặt, anh có thể xem xét các quyền mà Luật Doanh nghiệp 2020 dành cho thành viên, kể cả quyền yêu cầu huỷ nghị quyết trong thời hạn và điều kiện luật định. Công ty đã làm đúng trình tự thì không có gì phải lo; công ty làm tắt thì đây là lúc rủi ro lộ ra.
Sau phần giấy tờ là phần nói chuyện. Ba người nên hỏi thẳng nhau: anh Hiếu còn muốn tiếp tục là thành viên không, có thể tham gia ở mức nào, có muốn bán lại phần vốn không. Nếu anh muốn rút, đây là thời điểm tốt để làm thủ tục chuyển nhượng theo quyền ưu tiên mua của thành viên còn lại, thay vì để tình trạng vắng mặt lặp lại. Nếu anh ở lại, hãy cập nhật ngay địa chỉ liên lạc và chỉ định người được uỷ quyền khi anh lại đi xa.
Viết vào điều lệ trước khi có người đi xa
Phần lớn rắc rối ở trên có thể nhẹ đi nhiều nếu điều lệ và thoả thuận giữa thành viên có sẵn vài điều khoản. Khi sửa điều lệ, ba thành viên của công ty ở Hải Phòng nên cân nhắc:
- Mỗi thành viên đăng ký một địa chỉ thư điện tử nhận thông báo chính thức, có nghĩa vụ báo công ty khi thay đổi; thông báo gửi tới địa chỉ cuối cùng đã báo được coi là đã gửi.
- Thành viên đi nước ngoài hay vắng mặt dài ngày phải chỉ định người được uỷ quyền dự họp, biểu quyết, nhận lợi nhuận thay, bằng văn bản có thời hạn.
- Thời hạn trả lời các đề nghị lấy ý kiến bằng văn bản, và cách xử lý khi thành viên không trả lời.
- Cách giữ và trả phần lợi nhuận cho thành viên không nhận được tiền.
- Cơ chế mua lại phần vốn theo giá định trước khi một thành viên không thực hiện quyền, nghĩa vụ trong một thời gian dài, nếu luật sư thấy phù hợp quy định hiện hành.
Mấy dòng này mất không quá một buổi họp, nhưng tiết kiệm hàng năm trời chờ đợi. Hỏi luật sư để các điều khoản không mâu thuẫn với quyền của thành viên được Luật Doanh nghiệp 2020 bảo vệ.
Câu hỏi thường gặp
Có thể đăng ký giảm vốn để loại thành viên mất liên lạc ra khỏi công ty không?
Không nên tự làm. Giảm vốn hay loại một thành viên chạm trực tiếp vào phần vốn của người đó và chỉ được làm theo các trường hợp luật định. Làm sai có thể bị huỷ và phải bồi thường. Hỏi luật sư trước khi có bất kỳ thay đổi nào về phần vốn của người vắng mặt.
Người thân của thành viên mất liên lạc có quyền dự họp thay không?
Chỉ khi có giấy uỷ quyền hợp lệ của chính thành viên, hoặc là người quản lý tài sản theo quyết định của toà án. Quan hệ gia đình không tự tạo ra quyền thay mặt thành viên ở công ty.
Ngân hàng có cho công ty vay khi một thành viên biệt tin không?
Tuỳ chính sách từng ngân hàng và loại tài sản bảo đảm. Nhiều ngân hàng xem kỹ hồ sơ họp hội đồng thành viên và có thể đòi thêm giấy tờ. Hỏi ngân hàng trước để chuẩn bị hồ sơ họp đúng yêu cầu.
Thành viên mất liên lạc có phải chịu lỗ của công ty không?
Theo nguyên tắc trách nhiệm hữu hạn, thành viên chịu rủi ro trong phạm vi vốn đã cam kết góp. Phần vốn của họ tăng hay giảm giá trị theo kết quả kinh doanh như mọi thành viên khác.
Có cần báo Phòng Đăng ký kinh doanh khi thành viên mất liên lạc không?
Việc một thành viên không liên lạc được không phải là thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Chỉ khi có thay đổi thật về thành viên, như chuyển nhượng, thừa kế theo thủ tục, mới làm hồ sơ đăng ký thay đổi.
Thành viên mất liên lạc là người đại diện theo pháp luật thì sao?
Khi đó công ty gặp khó ngay trong việc ký kết hằng ngày. Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định về việc người đại diện vắng mặt và thay thế người đại diện; nên hỏi luật sư và Phòng Đăng ký kinh doanh về trình tự cho trường hợp cụ thể.