Khi công ty TNHH nhận người đầu tiên vào làm có trả lương và có sự quản lý, điều hành của công ty, quan hệ đó là quan hệ lao động theo Bộ luật Lao động 2019, dù hai bên gọi nó là gì. Công ty cần giao kết hợp đồng lao động, thường bằng văn bản, chọn đúng loại hợp đồng, thoả thuận thử việc trong giới hạn luật cho phép, và từ đó kéo theo nghĩa vụ bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân khấu trừ, sổ lương.
Ở công ty nhỏ, nhân viên đầu tiên thường là em họ, bạn cũ, hàng xóm. Sự thân quen làm người ta ngại giấy tờ, và đó là lúc rủi ro sinh ra cho cả hai phía. Bài này đi từng quyết định khi ký hợp đồng đầu tiên. Phần đóng bảo hiểm xã hội có bài riêng trong cùng chuyên mục. Mọi chi tiết về mức lương tối thiểu, mẫu biểu, thời hạn báo cáo hãy kiểm văn bản hiện hành hoặc hỏi kế toán.
Tình huống: chị Loan nhận cô em họ vào xưởng
Chị Loan (ví dụ giả định) lập công ty TNHH một thành viên làm trái cây sấy ở Đồng Tháp. Tháng thứ hai, đơn hàng nhiều lên, chị nhận cô em họ vào làm đóng gói, trả lương tháng, làm theo giờ của xưởng, chị phân việc hằng ngày. Hai chị em thống nhất miệng: "làm thử xem sao, chưa cần giấy tờ, cộng tác thôi".
Ba tháng sau, cô em bị bỏng nhẹ khi đứng gần lò sấy. Không có hợp đồng, không có bảo hiểm, không có giấy tờ nào ghi cô làm ở đây từ bao giờ, làm việc gì, lương bao nhiêu. Chị Loan lo chi phí chữa trị bằng tiền riêng, may mà không nặng. Nhưng nếu nặng hơn, hoặc nếu hai chị em giận nhau, công ty của chị đứng trước những câu hỏi mà một tờ hợp đồng hai trang đã trả lời sẵn.
Câu chuyện này không hiếm. Phần lớn chủ công ty nhỏ không cố tình né luật; họ chỉ nghĩ rằng giấy tờ là việc của công ty lớn. Thực tế ngược lại: công ty càng nhỏ, một sự cố với một người càng chiếm phần lớn sức lực của chủ.
Gọi là cộng tác viên chưa chắc thoát khỏi hợp đồng lao động
Bộ luật Lao động 2019 nhìn vào nội dung chứ không nhìn vào tên gọi. Nếu hai bên thoả thuận bằng một tên khác như hợp đồng cộng tác, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng khoán, nhưng nội dung cho thấy người đó làm việc có trả công, tiền lương và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát của công ty, thì quan hệ đó được coi là hợp đồng lao động. Cô em họ của chị Loan làm theo giờ xưởng, nhận việc từ chị, nhận lương tháng: đó là người lao động.
Có những quan hệ thật sự không phải lao động: một người thiết kế tự do nhận làm bộ nhãn bao bì, tự quyết cách làm, giao sản phẩm theo hợp đồng, nhận tiền theo sản phẩm, làm cho nhiều khách cùng lúc. Đó gần với hợp đồng dịch vụ theo Bộ luật Dân sự 2015. Ranh giới nằm ở chỗ ai quyết định cách làm, giờ làm, và người làm có lệ thuộc vào công ty hay không.
Chọn sai loại hợp đồng không chỉ là chuyện hình thức. Nó kéo theo câu hỏi về bảo hiểm xã hội bắt buộc, thuế thu nhập cá nhân khấu trừ, chế độ nghỉ, trách nhiệm khi xảy ra tai nạn. Khi phân vân, viết ra người đó làm gì, ai giao việc, làm ở đâu, giờ nào, trả tiền thế nào, rồi hỏi kế toán hoặc người hiểu luật lao động.
Chọn loại hợp đồng cho người đầu tiên
Bộ luật Lao động 2019 có hai loại hợp đồng lao động: không xác định thời hạn và xác định thời hạn không quá 36 tháng. Bảng dưới đặt hai loại cạnh nhau ở góc công ty nhỏ, không thay cho tư vấn cụ thể.
| Tiêu chí | Xác định thời hạn | Không xác định thời hạn |
|---|---|---|
| Thời hạn | Hai bên ghi ngày kết thúc, tối đa 36 tháng | Không ghi ngày kết thúc |
| Ký tiếp khi hết hạn | Được ký thêm một lần hợp đồng xác định thời hạn; sau đó, nếu tiếp tục làm, thường phải chuyển sang không xác định thời hạn, trừ một số trường hợp luật quy định | Không cần ký lại |
| Khi công ty muốn dừng | Hết hạn là căn cứ chấm dứt, vẫn phải báo trước theo luật | Chỉ chấm dứt khi có căn cứ luật định và đúng thủ tục |
| Hợp với | Việc theo mùa vụ, dự án, hoặc khi công ty chưa chắc quy mô năm sau | Vị trí lâu dài, người công ty muốn giữ |
| Điều hay bị hiểu nhầm | Ký liên tục nhiều hợp đồng ngắn để tránh hợp đồng dài | Nghĩ rằng không bao giờ cho nghỉ được |
Nhiều chủ công ty nhỏ chọn hợp đồng xác định thời hạn một năm cho người đầu tiên để có thời gian nhìn lại. Đó là lựa chọn hợp lệ. Điều cần tránh là dùng chuỗi hợp đồng ngắn như một cách né nghĩa vụ; luật đã giới hạn số lần ký để chặn việc đó.
Thử việc: những giới hạn nên thuộc
Thử việc là thoả thuận, không bắt buộc. Hai bên có thể ghi thử việc trong hợp đồng lao động hoặc ký một hợp đồng thử việc riêng. Với người đã làm quen việc, có thể bỏ qua thử việc.
Mỗi công việc chỉ thử một lần. Không được kéo dài bằng cách ký thử việc lần hai cho cùng một công việc.
Thời gian tối đa tuỳ tính chất công việc. Theo Bộ luật Lao động 2019: không quá 180 ngày với công việc của người quản lý doanh nghiệp; không quá 60 ngày với công việc cần trình độ cao đẳng trở lên; không quá 30 ngày với công việc cần trình độ trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ; không quá 6 ngày làm việc với công việc khác. Hợp đồng dưới một tháng thì không áp dụng thử việc.
Lương thử việc có sàn. Ít nhất bằng 85% mức lương của công việc đó. Ghi rõ cả hai con số trong thoả thuận để không ai hiểu khác.
Kết thúc thử việc phải thông báo kết quả. Đạt thì tiếp tục giao kết hoặc thực hiện hợp đồng lao động; không đạt thì chấm dứt. Trong thời gian thử việc, mỗi bên có quyền chấm dứt mà không cần báo trước và không phải bồi thường.
Những điều công ty không được đòi khi nhận người
Một số yêu cầu nghe có vẻ "để yên tâm" nhưng Bộ luật Lao động 2019 cấm người sử dụng lao động làm. Chủ công ty nhỏ hay vướng vì làm theo thói quen chỗ cũ:
- Giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động. Muốn đối chiếu thì xem bản chính rồi giữ bản sao.
- Yêu cầu người lao động đặt cọc tiền hoặc tài sản khác để bảo đảm thực hiện hợp đồng, kể cả gọi là "tiền ký quỹ đồng phục" hay "tiền giữ chỗ".
- Buộc người lao động thực hiện hợp đồng để trả nợ cho công ty.
- Trả lương thấp hơn mức lương tối thiểu vùng áp dụng cho nơi làm việc khi người đó làm đủ thời giờ bình thường.
- Ép làm thêm giờ vượt giới hạn luật cho phép hoặc không trả tiền làm thêm.
Nếu lo người mới làm hỏng tài sản hay mang hàng đi, công cụ đúng là quy định trách nhiệm vật chất trong hợp đồng và nội quy, giao nhận tài sản có ký nhận, và kiểm soát hàng hoá hằng ngày. Đặt cọc hay giữ giấy tờ chỉ làm công ty sai trước.
Bộ giấy tờ tối thiểu cho người đầu tiên
Không cần phòng nhân sự để làm đúng. Với một hai người lao động, thứ tự dưới đây đủ dùng; mẫu biểu cụ thể hỏi kế toán.
- Thu bản sao giấy tờ tuỳ thân, thông tin mã số thuế cá nhân (hiện dùng số định danh cá nhân), số tài khoản ngân hàng để trả lương, thông tin liên hệ khi khẩn cấp.
- Ký hợp đồng lao động bằng văn bản, mỗi bên giữ một bản. Hợp đồng ký qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu cũng có giá trị như văn bản. Nội dung tối thiểu: công việc, nơi làm việc, thời hạn, mức lương và cách trả, thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, bảo hiểm, đào tạo nếu có.
- Giao bản mô tả công việc ngắn: việc chính hằng ngày, ai giao việc, ai duyệt kết quả. Một trang là đủ.
- Ghi người này vào bảng lương tháng, trả lương qua tài khoản ngân hàng của công ty, lưu bảng chấm công.
- Báo kế toán để làm thủ tục bảo hiểm xã hội và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân nếu có.
- Khi số người lao động tăng lên, kiểm lại các nghĩa vụ đi theo quy mô: nội quy lao động bằng văn bản từ khi có đủ 10 người trở lên, thang lương bảng lương, báo cáo tình hình sử dụng lao động theo định kỳ.
Chị Loan làm lại từ đầu với cô em họ: ký hợp đồng xác định thời hạn một năm, ghi rõ việc đóng gói và vận hành máy hàn túi, không làm việc trực tiếp với lò sấy khi chưa được hướng dẫn an toàn. Giấy tờ mất một buổi chiều.
Người quen, người nhà: giữ hoà khí bằng giấy tờ rõ ràng
Có ba điểm hay gây sứt mẻ giữa chủ và nhân viên là người quen. Thứ nhất, lương và thưởng nói miệng, mỗi người nhớ một con số. Thứ hai, ranh giới giữa việc của công ty và việc nhờ vả riêng: hôm nay đóng hàng, mai đón con giúp chủ, mốt trông nhà. Thứ ba, lúc phải nhắc nhở hay chấm dứt hợp đồng, người chủ ngại, người làm tự ái, và không có tờ giấy nào làm điểm tựa.
Hợp đồng và bản mô tả công việc giải quyết được hai điểm đầu. Điểm thứ ba cần thêm một thói quen: đánh giá công việc theo định kỳ, có ghi lại, kể cả bằng một tin nhắn tóm tắt sau buổi nói chuyện. Khi phải nói chuyện khó, cả hai bên đều có cái để nhìn vào, thay vì cãi về trí nhớ.
Với người thân trong gia đình như vợ, chồng, con của chủ, câu hỏi có ký hợp đồng lao động hay không, có đóng bảo hiểm hay không, lương có được tính vào chi phí hay không, có những điểm riêng. Đừng tự suy từ trường hợp người ngoài; hỏi kế toán trước khi đưa người nhà vào bảng lương.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên làm bán thời gian có phải ký hợp đồng lao động không?
Có, nếu người đó làm việc có trả lương và chịu sự quản lý, điều hành của công ty thì vẫn là quan hệ lao động, dù làm ít giờ. Hợp đồng ghi rõ thời giờ làm việc. Nghĩa vụ bảo hiểm với người làm không trọn thời gian có điểm mới theo luật năm 2024, nên hỏi kế toán hoặc cơ quan bảo hiểm.
Có được ký hợp đồng lao động bằng lời nói không?
Bộ luật Lao động 2019 cho phép giao kết bằng lời nói với hợp đồng có thời hạn dưới một tháng, trừ một số trường hợp luật yêu cầu văn bản. Với nhân viên làm lâu dài, nên ký văn bản để cả hai bên có căn cứ, và vì nhiều thủ tục bảo hiểm, thuế cần hợp đồng.
Hết thử việc mà quên thông báo kết quả, người lao động vẫn làm tiếp thì sao?
Khi người lao động tiếp tục làm việc sau thời gian thử việc, thực tế quan hệ lao động đã tiếp diễn, và công ty nên giao kết hoặc xác nhận hợp đồng lao động ngay. Lương phải trả theo mức chính thức từ khi hết thử việc. Đặt lịch nhắc từ ngày ký thử việc để không lặp lại.
Công ty mới chưa có nội quy thì xử lý kỷ luật thế nào?
Việc xử lý kỷ luật lao động phải dựa trên hành vi đã được quy định trong nội quy, hợp đồng hoặc luật. Công ty dưới 10 người không bắt buộc nội quy bằng văn bản nhưng nên ghi các thoả thuận về kỷ luật trong hợp đồng. Trước khi xử lý, hỏi người hiểu luật lao động về trình tự.
Có thể trả lương bằng tiền mặt cho nhân viên đầu tiên không?
Luật cho phép trả lương bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, nhưng chuyển khoản từ tài khoản công ty giúp lưu chứng từ rõ ràng và thuận cho việc tính chi phí. Nếu trả tiền mặt, phải có bảng lương có chữ ký nhận. Kế toán sẽ nói yêu cầu chứng từ cụ thể.
Người lao động chưa có mã số thuế cá nhân thì công ty làm gì?
Hiện số định danh cá nhân được dùng thay mã số thuế cá nhân theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Công ty chỉ cần thu đúng thông tin trên giấy tờ tuỳ thân và để kế toán khai khi khấu trừ thuế. Nếu thông tin lệch, kế toán hướng dẫn người lao động cập nhật.
