Công ty TNHH mới thành lập cần có người làm kế toán ngay từ tháng đầu, vì sổ sách, tờ khai thuế và chứng từ bắt đầu từ ngày có mã số, kể cả khi chưa có doanh thu. Luật Kế toán 2015 cho phép doanh nghiệp tự bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán; doanh nghiệp nhỏ thường có ba cách: thuê đơn vị dịch vụ, tuyển một kế toán nội bộ, hoặc chủ tự làm với sự hỗ trợ. Mỗi cách hợp với một hoàn cảnh.
Bài này giúp bạn chọn cách bố trí và làm cho tháng đầu chạy trơn. Phần chủ công ty vẫn phải tự nắm những gì khi đã thuê dịch vụ, và hợp đồng dịch vụ nên ghi gì, đã có bài riêng ở chuyên mục thuế và kế toán ban đầu; ở đây đi trước một bước: quyết định ai làm, và làm gì trong mấy tuần đầu.
Vì sao không chờ "có doanh thu rồi mới thuê kế toán"
Lý do đầu tiên là thời gian. Từ khi công ty có mã số, các kỳ khai bắt đầu tính. Kỳ đầu tiên có thể rơi vào lúc bạn còn bận tìm khách, và nếu không ai theo dõi, công ty trễ hạn ngay từ đầu dù chẳng có gì phải nộp.
Lý do thứ hai là chứng từ. Tháng đầu là lúc công ty chi nhiều mà chưa thu: thuê chỗ, mua máy, làm hoá đơn, làm biển, mua chữ ký số, chạy quảng cáo thử. Chứng từ đúng tên công ty, đúng mã số, thanh toán đúng cách quyết định khoản nào được tính là chi phí và khoản lỗ năm đầu có giá trị về sau hay không. Người làm kế toán vào muộn ba tháng thường phải đi xin lại hoá đơn, và nhiều khoản không xin lại được nữa.
Lý do thứ ba là quyết định ban đầu. Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng, kỳ khai, chế độ kế toán áp dụng, cách ghi nhận vốn góp đều nên chọn có chủ đích ngay từ đầu. Đổi về sau thì được, nhưng tốn công và đôi khi phải chờ đến kỳ cho phép đổi.
Ba cách bố trí người làm kế toán
Bảng dưới so ba cách hay gặp ở công ty TNHH nhỏ. Không cách nào đúng cho mọi công ty; ví dụ ở cột cuối là ví dụ giả định.
| Tiêu chí | Thuê đơn vị dịch vụ | Tuyển kế toán nội bộ | Chủ tự làm, có người kiểm |
|---|---|---|---|
| Hợp với | Công ty ít giao dịch, chủ không rành sổ sách | Công ty nhiều hoá đơn mỗi ngày, có kho, có nhiều nhân viên | Chủ có nền kế toán, giao dịch rất ít |
| Điểm mạnh | Có kinh nghiệm nhiều khách, theo dõi văn bản mới | Ngồi cạnh chủ, nắm hàng hoá, chứng từ hằng ngày | Chủ hiểu sâu số liệu công ty mình |
| Điểm yếu | Không ở cạnh để thu chứng từ hằng ngày; phụ thuộc người phụ trách | Một người nghỉ là đứt; khó tự kiểm chéo | Dễ quá tải, dễ sót văn bản mới, thiếu người soát |
| Việc chủ phải làm | Gom chứng từ gửi đúng hẹn, duyệt tờ khai | Giám sát, kiểm chéo bằng sao kê và báo cáo tháng | Thuê người soát quyết toán cuối năm |
| Ví dụ | Studio ảnh hai người ở Lào Cai | Cửa hàng vật tư nông nghiệp ở Lâm Đồng | Kế toán nghỉ việc ra lập công ty tư vấn |
Nhiều công ty đi theo đường: năm đầu thuê dịch vụ, khi giao dịch đủ nhiều thì tuyển một người nội bộ làm chứng từ hằng ngày và vẫn giữ dịch vụ làm báo cáo, quyết toán. Kết hợp như vậy không bị cấm, miễn là phân rõ ai chịu trách nhiệm phần nào.
Tình huống: một hộp biên lai sau ba tháng
Anh Bảo và chị Thư (ví dụ giả định) lập công ty TNHH hai thành viên mở studio chụp ảnh sản phẩm ở Lào Cai. Hai người đều giỏi nghề, không ai rành sổ sách. Họ định chờ có hợp đồng lớn đầu tiên rồi mới thuê kế toán, trong lúc đó cứ bỏ biên lai vào một chiếc hộp giày đặt trên bàn.
Ba tháng sau, khi một khách hàng doanh nghiệp đòi hoá đơn, họ mới đi tìm kế toán dịch vụ. Người kế toán mở hộp ra và phân loại được ba nhóm. Nhóm thứ nhất là hoá đơn đúng tên công ty, trả từ tài khoản công ty: dùng được. Nhóm thứ hai là hoá đơn ghi tên cá nhân anh Bảo vì mua trước ngày có giấy: phải xem xét từng khoản theo quy định về chi phí trước thành lập. Nhóm thứ ba là phiếu viết tay, biên nhận không có thông tin người bán, và mấy hoá đơn lớn trả bằng tiền mặt: phần lớn khó đưa vào chi phí.
Cùng lúc, người kế toán phát hiện công ty đã qua một kỳ khai mà chưa nộp tờ khai nào. Không có khoản thuế nào phải nộp, nhưng vẫn là nộp chậm, phải làm việc với cơ quan thuế để khắc phục. Tổng chi phí sửa sai, tính cả thời gian của hai người chủ, lớn hơn nhiều so với tiền thuê một người làm từ tháng đầu. Họ rút ra một quy tắc đơn giản cho các lần sau: chưa có người làm kế toán thì chưa chi khoản lớn nào.
Người nhà làm kế toán: được không
Chuyện hay gặp ở công ty gia đình: chồng làm giám đốc, vợ làm kế toán; mẹ làm chủ, con làm sổ. Luật Kế toán 2015 có quy định về những người không được làm kế toán, trong đó có hạn chế với người có quan hệ gia đình gần với người đại diện theo pháp luật, giám đốc, kế toán trưởng, thủ quỹ, thủ kho ở cùng đơn vị. Lý do là nguyên tắc kiểm soát: người ghi sổ không nên là người nhà của người ra quyết định chi tiền.
Luật cũng có ngoại lệ cho một số loại hình doanh nghiệp và trường hợp do Chính phủ quy định, và công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ là trường hợp hay được nhắc trong ngoại lệ đó. Vì phạm vi ngoại lệ là chỗ dễ hiểu sai, bạn hỏi lại kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý trước khi giao việc kế toán cho vợ, chồng, con, anh chị em, và nhất là khi công ty có từ hai thành viên trở lên.
Kể cả khi được phép, bạn vẫn nên có một người ngoài soát báo cáo năm. Lý do không phải nghi ngờ người nhà mà là để có con mắt thứ hai, điều mà công ty gia đình thường thiếu nhất.
Tuần đầu làm việc với người kế toán: giao gì, hỏi gì
Dù bạn chọn cách nào, tuần đầu nên có một buổi làm việc với người làm kế toán. Thứ tự dưới đây giúp buổi đó ra được việc:
- Giao bản giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, danh sách thành viên và tỷ lệ vốn góp, chứng từ góp vốn đã có.
- Giao toàn bộ hoá đơn, hợp đồng, biên lai của các khoản đã chi trước và sau khi có giấy, kể cả những thứ bạn không chắc có dùng được. Để kế toán quyết định cái nào ghi nhận được.
- Thống nhất ai giữ chữ ký số, tài khoản thuế điện tử, tài khoản hoá đơn, và thư điện tử nào nhận thông báo.
- Hỏi rõ: công ty khai thuế giá trị gia tăng theo tháng hay quý, theo phương pháp nào; kỳ khai đầu tiên là kỳ nào; hạn đầu tiên là ngày nào.
- Hỏi rõ chế độ kế toán công ty sẽ áp dụng và sổ sách được lưu ở đâu, dạng nào, bản sao gửi về công ty ra sao.
- Thống nhất lịch gửi chứng từ hằng tháng và lịch nhận báo cáo ngắn: tiền vào, tiền ra, công nợ, thuế sắp nộp.
Ghi biên bản ngắn của buổi này, kể cả bằng một thư tóm tắt. Đó là "bản hướng dẫn sử dụng" công ty của bạn cho bất kỳ người kế toán nào sau này.
Lệ phí môn bài và những thông tin cũ cần bỏ qua
Nhiều chủ công ty mới tìm đọc trên mạng và gặp hướng dẫn cũ dặn nộp tờ khai lệ phí môn bài, kèm mức thu và hạn nộp. Theo chủ trương được công bố năm 2025, lệ phí môn bài được bãi bỏ từ năm 2026. Vì đây là thay đổi mới, bạn nên kiểm lại với cơ quan thuế quản lý hoặc kế toán xem công ty của mình còn phải làm gì liên quan hay không, nhất là khi công ty được thành lập từ trước năm 2026 hoặc từng có nghĩa vụ chưa xử lý xong.
Câu chuyện môn bài là một ví dụ điển hình cho việc thông tin về thuế, phí cũ đi rất nhanh. Bài hướng dẫn viết hai năm trước có thể sai ở nhiều chỗ: mẫu biểu, kỳ khai, ngưỡng, cách tính, cơ quan quản lý sau sắp xếp bộ máy năm 2025. Một trong những giá trị lớn nhất của người làm kế toán có nghề là biết thông tin nào đã hết hiệu lực.
Vì vậy khi chọn người làm kế toán, đặt một câu hỏi thử: năm nay có thay đổi nào về thuế, phí ảnh hưởng tới công ty mới thành lập. Người trả lời được cụ thể, kèm lời dặn kiểm lại, thường đáng tin hơn người trả lời "anh chị yên tâm".
Dấu hiệu cách bố trí hiện tại không còn hợp
Chứng từ dồn tới cuối quý mới gửi. Kế toán dịch vụ chỉ nhận được chứng từ vào ngày cuối, sai sót không còn thời gian sửa. Hoặc tăng nhịp gửi, hoặc đã tới lúc cần người nội bộ thu chứng từ hằng ngày.
Chủ không trả lời được câu "tháng này lãi hay lỗ". Sổ sách đúng hạn nhưng không ai đọc. Đề nghị báo cáo tháng ngắn gọn, hoặc chọn người làm có thói quen giải thích số liệu.
Kế toán nội bộ làm cả thủ quỹ, cả mua hàng. Một người vừa chi tiền vừa ghi sổ là thiếu kiểm soát. Tách bớt việc, hoặc để chủ duyệt mọi lệnh chi.
Chủ tự làm và trễ một kỳ khai. Một lần trễ là tín hiệu. Thuê người soát hoặc chuyển sang dịch vụ trước khi trễ lần hai.
Công ty sắp có thay đổi lớn. Nhận vốn mới, mở thêm ngành, bắt đầu xuất khẩu, tuyển nhiều người: đây là lúc xem lại người làm kế toán có theo kịp không.
Câu hỏi thường gặp
Công ty TNHH nhỏ có bắt buộc phải có kế toán trưởng không?
Luật Kế toán 2015 yêu cầu đơn vị kế toán bố trí kế toán trưởng, nhưng có quy định riêng cho doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ, trong đó doanh nghiệp siêu nhỏ có thể bố trí người phụ trách kế toán. Công ty cũng có thể thuê dịch vụ làm kế toán trưởng. Hỏi kế toán để biết công ty mình thuộc trường hợp nào.
Thuê kế toán dịch vụ thì người đại diện theo pháp luật còn chịu trách nhiệm không?
Còn. Bên dịch vụ chịu trách nhiệm với công ty theo hợp đồng, nhưng với cơ quan nhà nước, công ty và người đại diện theo pháp luật vẫn chịu trách nhiệm về số liệu đã khai. Vì vậy chủ nên duyệt tờ khai trước khi nộp và giữ bản sao.
Chủ công ty không học kế toán có tự làm được không?
Được, luật không cấm chủ tự làm kế toán ở công ty nhỏ, trừ những trường hợp luật hạn chế. Nhưng chủ phải tự theo dõi văn bản mới, tự chịu sai sót và tự lập báo cáo năm. Với người chưa từng làm, thuê ít nhất một người soát quyết toán cuối năm là cách giảm rủi ro.
Đổi kế toán giữa năm có ảnh hưởng gì không?
Không cấm, nhưng cần bàn giao đầy đủ sổ sách, chứng từ, mật khẩu và chữ ký số, và chọn thời điểm không sát hạn nộp tờ khai. Người mới nên đối chiếu số dư đầu kỳ trước khi nhận trách nhiệm các kỳ tiếp theo.
Kế toán dịch vụ có đến tận nơi làm việc với cơ quan thuế khi công ty bị gọi không?
Tuỳ hợp đồng. Có nơi bao gồm việc giải trình, có nơi tính riêng. Hỏi rõ trước khi ký, và ghi vào hợp đồng, vì công ty mới thường bị gọi xác minh trụ sở hoặc giải trình hoá đơn trong năm đầu.
Công ty mới chưa có giao dịch thì kế toán làm gì mỗi tháng?
Vẫn có việc: theo dõi kỳ khai và nộp tờ khai không phát sinh, ghi nhận vốn góp, các khoản chi thành lập, chi phí thuê chỗ, mua sắm, và chuẩn bị cho báo cáo năm. Khối lượng ít hơn nên nhiều đơn vị dịch vụ tính phí thấp hơn cho giai đoạn này.
