Cách góp vốn bằng tiền chắc chắn nhất là chuyển khoản từ tài khoản đứng tên chính thành viên vào tài khoản ngân hàng đứng tên công ty, với nội dung ghi rõ đây là tiền góp vốn điều lệ. Một dòng chuyển khoản như vậy tự nó là chứng từ: ai góp, góp bao nhiêu, vào ngày nào, cho công ty nào. Pháp luật cũng hạn chế dùng tiền mặt trong một số giao dịch góp vốn, nên chuyển khoản là lựa chọn an toàn hơn nộp tiền mặt vào quỹ.
Tình huống: chị Phương và em trai ở Cần Thơ (ví dụ giả định) lập công ty TNHH hai thành viên phân phối dụng cụ nhà bếp. Chị góp phần lớn, em trai góp phần nhỏ, và người mẹ muốn chuyển giúp một phần cho em trai. Những chi tiết tưởng nhỏ như ai đứng tên tài khoản chuyển, nội dung ghi gì, lại quyết định chứng từ góp vốn có đứng vững khi ngân hàng, cơ quan thuế hay chính các thành viên sau này hỏi lại.
Vì sao chuyển khoản tốt hơn nộp tiền mặt
Khi thành viên mang tiền mặt đến nộp vào quỹ công ty, chứng từ duy nhất là phiếu thu do chính công ty lập. Phiếu thu đó có thể đúng hoàn toàn, nhưng người ngoài khó kiểm: tiền có thật không, đến từ ai, có được rút ra ngay sau đó không. Ngân hàng khi xét cho vay, cơ quan thuế khi kiểm tra, hay một thành viên khi có tranh chấp, đều có lý do để nghi ngờ.
Chuyển khoản thì để lại dấu vết ở bên thứ ba là ngân hàng. Sao kê tài khoản công ty cho thấy ngày tiền vào, số tiền, tài khoản chuyển, nội dung. Đó là loại chứng từ khó tranh cãi nhất. Pháp luật về thanh toán và thuế cũng có xu hướng yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt trong các giao dịch có giá trị lớn và trong một số trường hợp góp vốn, đặc biệt khi người góp là tổ chức. Chi tiết áp dụng cho trường hợp của bạn, hỏi kế toán.
Ngoài ra, khoản tiền góp sau đó được dùng để thanh toán cho nhà cung cấp, nhiều khoản cũng phải chuyển khoản để được tính chi phí hợp lệ. Tiền vào bằng chuyển khoản, ra bằng chuyển khoản, sổ sách công ty liền mạch từ đầu.
Nội dung chuyển khoản nên ghi gì
Ô nội dung chuyển khoản có giới hạn ký tự, nên cần viết gọn mà đủ. Chị Phương thống nhất với em trai một mẫu chung, gồm các thông tin sau:
- Họ tên thành viên góp vốn, đúng như trong danh sách thành viên.
- Cụm từ "góp vốn điều lệ" để phân biệt với tiền cho vay, tiền trả hộ hay tiền mua hàng.
- Tên công ty hoặc tên viết tắt dễ nhận ra.
- Đợt góp nếu góp nhiều lần, ví dụ "đợt 1".
- Không ghi những từ dễ gây hiểu nhầm như "tạm ứng", "mượn", "gửi giữ".
Một ví dụ: "Nguyen Thi Phuong gop von dieu le Cty TNHH Bep Viet dot 1". Nhiều ngân hàng không nhận dấu tiếng Việt trong nội dung, nên ghi không dấu nhưng đủ chữ là được.
Tài khoản nhận phải là tài khoản thanh toán đứng tên công ty, không phải tài khoản phụ hay tài khoản của chi nhánh ngân hàng dùng để thu hộ. Trước khi chuyển đợt đầu, chị Phương nhờ ngân hàng in xác nhận thông tin tài khoản công ty và gửi cho em trai, để không ai chuyển nhầm sang một tài khoản cùng tên gần giống. Với số tiền lớn, có thể chuyển thử một khoản nhỏ trước rồi mới chuyển phần chính.
Những tình huống chuyển tiền hay gặp và cách xử lý
Không phải lúc nào tiền cũng đi đúng một đường từ tài khoản thành viên tới tài khoản công ty. Bảng dưới gom những tình huống của gia đình chị Phương và cách làm cho chứng từ đứng vững.
| Tình huống | Rủi ro | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Mẹ chuyển giúp em trai từ tài khoản của mẹ | Sao kê cho thấy người khác góp; dễ hiểu thành mẹ là người góp vốn hoặc cho công ty vay | Mẹ tặng hoặc cho em trai mượn tiền trước, em trai chuyển từ tài khoản của mình; nếu buộc phải chuyển thay, lập văn bản xác nhận chuyển thay có chữ ký của mẹ, em trai và công ty |
| Thành viên chuyển vào tài khoản cá nhân của giám đốc vì công ty chưa có tài khoản | Tiền không vào công ty; khó chứng minh đã góp | Chờ mở tài khoản công ty rồi mới góp; nếu đã lỡ, giám đốc chuyển nguyên số tiền sang tài khoản công ty kèm nội dung ghi rõ, giữ cả hai chứng từ |
| Chuyển nhiều lần lẻ, nội dung mỗi lần một kiểu | Kế toán khó đối chiếu, có lần bị hiểu là tiền khác | Lập bảng tổng hợp các lần góp kèm biên bản xác nhận góp vốn có chữ ký các thành viên |
| Góp bằng ngoại tệ | Quy đổi và quy định ngoại hối | Hỏi ngân hàng và kế toán trước khi chuyển; ghi nhận theo tỷ giá hướng dẫn |
| Nộp tiền mặt tại quầy vào tài khoản công ty | Ít rủi ro hơn nộp vào quỹ, nhưng không cho thấy tiền từ tài khoản nào | Ghi rõ tên người nộp và nội dung góp vốn trên giấy nộp tiền, giữ bản gốc |
Nguyên tắc chung: chứng từ phải cho thấy được ba điều — tiền của thành viên nào, vào công ty nào, với mục đích góp vốn. Thiếu điều nào thì bổ sung bằng văn bản xác nhận ngay khi phát hiện, đừng để đến cuối năm.
Góp rồi rút: ranh giới phải tránh
Tiền vào hôm trước, ra hôm sau. Một số người chuyển tiền vào tài khoản công ty để có sao kê "đã góp đủ", rồi vài ngày sau chuyển lại tài khoản cá nhân với lý do mơ hồ. Đó là góp vốn khống. Khi bị phát hiện, thành viên vẫn bị coi là chưa góp phần đó, và có thể chịu xử lý vì kê khai không trung thực.
Rút dưới danh nghĩa tạm ứng không hoàn trả. Thành viên rút tiền từ công ty dưới dạng tạm ứng, nhưng không bao giờ hoàn ứng hay quyết toán. Trên sổ sách, công ty có một khoản phải thu lớn từ thành viên, và cơ quan thuế lẫn ngân hàng đều để ý những khoản như vậy.
Vay ngân hàng bằng tài sản công ty để trả nợ góp vốn của thành viên. Nghe phức tạp, nhưng bản chất là tiền công ty quay lại trả cho chính người góp. Cách làm này làm vốn thực chất của công ty không tồn tại.
Rút vốn có cách hợp pháp. Thành viên muốn lấy lại tiền đã góp có các cách theo luật: chuyển nhượng phần vốn cho người khác, yêu cầu công ty mua lại trong một số trường hợp, hoặc công ty giảm vốn điều lệ theo thủ tục. Mỗi cách có điều kiện riêng và là đề tài khác.
Góp vốn và tiền vay của thành viên: đừng để lẫn trong cùng một lần chuyển
Trong tháng đầu, công ty của chị Phương cần nhập lô hàng đầu tiên lớn hơn số vốn đã góp. Chị chuyển thêm một khoản từ tài khoản cá nhân để công ty trả nhà cung cấp, và định coi đó là tiền cho công ty mượn tạm. Nếu khoản này được chuyển cùng ngày với tiền góp vốn và nội dung chỉ ghi "chuyển tiền", kế toán sẽ khó tách đâu là vốn góp, đâu là tiền cho vay.
Hai loại tiền này có số phận khác nhau. Vốn góp nằm lại trong công ty, chỉ lấy ra bằng các thủ tục rút vốn theo luật. Tiền cho vay thì công ty phải trả lại theo hợp đồng vay, có thể có lãi, và khi công ty gặp khó khăn, người cho vay đứng ở hàng chủ nợ. Một khoản chuyển mơ hồ có thể khiến sau này chị không đòi được với tư cách chủ nợ, hoặc ngược lại khiến em trai cho rằng phần vốn của chị lớn hơn thực tế.
Cách gọn là tách hẳn: chuyển tiền góp vốn với nội dung góp vốn, còn khoản cho công ty vay thì ký hợp đồng vay trước, chuyển riêng vào ngày khác với nội dung ghi theo hợp đồng vay. Việc vay giữa thành viên và công ty có những câu hỏi riêng về lãi suất, thuế và sự đồng ý của các thành viên khác, bạn hỏi kế toán trước khi ký.
Kế toán ghi nhận tiền góp ra sao
Khi tiền vào tài khoản công ty với nội dung góp vốn, kế toán ghi tăng tiền gửi ngân hàng và tăng vốn góp của chủ sở hữu, theo dõi chi tiết cho từng thành viên. Đây là bút toán đơn giản, nhưng nó chỉ đúng khi chứng từ rõ ràng. Nếu nội dung chuyển khoản mơ hồ, kế toán phải hỏi lại, và có khi ghi nhầm thành khoản phải trả cho thành viên, tức là công ty nợ thành viên chứ không phải thành viên đã góp vốn.
Sự khác biệt đó có hệ quả lớn. Vốn góp là tiền chịu rủi ro: công ty lỗ thì vốn góp hao, công ty giải thể thì thành viên chỉ nhận lại phần còn sau khi trả hết nợ. Khoản phải trả cho thành viên thì là nợ: thành viên đứng cùng hàng với các chủ nợ khác. Ghi nhầm loại này có thể làm sai cả bức tranh tài chính lẫn quyền lợi của từng người.
Cuối kỳ, kế toán đối chiếu tổng vốn góp đã ghi nhận với vốn điều lệ trên giấy chứng nhận và với sổ đăng ký thành viên. Chị Phương yêu cầu kế toán gửi bảng đối chiếu ba con số này sau khi hết 90 ngày, để cả hai chị em cùng ký xác nhận.
Bộ chứng từ góp vốn bằng tiền nên có
Khi xong phần góp, chị Phương gom một bộ hồ sơ lưu tại trụ sở, theo thứ tự sau, để ai cần kiểm cũng thấy ngay:
- Điều lệ và danh sách thành viên ghi phần vốn cam kết của từng người.
- Sao kê tài khoản công ty có các dòng tiền góp, đánh dấu từng dòng.
- Chứng từ chuyển khoản từ phía thành viên, bản in hoặc bản điện tử.
- Văn bản xác nhận chuyển thay nếu có người chuyển hộ.
- Biên bản xác nhận góp vốn có chữ ký các thành viên, ghi tổng số mỗi người đã góp và ngày góp xong.
- Sổ đăng ký thành viên đã cập nhật và bản sao giấy chứng nhận phần vốn góp đã cấp.
Bộ hồ sơ này không nộp cho cơ quan nào khi mọi thứ bình thường. Nhưng khi ngân hàng xét vay, khi có người mua lại phần vốn, hay khi các thành viên bất đồng, nó là thứ đầu tiên được hỏi tới.
Câu hỏi thường gặp
Có được góp vốn bằng tiền mặt nộp thẳng vào quỹ công ty không?
Về nguyên lý, tiền mặt là đồng Việt Nam nên là tài sản góp vốn hợp lệ, nhưng pháp luật có xu hướng hạn chế dùng tiền mặt trong giao dịch góp vốn, nhất là khi người góp là tổ chức, và chứng từ tiền mặt yếu hơn chuyển khoản. Nên chuyển khoản; nếu buộc dùng tiền mặt, hỏi kế toán trước.
Vợ chuyển tiền góp vốn thay cho chồng có được không?
Được nếu có văn bản xác nhận rõ đây là tiền góp vốn của người chồng, có chữ ký của cả hai và công ty ghi nhận như vậy. Nếu tiền là tài sản chung của vợ chồng, còn có câu hỏi phần vốn góp thuộc về ai, nên thoả thuận rõ bằng văn bản.
Ghi sai nội dung chuyển khoản thì sửa thế nào?
Không sửa được dòng chuyển khoản đã đi. Cách làm là lập biên bản xác nhận giữa thành viên và công ty, nêu số tiền, ngày chuyển, nội dung đã ghi và mục đích thật là góp vốn điều lệ, có chữ ký các bên. Kế toán dùng biên bản này kèm chứng từ để ghi nhận.
Tiền góp vốn có bị tính thuế không?
Việc thành viên góp vốn vào công ty không phải doanh thu của công ty nên về nguyên lý không phải chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Với góp vốn bằng tài sản khác tiền, có thể phát sinh câu hỏi thuế riêng. Những trường hợp cụ thể bạn hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế.
Có cần công chứng biên bản góp vốn bằng tiền không?
Pháp luật doanh nghiệp không yêu cầu công chứng biên bản xác nhận góp vốn bằng tiền. Chữ ký của các thành viên và người đại diện công ty, kèm chứng từ ngân hàng, thường đủ. Một số ngân hàng hay đối tác có thể đòi thêm, hỏi họ khi cần.
Đã góp đủ thì có được rút lại một phần khi công ty chưa cần dùng không?
Không được rút tuỳ ý. Tiền đã góp là tài sản của công ty. Muốn giảm, công ty phải làm thủ tục giảm vốn điều lệ theo luật hoặc thành viên chuyển nhượng phần vốn. Nếu công ty dư tiền, có thể cân nhắc gửi tiết kiệm đứng tên công ty thay vì trả lại cho thành viên.