Để công ty mới xuất được hoá đơn điện tử, thông thường phải có chữ ký số của công ty, chọn một giải pháp hoá đơn điện tử đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế, gửi đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử qua cổng của cơ quan thuế và chờ được chấp nhận, rồi mới thiết lập mẫu và lập hoá đơn đầu tiên. Trước tất cả các bước đó là vài quyết định nền: dùng hoá đơn có mã hay không mã, hoá đơn giá trị gia tăng hay hoá đơn bán hàng, có cần hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền không.
Bài này đi theo thứ tự một chủ công ty TNHH nhỏ sẽ gặp, ở mức nguyên lý theo Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản về hoá đơn, chứng từ. Văn bản hướng dẫn về hoá đơn được sửa đổi khá thường xuyên, nên mọi điều kiện cụ thể hãy kiểm với kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý ở thời điểm đăng ký.
Vì sao hoá đơn là việc gấp của tháng đầu
Với nhiều người lập công ty TNHH, lý do đầu tiên chính là hoá đơn: khách doanh nghiệp cần hoá đơn để ghi nhận chi phí, nhà cung cấp lớn chỉ làm việc với bên có hoá đơn. Có giấy chứng nhận mà chưa xuất được hoá đơn thì công ty vẫn chưa làm được việc mà nó được lập ra để làm.
Thêm một lý do pháp lý: khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hoá đơn giao cho người mua theo quy định, kể cả khi người mua không đòi. Thời điểm lập hoá đơn gắn với thời điểm chuyển giao hàng hoá hoặc hoàn thành dịch vụ theo quy định cho từng trường hợp. Một công ty bắt đầu bán hàng trước khi hoá đơn sẵn sàng sẽ phải xử lý những giao dịch "chờ hoá đơn" khá rối, nên tốt nhất là sắp xếp để hoá đơn sẵn sàng trước đơn hàng đầu tiên.
Trong ví dụ của bài, chị Ánh (ví dụ giả định) lập công ty TNHH bán linh kiện điện tử cho các xưởng nhỏ ở Bắc Ninh. Đơn hàng đầu tiên đã hẹn giao sau mười ngày, nên chị có đúng mười ngày để chuẩn bị hoá đơn.
Ba quyết định phải có trước khi đăng ký
Hoá đơn giá trị gia tăng hay hoá đơn bán hàng. Loại hoá đơn đi theo phương pháp tính thuế giá trị gia tăng của công ty: công ty theo phương pháp khấu trừ dùng hoá đơn giá trị gia tăng, công ty theo phương pháp trực tiếp thường dùng hoá đơn bán hàng. Vì vậy hãy chốt phương pháp tính thuế với kế toán trước, đừng đăng ký hoá đơn rồi mới nghĩ tới chuyện này.
Hoá đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế. Hoá đơn có mã được cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua; hoá đơn không có mã chỉ dành cho doanh nghiệp đáp ứng điều kiện theo quy định, thường gắn với ngành đặc thù và hạ tầng kỹ thuật. Công ty TNHH nhỏ mới thành lập phần lớn dùng hoá đơn có mã.
Có cần hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền không. Nếu công ty bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng như cửa hàng, quán ăn, hình thức hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền có thể phù hợp hơn. Nếu chủ yếu bán cho doanh nghiệp, hoá đơn điện tử thông thường là đủ. Hỏi kế toán về điều kiện áp dụng hiện hành.
Chọn nhà cung cấp giải pháp hoá đơn: những câu nên hỏi
Bài không giới thiệu đơn vị nào. Khi so các nhà cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử, hỏi những câu sau thay vì chỉ nhìn bảng giá:
- Giải pháp có đáp ứng định dạng, chuẩn dữ liệu và kết nối với cơ quan thuế theo quy định hiện hành không; khi quy định đổi thì ai cập nhật?
- Gói dịch vụ tính theo số lượng hoá đơn hay theo thời gian; hoá đơn chưa dùng hết khi hết hạn xử lý ra sao?
- Có kết nối với phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng mà công ty đang hoặc sẽ dùng không?
- Dữ liệu hoá đơn được lưu ở đâu, bao lâu, công ty tải về bản gốc định dạng chuẩn được không khi đổi nhà cung cấp?
- Ai được phân quyền lập, ai được ký phát hành; có lưu vết người thao tác không?
- Khi hệ thống gặp sự cố đúng lúc phải xuất hoá đơn gấp, kênh hỗ trợ là gì?
Câu về việc tải dữ liệu khi đổi nhà cung cấp thường bị bỏ qua, nhưng là câu quan trọng nhất về lâu dài. Hoá đơn là chứng từ kế toán phải lưu trữ nhiều năm, và chúng thuộc về công ty, không thuộc về nhà cung cấp.
Các bước từ lúc có giấy chứng nhận tới hoá đơn đầu tiên
Trình tự dưới đây là khung chung. Tên gọi tờ khai, giao diện cổng và thời gian phản hồi có thể khác theo thời điểm.
- Có chữ ký số đứng tên công ty và tài khoản giao dịch thuế điện tử. Đây là điều kiện để gửi mọi thứ tiếp theo.
- Chốt với kế toán phương pháp tính thuế giá trị gia tăng và loại hoá đơn sẽ dùng.
- Ký hợp đồng với nhà cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử đã chọn, hoặc tìm hiểu các phương án do cơ quan thuế cung cấp nếu công ty thuộc diện được hỗ trợ theo quy định.
- Gửi tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử tới cơ quan thuế qua cổng điện tử hoặc qua giải pháp của nhà cung cấp, ký bằng chữ ký số công ty.
- Theo dõi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận của cơ quan thuế; nếu không chấp nhận, đọc lý do, sửa và gửi lại.
- Thiết lập mẫu hoá đơn: thông tin người bán đúng như đăng ký, ký hiệu hoá đơn, cách đánh số, logo nếu muốn.
- Lập thử một hoá đơn nháp, kiểm từng dòng, rồi mới phát hành hoá đơn thật đầu tiên.
Nếu bạn muốn có người lo trọn cả chuỗi chữ ký số, hoá đơn và khai thuế tháng đầu cùng với việc thành lập, bạn có thể để lại nhu cầu thành lập công ty ở khung cuối trang để Hữu Hạn liên hệ lại. Dù ai làm, hãy giữ quyền quản trị tài khoản hoá đơn trong tay công ty.
Hoá đơn đầu tiên của chị Ánh
Mười ngày của chị Ánh được chia như sau. Ba ngày đầu dành cho chữ ký số và tài khoản thuế điện tử. Ngày thứ tư, chị ngồi với kế toán dịch vụ chốt phương pháp khấu trừ, vì khách của chị đều là doanh nghiệp cần khấu trừ thuế đầu vào. Ngày thứ năm, chị chọn nhà cung cấp giải pháp sau khi hỏi đủ sáu câu ở trên. Tờ khai đăng ký được gửi cùng ngày; vài ngày sau có thông báo chấp nhận.
Trước ngày giao hàng, chị lập một hoá đơn nháp cho đơn đầu tiên và đối chiếu: tên, mã số thuế, địa chỉ của khách đúng như thông tin khách gửi bằng văn bản; tên hàng mô tả rõ, không viết tắt khó hiểu; đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất do kế toán xác nhận. Đến ngày giao, hàng đi đúng lúc, hoá đơn được phát hành và gửi cho khách qua thư điện tử, khách kiểm tra được mã của cơ quan thuế.
Điều đáng học từ chị Ánh không phải là sự nhanh, mà là việc chị đếm ngược từ ngày giao hàng và đặt hoá đơn vào đúng chỗ trong lịch, thay vì làm khi khách đã hỏi.
Những lỗi hay gặp ở tháng đầu
Lập hoá đơn sai thời điểm. Lập trước khi giao hàng quá xa, hoặc để dồn cuối tháng mới lập. Thời điểm lập theo quy định cho từng loại giao dịch; hỏi kế toán khi có trường hợp đặc biệt như giao hàng nhiều lần, thu tiền trước.
Sai thông tin người mua. Gõ tay mã số thuế của khách, sai một số. Nên xin khách gửi thông tin bằng văn bản và tra cứu mã số thuế trước khi lập.
Dùng nhầm loại hoá đơn. Công ty theo phương pháp trực tiếp mà lập hoá đơn giá trị gia tăng, hoặc ngược lại. Đây là lý do phải chốt phương pháp trước khi đăng ký.
Quên rằng hoá đơn sai không xoá được. Hoá đơn đã gửi cơ quan thuế và người mua chỉ được xử lý bằng điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định. Kiểm kỹ bản nháp đỡ rất nhiều việc về sau.
Tiếp tục dùng hoá đơn của hộ kinh doanh cũ. Nếu trước đây bạn kinh doanh dưới dạng hộ, công ty là người nộp thuế khác. Đơn hàng của công ty phải xuất bằng hoá đơn của công ty.
Sau khi phát hành: gửi, lưu và đối chiếu mỗi tháng
Phát hành được hoá đơn đầu tiên mới là nửa việc. Nửa còn lại là những thói quen giúp hoá đơn không trở thành nguồn sai sót khi kế toán khai thuế. Thói quen thứ nhất là gửi hoá đơn cho người mua bằng một kênh để lại dấu vết, thường là thư điện tử từ hệ thống hoá đơn, và lưu lại bằng chứng đã gửi. Khi khách nói chưa nhận được, bạn biết ngay vấn đề nằm ở đâu.
Thói quen thứ hai là đối chiếu mỗi tháng ba nguồn số liệu: danh sách hoá đơn đã phát hành trên hệ thống, tiền thực nhận trên sao kê tài khoản công ty, và sổ bán hàng hoặc danh sách đơn hàng. Ba nguồn này lệch nhau là tín hiệu có hoá đơn quên lập, lập trùng, hoặc khoản tiền khách chuyển chưa gắn với hoá đơn nào. Phát hiện trong tháng thì sửa dễ, để tới khi khai thuế quý thì rối hơn nhiều.
Thói quen thứ ba là lưu trữ. Hoá đơn điện tử là chứng từ kế toán phải lưu theo thời hạn của Luật Kế toán 2015 và văn bản hướng dẫn. Đừng chỉ dựa vào việc nhà cung cấp đang lưu giúp; định kỳ tải về bản dữ liệu gốc và bản thể hiện, lưu ở nơi công ty kiểm soát. Hoá đơn đầu vào nhận từ nhà cung cấp cũng cần được lưu và kiểm tra tương tự, vì đó là căn cứ để ghi nhận chi phí và khấu trừ thuế.
Câu hỏi thường gặp
Công ty mới có được dùng hoá đơn điện tử miễn phí không?
Một số trường hợp doanh nghiệp được cơ quan thuế hỗ trợ dịch vụ hoá đơn điện tử có mã không phải trả tiền trong một thời gian, theo điều kiện về quy mô, địa bàn hoặc ngành. Điều kiện cụ thể có thể thay đổi; hỏi cơ quan thuế quản lý xem công ty bạn có thuộc diện này không.
Chưa có chữ ký số thì có đăng ký hoá đơn điện tử được không?
Thông thường là không, vì tờ khai đăng ký và hoá đơn đều phải ký số. Một số phương thức xác thực mới có thể được áp dụng cho các thủ tục khác, nhưng với hoá đơn, chữ ký số của công ty gần như là điều kiện đầu tiên.
Đăng ký hoá đơn xong bao lâu thì dùng được?
Sau khi gửi tờ khai, cơ quan thuế phản hồi chấp nhận hoặc không chấp nhận trong thời gian ngắn theo quy định. Thời gian thực tế còn tuỳ việc hồ sơ có sai sót không và nhà cung cấp thiết lập mẫu nhanh hay chậm, nên hãy làm sớm trước đơn hàng đầu tiên.
Có thể đổi nhà cung cấp giải pháp hoá đơn sau này không?
Có. Khi đổi, công ty gửi đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định và tải về đầy đủ dữ liệu hoá đơn đã lập ở nhà cung cấp cũ để lưu trữ. Hỏi kế toán về thời điểm chuyển cho gọn, tránh giữa kỳ khai thuế.
Khách là cá nhân không lấy hoá đơn thì có phải lập không?
Theo nguyên tắc chung, người bán vẫn phải lập hoá đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ; với bán lẻ cho người tiêu dùng có những cách lập riêng như hoá đơn từ máy tính tiền hoặc lập tổng hợp theo quy định. Hỏi kế toán cách áp dụng cho mô hình bán hàng của bạn.
Ai trong công ty nên được phát hành hoá đơn?
Ở công ty nhỏ, thường là kế toán lập và chủ hoặc kế toán ký phát hành. Nên phân quyền trong hệ thống để người lập và người phát hành có thể kiểm chéo, và thu hồi quyền ngay khi người được giao nghỉ việc.
