Công ty mới thành lập có thể được cơ quan thuế quản lý đến xác minh xem công ty có thật sự hoạt động tại địa chỉ trụ sở đã đăng ký không, đặc biệt khi công ty bắt đầu dùng hoá đơn. Để không gặp rắc rối, trụ sở cần gắn tên công ty, có người hoặc cách liên lạc được trong giờ làm việc, và có sẵn giấy tờ về quyền sử dụng địa điểm cùng hồ sơ pháp lý cơ bản. Nếu bị xác định không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, việc dùng mã số thuế và hoá đơn của công ty có thể bị ảnh hưởng ngay.
Bài viết ở mức nguyên lý theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Luật Quản lý thuế 2019. Cách thức xác minh, biên bản và hệ quả cụ thể do văn bản hướng dẫn quy định và có thể thay đổi; khi nhận được thông báo hay lịch làm việc, hãy hỏi kế toán và liên hệ trực tiếp cơ quan thuế quản lý.
Vì sao cơ quan thuế quan tâm tới trụ sở của một công ty nhỏ
Một công ty có mã số thuế và hoá đơn là một công ty có thể tạo ra chứng từ để người khác ghi nhận chi phí và khấu trừ thuế. Những năm qua, nhiều vụ mua bán hoá đơn bất hợp pháp đi qua các công ty chỉ tồn tại trên giấy: đăng ký ở một địa chỉ không ai làm việc, xuất hoá đơn trong vài tháng rồi biến mất. Vì vậy cơ quan thuế có lý do để kiểm tra những doanh nghiệp mới, đặc biệt ở khâu cho phép sử dụng hoá đơn.
Với một công ty nhỏ làm ăn thật, việc xác minh không có gì đáng ngại nếu chuẩn bị sẵn. Chỉ có điều nhiều chủ công ty không nghĩ tới nó: trụ sở là nhà riêng, ban ngày đi làm vắng nhà, không có biển tên, số điện thoại trong hồ sơ thuế là của người làm dịch vụ đã hết hợp đồng. Cán bộ thuế đến, không gặp ai, không thấy dấu hiệu công ty, và biên bản ghi lại đúng những gì họ thấy.
Hiểu được góc nhìn này, bạn sẽ thấy việc chuẩn bị chủ yếu là làm cho sự hoạt động thật của công ty hiện ra được tại địa chỉ đã khai.
Gắn tên công ty tại trụ sở: việc nhỏ có căn cứ trong luật
Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Đây là việc nhỏ, chi phí không đáng kể, nhưng lại là thứ đầu tiên người đến xác minh nhìn thấy.
Biển tên không cần to. Một tấm biển gọn ghi đúng tên công ty như trên giấy chứng nhận, đặt ở cửa ra vào hoặc vị trí dễ thấy từ lối đi là đủ cho mục đích này. Nếu trụ sở ở trong một toà nhà văn phòng, nên có tên ở bảng thông tin của toà nhà và ở cửa phòng. Nếu trụ sở là nhà riêng, biển đặt ở cổng hoặc cạnh cửa, đủ để người lạ tìm tới biết đã đến đúng chỗ.
Cần phân biệt biển tên công ty tại trụ sở với biển hiệu quảng cáo cho cửa hàng. Biển hiệu quảng cáo có những quy định riêng về kích thước, vị trí, nội dung, có thể cần thủ tục với chính quyền địa phương. Biển tên tại trụ sở theo luật doanh nghiệp chỉ cần đúng tên và đặt hợp lý.
Tình huống: trụ sở ở nhà riêng, ban ngày không có ai
Anh Phúc (ví dụ giả định) lập công ty TNHH làm dịch vụ thiết kế nội thất, đặt trụ sở tại nhà riêng ở phường Thuận Hoá, Huế. Anh làm việc chủ yếu tại công trình của khách, vợ anh đi làm ở cơ quan, nhà khoá cả ngày. Khi công ty đăng ký sử dụng hoá đơn, cơ quan thuế cử người đến xác minh vào một buổi sáng.
Nếu không có chuẩn bị, buổi xác minh đó có thể kết thúc với một biên bản ghi không gặp người đại diện, không thấy biển tên. Anh Phúc may mắn vì đã làm ba việc từ tuần đầu: gắn biển tên công ty cạnh cổng; ghi số điện thoại di động của chính anh làm số liên lạc trong hồ sơ thuế; và nhờ mẹ, người ở cùng nhà và thường có mặt buổi sáng, biết rằng nếu có người của cơ quan thuế đến thì gọi ngay cho anh, đồng thời biết bộ hồ sơ pháp lý của công ty để ở đâu.
Cán bộ thuế gọi điện, anh Phúc về sau hai mươi phút, đưa ra giấy chứng nhận, giấy tờ nhà, giải thích công việc của công ty, cho xem vài hợp đồng thiết kế đang làm. Biên bản ghi nhận công ty hoạt động tại địa chỉ đăng ký. Không có gì phức tạp, chỉ cần một chút chuẩn bị trước.
Số điện thoại và thư điện tử trong hồ sơ thuế: kênh hay bị bỏ quên
Ngoài việc đến tận nơi, cơ quan thuế còn liên lạc với doanh nghiệp qua số điện thoại, thư điện tử và tài khoản giao dịch điện tử đã đăng ký. Đây là kênh nhận thông báo về hồ sơ, về nghĩa vụ khai, về lịch làm việc. Nếu kênh này trỏ về người không còn làm cho công ty, công ty sẽ nhận tin muộn hoặc không nhận được, và trong mắt cơ quan quản lý, công ty là một đơn vị không liên lạc được.
Tình huống hay gặp nhất ở công ty mới: khi thành lập, người làm dịch vụ điền số điện thoại và thư của họ cho tiện theo dõi hồ sơ. Ba tháng sau, hợp đồng dịch vụ kết thúc, không ai nhớ đổi lại. Mọi thông báo vẫn đi về một hộp thư mà chủ công ty không mở được.
Cách xử lý đơn giản: trong tháng đầu, rà lại thông tin liên lạc trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và hồ sơ đăng ký thuế, đổi sang số điện thoại và thư điện tử do công ty quản lý, tốt nhất là một hộp thư chung mà chủ và kế toán cùng đọc được. Khi người phụ trách thay đổi, cập nhật ngay theo thủ tục. Việc này mất ít phút nhưng tránh được những buổi xác minh mà người ở trụ sở không hề biết trước.
Bộ giấy tờ nên có sẵn tại trụ sở
Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu doanh nghiệp lưu giữ một số hồ sơ tại trụ sở chính. Với mục đích xác minh, một tập hồ sơ gọn gồm các thứ sau, đặt ở nơi người ở trụ sở biết, là đủ để trả lời hầu hết câu hỏi:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản mới nhất.
- Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm: hợp đồng thuê, giấy tờ nhà, văn bản đồng ý cho dùng làm trụ sở.
- Điều lệ công ty và, với công ty nhiều thành viên, sổ đăng ký thành viên.
- Quyết định bổ nhiệm người phụ trách kế toán hoặc hợp đồng với kế toán dịch vụ.
- Một số hợp đồng, đơn hàng, chứng từ cho thấy công ty có hoạt động thật, kể cả khi mới bắt đầu.
- Danh sách số liên lạc: người đại diện, kế toán, người được uỷ quyền khi người đại diện vắng.
Bộ hồ sơ này cũng có ích khi ngân hàng đến thẩm định, khi đối tác lớn muốn đến thăm trụ sở trước khi ký hợp đồng, hay khi có đoàn kiểm tra khác. Chuẩn bị một lần, dùng nhiều lần.
Nếu bị xác định không hoạt động tại địa chỉ đăng ký
Trạng thái mã số thuế có thể bị thay đổi. Theo Luật Quản lý thuế 2019 và văn bản hướng dẫn, cơ quan thuế có thể ghi nhận người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký. Trạng thái này hiện trên hệ thống tra cứu, khách hàng và đối tác nhìn thấy được.
Hoá đơn bị ảnh hưởng. Việc sử dụng hoá đơn của công ty có thể bị dừng cho tới khi khôi phục. Với công ty đang có đơn hàng, đây là thiệt hại trực tiếp.
Khôi phục cần thủ tục. Công ty phải làm hồ sơ theo quy định để được khôi phục trạng thái, có thể kèm việc hoàn thành các nghĩa vụ khai thuế còn thiếu. Hỏi cơ quan thuế quản lý về trình tự cụ thể.
Có thể kéo theo hậu quả ở mảng đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp không hoạt động tại trụ sở đăng ký trong thời gian dài, không báo cáo, có thể bị xử lý theo pháp luật doanh nghiệp, kể cả thu hồi giấy chứng nhận trong những trường hợp luật định. Đó là chuyện của công ty bỏ trụ sở thật sự, nhưng nên biết để hiểu mức độ nghiêm túc.
Giải trình kịp thời là quan trọng. Nếu nhận được thông báo hoặc biên bản mà bạn cho là không đúng, liên hệ ngay cơ quan thuế, cung cấp giấy tờ và đề nghị xác minh lại, đừng để thời gian trôi.
Khi chuyển trụ sở: báo trước, đừng chuyển rồi mới báo
Công ty nhỏ hay đổi chỗ: hết hợp đồng thuê, chuyển về nhà, chuyển sang văn phòng rộng hơn. Đây là lúc dễ rơi vào tình trạng không hoạt động tại địa chỉ đăng ký nhất. Trình tự an toàn:
- Chốt địa chỉ mới, kiểm địa chỉ đó đủ điều kiện làm trụ sở và có giấy tờ quyền sử dụng.
- Hỏi kế toán về thủ tục thuế đi kèm, đặc biệt nếu chuyển sang tỉnh khác hoặc sang địa bàn do cơ quan thuế khác quản lý.
- Làm thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở với Phòng Đăng ký kinh doanh theo quy định.
- Cập nhật địa chỉ mới trên hoá đơn, hợp đồng mẫu, ngân hàng, biển tên ở trụ sở mới.
- Giữ liên lạc với địa chỉ cũ một thời gian để nhận các thông báo gửi muộn.
Trường hợp đặt trụ sở ở văn phòng chia sẻ hoặc dịch vụ địa chỉ, hãy đọc kỹ hợp đồng xem đơn vị đó có tiếp đón người đến xác minh và chuyển thư, thông báo cho bạn không. Một địa chỉ chỉ để "ghi lên giấy" là đúng loại địa chỉ mà việc xác minh nhằm vào.
Câu hỏi thường gặp
Cơ quan thuế có báo trước khi đến xác minh trụ sở không?
Tuỳ trường hợp và quy trình áp dụng. Có lúc cơ quan thuế liên hệ trước để hẹn, có lúc đến trực tiếp. Vì vậy cách an toàn là luôn để trụ sở trong trạng thái có thể đón người đến: có biển tên, có người hoặc số liên lạc trả lời được.
Trụ sở ở nhà riêng có bị coi là đáng ngờ không?
Không. Rất nhiều công ty nhỏ đặt trụ sở tại nhà riêng hợp pháp. Điều cơ quan thuế quan tâm là công ty có thật sự hoạt động và liên lạc được tại địa chỉ đó, chứ không phải địa chỉ là nhà hay văn phòng.
Biển tên công ty có cần ghi mã số thuế, số điện thoại không?
Yêu cầu theo luật doanh nghiệp là gắn tên doanh nghiệp. Ghi thêm mã số doanh nghiệp hay thông tin liên lạc là tuỳ công ty. Nếu biển còn mang tính quảng cáo cho cửa hàng thì cần xem thêm quy định về biển hiệu, quảng cáo tại địa phương.
Người đại diện đi công tác dài ngày thì làm sao?
Nên có văn bản uỷ quyền cho một người khác làm việc với cơ quan nhà nước trong thời gian vắng, và đảm bảo người đó có mặt hoặc liên lạc được tại trụ sở. Với công ty TNHH, điều lệ cũng nên quy định việc uỷ quyền khi người đại diện vắng mặt.
Nhiều công ty có thể đăng ký trụ sở cùng một địa chỉ không?
Pháp luật không cấm tuyệt đối, ví dụ các công ty trong cùng một toà nhà hoặc công ty mẹ và công ty con dùng chung văn phòng. Nhưng mỗi công ty phải gắn tên và thật sự hoạt động ở đó. Một địa chỉ có quá nhiều công ty đăng ký thường được cơ quan thuế chú ý hơn.
Đã bị ghi nhận không hoạt động tại địa chỉ thì khách hàng có biết không?
Trạng thái mã số thuế có thể tra cứu công khai, và nhiều doanh nghiệp tra trạng thái của nhà cung cấp trước khi nhận hoá đơn. Vì vậy hãy xử lý sớm và thông báo cho khách hàng lớn nếu có ảnh hưởng tới hoá đơn đã hoặc sẽ xuất.
