Với một công ty TNHH đơn giản, trụ sở rõ ràng, ngành nghề không có điều kiện và chủ sở hữu quen dùng dịch vụ công trực tuyến, việc tự đăng ký thành lập hoàn toàn làm được. Thuê dịch vụ đáng tiền khi bạn thiếu thời gian, khi cấu trúc vốn và thành viên phức tạp, hoặc khi bạn muốn có người làm trọn cả chuỗi việc sau khi có giấy, như chữ ký số, hoá đơn điện tử, khai thuế ban đầu.
Câu hỏi thật vì vậy không phải "tự làm có được không" mà là "thời gian và rủi ro của mình đáng bao nhiêu". Bài này giúp bạn tự trả lời bằng cách tách việc thành lập ra thành từng phần, xem phần nào dễ, phần nào dễ sai, và phần nào dù thuê ai bạn vẫn phải tự làm. Bài không so giá và không giới thiệu đơn vị nào; thủ tục cụ thể bạn kiểm với Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở.
Phần nào của việc thành lập thật sự khó
Phần nộp hồ sơ, xét riêng, không còn khó như trước. Hồ sơ được nộp qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, mẫu có sẵn, người nộp được thông báo trạng thái và lý do nếu phải sửa. Nhiều người tự làm lần đầu vẫn có giấy chứng nhận sau một hai vòng sửa.
Cái khó nằm ở những quyết định trước khi điền mẫu: chọn loại hình nào, đặt trụ sở ở đâu cho hợp lệ, chọn ngành nghề rộng hẹp ra sao, vốn điều lệ bao nhiêu và góp bằng gì, ai làm người đại diện theo pháp luật, điều lệ cần sửa những gì. Những quyết định này không ai làm thay được, kể cả đơn vị dịch vụ; họ chỉ có thể hỏi đúng câu để bạn nghĩ ra.
Phần dễ bị đánh giá thấp nhất là những việc sau khi có giấy chứng nhận. Một công ty mới cần mở tài khoản ngân hàng, có chữ ký số, đăng ký hoá đơn điện tử, làm việc với cơ quan thuế quản lý, chọn phương pháp tính thuế giá trị gia tăng, nộp tờ khai đúng hạn ngay cả khi chưa có doanh thu, gắn tên công ty tại trụ sở, góp đủ vốn trong 90 ngày. Mỗi việc không khó, nhưng chuỗi việc dài và chậm một khâu là ảnh hưởng khâu sau.
Khi cân tự làm hay thuê, hãy cân cả chuỗi này chứ đừng chỉ cân bước lấy giấy.
Tự làm và thuê dịch vụ: so trên những điều bạn thật sự quan tâm
Bảng dưới không so chi phí bằng tiền mà so những thứ khó quy ra tiền hơn: thời gian của bạn, khả năng sai, và việc bạn hiểu công ty mình tới đâu.
| Khía cạnh | Tự làm | Thuê dịch vụ |
|---|---|---|
| Thời gian của chủ | Vài buổi tìm hiểu, điền, theo dõi; nhiều hơn nếu phải sửa hồ sơ | Ít hơn, nhưng vẫn phải cung cấp thông tin, đọc và ký |
| Nguy cơ sai sót hình thức | Cao hơn ở lần đầu: tên, địa chỉ, ngành, chữ ký | Thấp hơn nếu đơn vị làm cẩn thận |
| Nguy cơ quyết định sai | Tuỳ việc bạn tự tìm hiểu tới đâu | Vẫn có nếu bạn giao phó hết và không hỏi lại |
| Hiểu biết về công ty của mình | Hiểu từng ô trong hồ sơ | Dễ ký mà không đọc, sau này không nhớ mình đã khai gì |
| Chuỗi việc sau giấy chứng nhận | Tự lo từng việc, dễ sót khi bận | Có thể gói chung nếu thoả thuận rõ |
| Phụ thuộc người khác | Không | Phụ thuộc vào việc đơn vị bàn giao đủ tài khoản, mật khẩu, hồ sơ |
Không có cột nào thắng tuyệt đối. Người có thời gian và thích hiểu tận gốc thường tự làm tốt; người đang bận chạy đơn hàng thì một tuần đi học thủ tục là một tuần bỏ khách.
Năm câu hỏi tự kiểm trước khi quyết
Trước khi chọn, hãy trả lời thật lòng năm câu dưới đây. Nếu phần lớn câu trả lời là "có", bạn nhiều khả năng tự làm được; nếu phần lớn là "không" hoặc "chưa biết", thuê người hỗ trợ ít nhất một phần sẽ đỡ rủi ro hơn.
- Bạn đã chốt được loại hình, vốn điều lệ, người đại diện và ngành nghề chính, và giải thích được vì sao chọn như vậy?
- Trụ sở dự kiến có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng, không phải căn hộ chung cư để ở, và chủ nhà đồng ý cho đăng ký?
- Bạn có tài khoản định danh điện tử hoặc chữ ký số đủ để nộp và xác thực hồ sơ trực tuyến, và đã từng tự làm một thủ tục công trực tuyến khác?
- Trong hai ba tuần tới, bạn dành được vài buổi trọn vẹn để đọc hướng dẫn, điền hồ sơ, theo dõi thông báo và sửa nếu cần?
- Bạn đã biết ai sẽ lo phần thuế và hoá đơn ngay sau khi có giấy, dù đó là chính bạn, một kế toán quen hay kế toán dịch vụ?
Câu thứ năm thường bị bỏ qua nhất, trong khi nó quyết định tháng đầu của công ty có suôn sẻ hay không. Nhiều người tự lấy được giấy chứng nhận rất nhanh, rồi mất cả tháng sau đó loay hoay với chữ ký số, hoá đơn và tờ khai đầu tiên.
Ai thường tự làm được
Người lập công ty TNHH một thành viên, tự làm chủ, tự làm giám đốc. Hồ sơ gọn, ít chữ ký, ít thông tin phải khớp giữa nhiều người. Điều lệ một chủ cũng ngắn và ít điều khoản cần thương lượng.
Người có trụ sở rõ ràng. Nhà riêng có giấy tờ, mặt bằng thuê có hợp đồng, không phải căn hộ chung cư để ở hay địa chỉ chưa rõ số nhà.
Người làm ngành không có điều kiện. Thiết kế, bán lẻ hàng thông thường, dịch vụ tư vấn chung: thường không vướng giấy phép con ngay từ đầu. Vẫn nên đọc mô tả ngành để chắc mình không chọn nhầm sang ngành có điều kiện.
Người quen dùng dịch vụ công trực tuyến. Đã có tài khoản định danh điện tử mức phù hợp, biết quét giấy tờ, biết theo dõi thông báo trên cổng.
Người đã có kế toán quen. Có người hỏi về phần đăng ký thuế ban đầu, phương pháp tính thuế, và lo việc khai thuế sau khi có giấy.
Ai nên cân nhắc thuê
Nhóm nhiều thành viên, tỷ lệ vốn lệch, có thành viên là tổ chức. Danh sách thành viên, điều lệ, văn bản cử đại diện phải khớp nhau; sai một chỗ là kéo cả hồ sơ.
Có góp vốn bằng tài sản. Xe, máy móc, quyền sử dụng đất, nhãn hiệu cần định giá và chuyển quyền sở hữu; người không quen dễ bỏ sót bước.
Ngành có điều kiện. Ăn uống, giáo dục, y tế, vận tải, xây dựng thường cần giấy phép con sau khi có giấy chứng nhận; người có kinh nghiệm biết trình tự và giấy tờ cần chuẩn bị song song, để khỏi phải sửa đăng ký ngành nghề hay trụ sở về sau.
Chủ đang bận vận hành. Đang có đơn hàng, đang có nhân viên chờ hợp đồng, cần công ty để xuất hoá đơn trong thời gian ngắn.
Người đại diện ở xa hoặc hay đi công tác. Việc ký, xác thực, nhận kết quả cần người theo sát. Khi đó, ngoài đơn vị dịch vụ, bạn cũng nên chuẩn bị văn bản uỷ quyền rõ phạm vi cho người thay mặt.
Thuê ai làm thì phần nào vẫn là việc của bạn
Dù chọn đơn vị dịch vụ nào, có những việc pháp luật đặt lên vai người sáng lập và người đại diện, không chuyển cho ai được:
- Quyết định loại hình, vốn, tỷ lệ, người đại diện, ngành nghề. Đơn vị dịch vụ chỉ tư vấn và ghi lại.
- Đọc và ký điều lệ, giấy đề nghị, danh sách thành viên. Chữ ký là cam kết của bạn, không phải của người làm hồ sơ.
- Cung cấp thông tin trung thực về chủ sở hữu hưởng lợi. Khai sai thông tin này không phải lỗi của người nộp hộ.
- Góp đủ vốn trong thời hạn bằng chứng từ thật. Không đơn vị nào được "chứng minh vốn" thay bạn bằng chứng từ không có thật, và bạn không nên nhận lời đề nghị như vậy.
- Giữ tài khoản, mật khẩu, chữ ký số của công ty sau khi bàn giao. Yêu cầu bàn giao đủ và đổi mật khẩu khi đã nhận.
- Theo dõi nghĩa vụ khai thuế từ tháng đầu, kể cả khi đã thuê kế toán.
Nếu bạn muốn có người lo trọn hồ sơ và chuỗi việc tháng đầu, bạn có thể để lại nhu cầu thành lập công ty ở khung cuối trang để Hữu Hạn liên hệ lại. Đi kèm lựa chọn đó vẫn là danh sách trên: những việc này luôn là của bạn.
Cách làm lai: tự làm phần này, nhờ người phần kia
Giữa tự làm hết và giao hết còn nhiều cách làm ở giữa. Anh Hưng (ví dụ giả định) mở công ty TNHH một thành viên làm dịch vụ lắp đặt điện mặt trời áp mái ở phường Trường Vinh, Nghệ An. Anh tự tra tên, tự chọn ngành dựa trên tư vấn của một người bạn làm kế toán, tự nộp hồ sơ. Phần sau giấy chứng nhận, anh thuê kế toán dịch vụ đăng ký hoá đơn điện tử, chọn phương pháp tính thuế và làm tờ khai đầu tiên, vì đó là chỗ anh không muốn sai.
Một cách khác là ngược lại: nhờ người soạn hồ sơ và điều lệ vì nhóm có bốn thành viên với tỷ lệ vốn lệch, rồi tự lo các việc sau thành lập vì người sáng lập đã từng làm kế toán.
Cách làm lai hiệu quả khi bạn biết rõ mình giỏi phần nào và đuối phần nào. Điểm cần giữ là ranh giới rõ ràng: ai chịu trách nhiệm phần việc nào, bàn giao những gì, và ai là người theo dõi lịch tổng. Thiếu người giữ lịch tổng, việc dễ rơi vào khoảng giữa: người làm hồ sơ nghĩ kế toán sẽ đăng ký hoá đơn, kế toán nghĩ người làm hồ sơ đã làm.
Câu hỏi thường gặp
Tự làm hồ sơ thành lập công ty mất bao lâu?
Thời hạn xử lý của cơ quan đăng ký được luật quy định tính bằng ngày làm việc, khá ngắn với hồ sơ hợp lệ. Thời gian thật phụ thuộc vào việc bạn chuẩn bị kỹ tới đâu và có phải sửa hồ sơ không. Phần chuẩn bị quyết định và giấy tờ thường lâu hơn phần chờ kết quả.
Tự làm có bị cơ quan đăng ký làm khó hơn so với thuê dịch vụ không?
Không có lý do để như vậy; hồ sơ được xét theo cùng quy định dù ai nộp. Hồ sơ của người tự làm hay phải sửa hơn chủ yếu do thiếu kinh nghiệm điền mẫu. Đọc kỹ hướng dẫn trên cổng và hỏi Phòng Đăng ký kinh doanh khi chưa chắc sẽ giảm số vòng sửa.
Thuê dịch vụ thì có cần có mặt không?
Tuỳ cách nộp và yêu cầu xác thực ở thời điểm đó. Khi nộp qua mạng, người đại diện hoặc người được uỷ quyền phải xác thực bằng tài khoản định danh hoặc chữ ký số; giấy tờ có chữ ký phải do chính người liên quan ký. Bạn không thể giao hết mà không tham gia bước nào.
Có nên thuê dịch vụ chỉ để được tư vấn ngành nghề và vốn không?
Có thể, nếu đó là phần bạn thấy mơ hồ nhất. Một buổi trao đổi với kế toán hoặc người làm pháp lý doanh nghiệp về ngành nghề, vốn, phương pháp tính thuế có khi giúp ích hơn cả việc thuê làm trọn hồ sơ. Hãy hỏi rõ phạm vi trước khi đồng ý.
Sau khi có giấy chứng nhận, việc nào gấp nhất?
Thông thường là đọc soát giấy chứng nhận, góp vốn theo cam kết, mở tài khoản ngân hàng, có chữ ký số, đăng ký hoá đơn điện tử và làm việc với cơ quan thuế quản lý. Thứ tự cụ thể và hạn của từng việc bạn hỏi kế toán, vì một số nghĩa vụ khai thuế phát sinh ngay cả khi chưa có doanh thu.
Nếu tự làm bị sai thì sửa sau được không?
Phần lớn sai sót trong thông tin đăng ký có thể sửa bằng thủ tục thay đổi hoặc hiệu đính, nhưng mỗi lần sửa là thêm thời gian và có thể kéo theo sửa ở ngân hàng, cơ quan thuế, hoá đơn, hợp đồng. Vì vậy đọc soát kỹ trước khi nộp vẫn rẻ hơn nhiều so với sửa sau.
