Thoả thuận sáng lập là văn bản những người định lập công ty ký với nhau trước khi nộp hồ sơ, ghi ai góp gì, ai làm gì, chi phí bỏ ra trước khi có công ty xử lý thế nào, ý tưởng và khách hàng thuộc về ai, và chuyện gì xảy ra nếu một người rút lui. Luật không bắt buộc phải có văn bản này, nhưng khoảng thời gian từ lúc bàn nhau tới lúc có giấy chứng nhận là lúc tiền và công sức đã bắt đầu chảy mà chưa có pháp nhân nào đứng ra nhận.
Văn bản này khác điều lệ: điều lệ điều chỉnh công ty sau khi thành lập, còn thoả thuận sáng lập điều chỉnh quan hệ giữa những con người trước đó và bổ sung những điều họ không muốn đưa vào điều lệ. Bài viết ở mức nguyên lý theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Bộ luật Dân sự 2015; khi số tiền lớn hoặc có tài sản trí tuệ quan trọng, hãy nhờ luật sư soạn hoặc đọc lại.
Sáu tuần trước khi có công ty: tiền đã bắt đầu chảy
Chị Ngân, anh Bình và anh Sơn (ví dụ giả định) định mở một cửa hàng sửa chữa điện thoại kiêm bán phụ kiện ở phường Lê Chân, Hải Phòng. Từ lúc ngồi cà phê bàn kế hoạch tới lúc có giấy chứng nhận mất khoảng sáu tuần. Trong sáu tuần đó, anh Bình đặt cọc thuê mặt bằng bằng tiền riêng, chị Ngân thuê người thiết kế bộ nhận diện và mua tên miền, anh Sơn đặt trước một lô linh kiện vì nhà cung cấp đang giảm giá.
Không ai trong ba người nghĩ tới chuyện ghi lại. Đến tuần thứ năm, anh Sơn được mời làm ở một công ty lớn và nói muốn rút. Lập tức có bốn câu hỏi không ai trả lời được: tiền cọc mặt bằng anh Bình đứng tên ai sẽ chịu; lô linh kiện anh Sơn đặt giờ ai mua; bộ nhận diện chị Ngân thuê làm thuộc về ai; anh Sơn rút rồi có được tự mở một cửa hàng tương tự ở gần đó không.
Chuyện của ba người này không có gì bất thường. Giai đoạn trước thành lập là giai đoạn mà mọi người tin nhau nhất và cũng ít giấy tờ nhất. Thoả thuận sáng lập không xuất phát từ nghi ngờ; nó chỉ ghi lại những điều mọi người đang hiểu ngầm với nhau, để khi kế hoạch đổi hướng, không ai phải dựa vào trí nhớ của người kia.
Chi phí và hợp đồng phát sinh trước khi có công ty
Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định riêng về hợp đồng ký trước khi đăng ký doanh nghiệp. Ở mức nguyên lý: người thành lập doanh nghiệp được ký hợp đồng phục vụ việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp trước và trong quá trình đăng ký; nếu doanh nghiệp được thành lập thì doanh nghiệp tiếp nhận quyền và nghĩa vụ từ hợp đồng đó, trừ khi các bên thoả thuận khác; nếu doanh nghiệp không được thành lập thì người ký hợp đồng chịu trách nhiệm, và những người thành lập khác có thể phải cùng chịu theo quy định. Hãy kiểm lại câu chữ cụ thể trong luật đang có hiệu lực trước khi dựa vào nó.
Từ nguyên lý đó, thoả thuận sáng lập nên có một danh sách những hợp đồng và khoản chi trước thành lập mà cả nhóm đồng ý công ty sẽ tiếp nhận: hợp đồng thuê mặt bằng, chi phí làm hồ sơ, thiết kế nhận diện, đặt cọc mua thiết bị. Mỗi khoản ghi người đã chi, số tiền, chứng từ đang giữ. Khoản nào không có trong danh sách và không được cả nhóm đồng ý thì người tự ý chi tự chịu.
Khi công ty đã có, những khoản này được xử lý theo hai cách phổ biến: công ty hoàn trả cho người đã chi, hoặc được tính vào phần vốn góp của người đó nếu các thành viên đồng ý và cách ghi nhận phù hợp quy định. Cách nào phù hợp với sổ sách và thuế thì hỏi kế toán; điểm chung là chứng từ phải có. Hoá đơn ký trước ngày thành lập thường không mang tên công ty, nên càng cần ghi rõ trong thoả thuận rằng khoản đó là chi cho việc lập công ty.
Ai làm gì, bao nhiêu thời gian, lương từ khi nào
Phần vốn góp chỉ là một nửa câu chuyện. Nửa còn lại là công sức, và đây là chỗ những người sáng lập dễ hiểu khác nhau nhất. Một bảng phân vai đơn giản như dưới đây, ghi cho từng người, giúp mọi thứ rõ hơn.
| Mục cần ghi | Ví dụ ở cửa hàng sửa điện thoại | Vì sao cần ghi |
|---|---|---|
| Vai trò chính | Chị Ngân: bán hàng, mạng xã hội; anh Bình: kỹ thuật; anh Sơn: góp vốn, hỗ trợ cuối tuần | Tránh việc ai cũng nghĩ người kia lo |
| Thời gian cam kết | Hai người toàn thời gian, một người bán thời gian | Cơ sở để bàn lương và chia việc công bằng |
| Lương hay không lương | Người toàn thời gian nhận lương từ tháng thứ ba hoặc khi doanh thu đạt mức nhóm tự đặt | Tách tiền công khỏi tiền lãi theo vốn |
| Quyền quyết việc thường ngày | Mỗi người tự quyết trong mảng của mình dưới hạn mức chi đã thống nhất | Không phải họp cho từng việc nhỏ |
| Thời gian thử | Sáu tháng đầu cùng đánh giá lại phân vai | Cho phép điều chỉnh mà không ai mất mặt |
Luật Doanh nghiệp 2020 không coi công sức là tài sản góp vốn, nên phần vốn góp trong hồ sơ chỉ phản ánh tiền và tài sản. Vì vậy những gì liên quan tới công sức phải nằm trong thoả thuận này, trong hợp đồng lao động và trong quyết định về lương sau khi công ty có.
Ý tưởng, tên gọi, khách hàng: thứ vô hình cũng cần chủ
Tên thương mại và nhận diện. Ghi rõ tên dự kiến, logo, bộ nhận diện được làm cho công ty và sẽ thuộc về công ty sau khi thành lập, dù người thuê thiết kế là ai. Nếu có kế hoạch đăng ký nhãn hiệu, ghi luôn người đứng tên nộp đơn là công ty.
Tên miền, trang mạng xã hội, số điện thoại bán hàng. Những thứ này hay được mở bằng tài khoản cá nhân của một người trong giai đoạn đầu. Thoả thuận nên ghi việc chuyển sang tài khoản công ty khi có thể, và người đang giữ không được dùng riêng nếu rời đi.
Danh sách khách hàng, nhà cung cấp. Một người sáng lập có thể mang theo khách quen từ chỗ làm cũ. Nên ghi rõ những mối quan hệ nào là đóng góp cho công ty, và cách đối xử khi người đó rời đi, trong giới hạn pháp luật cho phép.
Bí mật kinh doanh. Công thức, quy trình, giá nhập, kế hoạch mở rộng là thông tin cả nhóm cùng biết. Một điều khoản bảo mật ngắn có giá trị ngay cả khi công ty không bao giờ được thành lập.
Cam kết không cạnh tranh trong thời gian ngắn. Có thể thoả thuận rằng người rút lui không mở cơ sở cùng ngành trong phạm vi gần trong một thời gian hợp lý. Điều khoản này cần được soạn cẩn thận để không bị coi là hạn chế quyền quá mức; hỏi luật sư nếu bạn định dựa nhiều vào nó.
Nếu một người rút lui trước hoặc ngay sau khi thành lập
Đây là phần đáng viết kỹ nhất, vì xác suất xảy ra cao hơn mọi người nghĩ. Trước khi nộp hồ sơ, việc rút lui khá đơn giản: người rút không có tên trong danh sách thành viên, nhóm chỉ cần thống nhất xử lý những khoản người đó đã chi và những việc người đó đang làm dở. Thoả thuận nên ghi sẵn: khoản đã chi được hoàn lại khi nào, theo chứng từ nào; tài sản người đó đã mua cho dự án thì công ty sau này mua lại hay người đó mang về.
Sau khi đã có giấy chứng nhận, người rút lui đã là thành viên, nên mọi chuyện đi theo Luật Doanh nghiệp 2020: nếu chưa góp vốn trong thời hạn 90 ngày thì phần cam kết chưa góp được xử lý theo luật và điều lệ; nếu đã góp thì phải chuyển nhượng phần vốn theo quyền ưu tiên mua của các thành viên còn lại hoặc các đường luật cho phép. Thoả thuận sáng lập có thể chốt trước giá chuyển nhượng trong năm đầu, ví dụ bằng số tiền đã góp, để tránh mặc cả khi mọi người đang căng thẳng.
Trong ví dụ, nếu ba người đã ghi một đoạn ngắn về chuyện này, việc anh Sơn rút lui chỉ mất một buổi: anh Bình và chị Ngân mua lại lô linh kiện theo giá anh Sơn đã trả, anh Sơn nhận lại tiền theo lịch hai bên chốt, cửa hàng mở đúng hẹn với hai thành viên.
Khung văn bản gợi ý
Một thoả thuận sáng lập cho công ty nhỏ không cần dài. Ba đến năm trang là đủ nếu bao quát các mục sau:
- Các bên, mục đích hợp tác, tên và loại hình công ty dự kiến.
- Vốn điều lệ dự kiến, phần góp và thời hạn góp của từng người, tài sản góp nếu không phải tiền.
- Phân vai, thời gian cam kết, nguyên tắc lương cho người làm toàn thời gian.
- Danh sách chi phí và hợp đồng trước thành lập mà công ty sẽ tiếp nhận; cách hoàn trả hoặc ghi nhận.
- Quyền sở hữu tên, nhận diện, tên miền, tài khoản, danh sách khách hàng; bảo mật.
- Cách xử lý khi một người rút lui trước và sau khi thành lập, kể cả giá chuyển nhượng trong năm đầu.
- Những điều sẽ đưa vào điều lệ và những điều chỉ giữ trong văn bản này.
- Cách giải quyết bất đồng, hiệu lực, chữ ký của tất cả các bên.
Văn bản này là hợp đồng dân sự giữa các cá nhân theo Bộ luật Dân sự 2015. Nó không thay được điều lệ, và nếu hai văn bản mâu thuẫn trong những chuyện thuộc phạm vi điều lệ thì điều lệ và luật được ưu tiên. Vì vậy khi soạn điều lệ, hãy đặt thoả thuận sáng lập bên cạnh để hai văn bản khớp nhau.
Câu hỏi thường gặp
Thoả thuận sáng lập có cần công chứng không?
Pháp luật không bắt buộc công chứng loại văn bản này. Chữ ký của tất cả các bên là đủ để có giá trị giữa họ. Công chứng có thể giúp chứng minh ngày ký và danh tính người ký khi có tranh chấp, nên bạn cân nhắc khi số tiền hoặc tài sản liên quan lớn.
Nếu cuối cùng không lập công ty thì thoả thuận còn giá trị không?
Có, với những phần không phụ thuộc vào việc thành lập như hoàn trả chi phí, bảo mật, quyền sở hữu sản phẩm đã làm. Vì vậy nên viết riêng một mục nói rõ các bên xử lý thế nào nếu dự án dừng lại trước khi có giấy chứng nhận.
Hai vợ chồng lập công ty có cần thoả thuận sáng lập không?
Ít khi cần đầy đủ như nhóm bạn bè, nhưng vẫn nên ghi lại nguồn vốn góp là tài sản chung hay riêng và ai giữ vai trò gì. Điều này giúp xử lý dễ hơn nếu sau này có biến cố hôn nhân, khi Luật Hôn nhân và gia đình 2014 được áp dụng cùng Luật Doanh nghiệp 2020.
Có nên đưa thoả thuận sáng lập vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không?
Không. Hồ sơ đăng ký gồm các thành phần theo quy định, không bao gồm thoả thuận giữa các sáng lập viên. Văn bản này do các bên tự giữ; những điều khoản cần ràng buộc công ty và người thứ ba thì nên chuyển vào điều lệ.
Người góp ý tưởng nhưng không góp tiền có được làm thành viên không?
Muốn là thành viên công ty TNHH thì phải góp vốn bằng tài sản theo luật. Người chỉ góp ý tưởng có thể góp một khoản nhỏ để có tên, hoặc được hưởng quyền lợi qua hợp đồng như lương, thưởng, phí bản quyền nếu ý tưởng là tài sản trí tuệ có thể định giá. Hỏi luật sư để chọn cách phù hợp.
Ai nên giữ bản gốc thoả thuận?
Mỗi bên nên giữ một bản có đủ chữ ký. Ngoài ra nên có một bản quét lưu ở nơi cả nhóm truy cập được. Khi công ty đã thành lập, có thể lưu thêm một bản tại trụ sở để người kế nhiệm và kế toán biết những khoản chi trước thành lập từ đâu ra.
