Khi khách mời làm một việc ngoài ngành đã đăng ký, công ty đang chạy có ba lựa chọn: bổ sung ngành rồi làm nếu đó là ngành không điều kiện; bổ sung ngành và xin đủ điều kiện nếu là ngành có điều kiện; hoặc hợp tác để một bên đã đủ điều kiện ký phần việc đó với khách. Chọn đường nào phụ thuộc vào việc mới thuộc loại gì, khách hỏi bao nhiêu lần một năm, và chi phí để công ty tự đáp ứng điều kiện.
Ví dụ giả định: chị Vy có một công ty TNHH tổ chức sự kiện ở Cần Thơ. Khách doanh nghiệp quen hỏi công ty có nhận trọn gói chuyến du lịch cuối năm cho nhân viên không. Bổ sung ngành “du lịch” nghe đơn giản, nhưng kinh doanh dịch vụ lữ hành thuộc ngành có điều kiện theo Luật Du lịch 2017.
Nếu muốn có người lo trọn hồ sơ bổ sung ngành nghề, bạn có thể để lại nhu cầu ở khung cuối trang để Hữu Hạn liên hệ lại.
Việc mới thuộc loại nào: tra trước khi nhận lời khách
Luật Đầu tư 2020 có một danh mục ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện; điều kiện cụ thể cho từng ngành nằm trong luật chuyên ngành và văn bản hướng dẫn — du lịch, y tế, giáo dục, xây dựng, thực phẩm, vận tải, dịch vụ bảo vệ và nhiều ngành khác. Danh mục này được sửa đổi qua các lần sửa luật, nên tra bản hiện hành khi cần.
Phòng Đăng ký kinh doanh khi nhận thông báo bổ sung ngành nghề chủ yếu ghi nhận mã ngành theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam; với đa số ngành có điều kiện, họ không kiểm tra công ty đã đủ điều kiện hay chưa. Vì vậy nhiều chủ công ty thấy ngành nghề đã hiện trên thông tin đăng ký và nghĩ mình đã được phép. Thực tế, trách nhiệm đáp ứng điều kiện thuộc về công ty, và cơ quan quản lý chuyên ngành mới là nơi kiểm tra, cấp phép, xử lý.
Hệ quả của việc làm trước khi đủ điều kiện có thể từ xử phạt hành chính, buộc ngừng, cho tới việc hợp đồng với khách bị đặt câu hỏi về hiệu lực. Mức xử lý cụ thể tuỳ ngành và văn bản hiện hành; điều quan trọng là không bắt đầu nhận tiền của khách cho ngành mới trước khi xong phần điều kiện.
Thứ tự đúng khi muốn nhận việc ở ngành mới
Với tình huống của chị Vy và các ngành có điều kiện nói chung, thứ tự nên là:
- Xác định chính xác việc định làm. “Lo chuyến du lịch” có thể là đặt xe và khách sạn hộ khách, có thể là bán chương trình du lịch trọn gói. Hai việc khác nhau, và chỉ việc thứ hai rõ ràng là lữ hành.
- Tra ngành đó có điều kiện không và điều kiện gì. Đọc danh mục ngành có điều kiện trong Luật Đầu tư 2020 bản hiện hành và luật chuyên ngành; hỏi cơ quan quản lý chuyên ngành ở tỉnh.
- Đánh giá khả năng đáp ứng. Người phụ trách có chứng chỉ, bằng cấp đúng yêu cầu không; có phải ký quỹ không; cần cơ sở vật chất gì; chi phí và thời gian bao lâu.
- Thông báo bổ sung ngành nghề với Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính, chọn mã ngành phù hợp.
- Xin giấy phép hoặc hoàn tất điều kiện với cơ quan chuyên ngành.
- Cập nhật thuế và hoá đơn nếu ngành mới có cách tính thuế khác; hỏi kế toán.
- Bắt đầu nhận việc và lập hồ sơ lưu chứng minh điều kiện được duy trì.
Bước 3 là chỗ nhiều công ty nhỏ dừng lại và quyết định không làm, hoặc làm theo cách khác. Biết sớm đỡ tốn hơn là bổ sung ngành, ký hợp đồng rồi mới phát hiện không đủ điều kiện.
Những dạng điều kiện hay gặp
Giấy phép hoặc giấy chứng nhận đủ điều kiện. Một văn bản do cơ quan chuyên ngành cấp sau khi kiểm hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế. Ví dụ giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành, giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm với một số loại hình ăn uống.
Người có chứng chỉ hoặc bằng cấp. Nhiều ngành yêu cầu người phụ trách chuyên môn có chứng chỉ hành nghề, bằng cấp hoặc kinh nghiệm nhất định. Nếu người đó nghỉ việc, công ty có thể không còn đủ điều kiện.
Ký quỹ hoặc vốn tối thiểu. Một số ngành yêu cầu ký quỹ tại ngân hàng hoặc có mức vốn tối thiểu. Mức cụ thể thay đổi theo văn bản; tra bản hiện hành.
Cơ sở vật chất, phương tiện. Kho, xưởng, phương tiện, thiết bị đạt chuẩn; có ngành yêu cầu kiểm định định kỳ.
Điều kiện không cần giấy phép riêng. Có ngành chỉ đòi doanh nghiệp tự đáp ứng và duy trì, không cấp giấy riêng, nhưng vẫn có thể bị kiểm tra. Đừng hiểu “không có giấy phép” là “không có điều kiện”.
Khi chưa đủ điều kiện: hợp tác thay vì tự làm
Với chị Vy, xin giấy phép lữ hành nghĩa là cần người phụ trách đáp ứng tiêu chuẩn theo Luật Du lịch 2017, cần ký quỹ và thời gian chuẩn bị. Nếu khách chỉ hỏi vài chuyến mỗi năm, cách hợp lý hơn có thể là hợp tác với một doanh nghiệp lữ hành đã có giấy phép: doanh nghiệp đó ký hợp đồng du lịch trực tiếp với khách, còn công ty chị Vy ký hợp đồng riêng cho phần tổ chức sự kiện, gala, hoạt động gắn kết trong chuyến đi.
Điểm cần tránh là công ty chị Vy đứng ra ký hợp đồng trọn gói cả chuyến du lịch với khách rồi thuê lại doanh nghiệp lữ hành. Về thực chất, đó vẫn là bán dịch vụ lữ hành khi chưa đủ điều kiện, và nếu có sự cố trong chuyến đi, trách nhiệm với khách nằm ở công ty chị. Hợp đồng ba bên hoặc hai hợp đồng song song, mỗi bên chịu trách nhiệm đúng phần mình, rõ ràng hơn.
Cách hợp tác này áp dụng cho nhiều ngành khác: công ty xây dựng nội thất hợp tác với đơn vị có chứng chỉ năng lực cho hạng mục kết cấu, cửa hàng hợp tác với cơ sở có giấy chứng nhận an toàn thực phẩm. Nguyên tắc chung là người ký với khách cho phần việc có điều kiện phải là người đủ điều kiện.
Đi trọn một vòng với tình huống của chị Vy
Quay lại câu hỏi của khách. Khi chị Vy hỏi kỹ, khách thật ra cần ba thứ: một chương trình hai ngày ở Phú Quốc cho sáu mươi nhân viên, một đêm gala có sân khấu và trò chơi, và một người lo mọi việc để phòng nhân sự không phải điều phối nhiều bên. Phần gala và trò chơi đúng là nghề của công ty chị. Phần vé máy bay, xe đưa đón, khách sạn, hướng dẫn viên gộp thành một chương trình bán trọn là lữ hành.
Chị Vy cân nhắc hai đường. Đường thứ nhất là xin giấy phép lữ hành nội địa: cần người phụ trách đáp ứng tiêu chuẩn của Luật Du lịch 2017, ký quỹ theo mức hiện hành, chuẩn bị hồ sơ và chờ cấp. Với vài chuyến mỗi năm, chi phí cố định này nặng. Đường thứ hai là tìm một doanh nghiệp lữ hành đã có giấy phép, giới thiệu cho khách ký hợp đồng du lịch với họ, còn công ty chị ký hợp đồng tổ chức gala và hoạt động gắn kết, phối hợp lịch với bên lữ hành.
Chị chọn đường thứ hai cho năm đầu, bổ sung ngành tổ chức sự kiện chi tiết hơn để khớp với hợp đồng gala, và ghi lại số chuyến khách hỏi trong năm. Nếu nhu cầu tăng đều, năm sau chị mới tính tới việc xin giấy phép. Cách làm này giữ cho mọi hợp đồng chị ký đều nằm trong phạm vi công ty đủ điều kiện, và khách vẫn có một đầu mối điều phối.
Ghi ngành nghề khi bổ sung: rộng hay hẹp
Khi đã quyết định bổ sung, việc chọn mã ngành và cách ghi cũng cần cân nhắc. Một số nguyên tắc thực tế:
- Ghi theo mã ngành của hệ thống ngành kinh tế Việt Nam hiện hành; nếu ngành có điều kiện, ghi kèm chi tiết để thấy rõ phạm vi.
- Đừng bổ sung hàng loạt ngành “cho chắc” mà không định làm. Danh sách dài không có lợi gì, và ngành có điều kiện ghi sẵn có thể khiến cơ quan quản lý hỏi về điều kiện.
- Ngành chính của công ty có thể ảnh hưởng tới việc phân loại, thống kê và một số ưu đãi; khi việc kinh doanh đổi hướng hẳn, cân nhắc đổi ngành chính.
- Một số ngành có điều kiện chỉ cho phép doanh nghiệp đáp ứng điều kiện riêng hoặc loại hình nhất định; kiểm trước khi chọn mã.
- Bổ sung ngành nghề không làm thay đổi mã số doanh nghiệp, tên hay vốn; chỉ là cập nhật thông tin đăng ký.
Nếu không chắc mã nào đúng, mô tả việc định làm cho Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc người làm dịch vụ đăng ký và hỏi họ gợi ý; đừng chép mã của công ty khác.
Sau khi đã làm: giữ điều kiện suốt thời gian hoạt động
Đủ điều kiện ở thời điểm xin phép chưa phải là xong. Luật yêu cầu doanh nghiệp duy trì điều kiện trong suốt quá trình kinh doanh ngành đó. Với công ty nhỏ, rủi ro lớn nhất thường là con người: người phụ trách có chứng chỉ nghỉ việc, chuyển đi, và công ty không có người thay đúng tiêu chuẩn.
Một bảng theo dõi đơn giản giúp chị Vy không quên: tên điều kiện, giấy tờ chứng minh, ngày hết hạn, người chịu trách nhiệm, việc phải làm trước khi hết hạn. Đặt nhắc lịch trước vài tháng cho những giấy có thời hạn, như chứng nhận định kỳ hay hợp đồng ký quỹ.
Khi không còn làm ngành đó nữa, nên thông báo bỏ ngành khỏi đăng ký và làm thủ tục với cơ quan chuyên ngành nếu có giấy phép, thay vì để treo. Một giấy phép còn hiệu lực trên danh nghĩa nhưng công ty không còn đủ điều kiện là tình trạng dễ bị xử lý khi có kiểm tra.
Câu hỏi thường gặp
Bổ sung ngành nghề là “đăng ký” hay “thông báo”?
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, thay đổi ngành nghề kinh doanh thuộc nhóm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Công ty gửi thông báo tới Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở; thành phần hồ sơ và thời hạn kiểm tại thời điểm làm.
Chưa bổ sung ngành mà đã xuất hoá đơn cho việc thuộc ngành đó thì sao?
Hoá đơn ghi nhận giao dịch đã có, nhưng làm ngoài ngành đăng ký có thể bị cơ quan thuế và cơ quan quản lý hỏi, đặc biệt nếu là ngành có điều kiện. Thuế suất của ngành mới cũng có thể khác. Hỏi kế toán cách xử lý và bổ sung ngành sớm.
Ngành có điều kiện có phải ghi trong đăng ký trước khi xin giấy phép không?
Nhiều cơ quan chuyên ngành yêu cầu ngành đó đã có trong thông tin đăng ký doanh nghiệp khi nộp hồ sơ xin giấy phép. Vì vậy thường bổ sung ngành trước, xin giấy phép sau, nhưng chưa làm cho tới khi có giấy phép.
Người phụ trách có chứng chỉ nghỉ việc thì phải làm gì?
Tìm người thay đáp ứng tiêu chuẩn càng sớm càng tốt, và kiểm tra luật chuyên ngành có yêu cầu báo cơ quan cấp phép về việc thay người không. Trong thời gian không đủ điều kiện, cân nhắc tạm dừng nhận việc ở ngành đó.
Công ty TNHH một thành viên có làm được ngành có điều kiện không?
Đa số ngành có điều kiện không phân biệt loại hình, công ty TNHH một thành viên vẫn làm được nếu đáp ứng điều kiện. Một số ngành có yêu cầu riêng về loại hình hoặc vốn; tra luật chuyên ngành của ngành định làm.
Bỏ ngành nghề đã đăng ký có khó không?
Bỏ ngành cũng là thông báo thay đổi nội dung đăng ký, thường đơn giản. Nếu ngành đó có giấy phép riêng, cần làm thêm thủ tục với cơ quan cấp phép theo quy định của ngành.
