Giám đốc thuê ngoài không góp vốn nên không chịu rủi ro mất vốn, nhưng là người quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020: phải hành động trung thực, cẩn trọng, trung thành với lợi ích công ty, và phải bồi thường nếu vi phạm các nghĩa vụ ấy gây thiệt hại. Nếu được ghi là người đại diện theo pháp luật, giám đốc thuê còn gánh thêm các rủi ro hành chính gắn với chức danh đó.
Với công ty TNHH nhỏ, thuê giám đốc thường xảy ra khi chủ muốn lùi về vai trò đầu tư, hoặc khi các thành viên góp vốn không ai có chuyên môn điều hành. Bài này giúp cả hai phía hiểu ranh giới trách nhiệm: chủ biết mình được bảo vệ tới đâu, giám đốc biết mình phải chịu những gì trước khi nhận việc.
Tình huống: chị Vy nhận lời điều hành chuỗi tiệm bánh
Ba thành viên góp vốn của một công ty TNHH kinh doanh tiệm bánh (ví dụ giả định) ở Thành phố Hồ Chí Minh đều có việc chính khác. Họ thuê chị Vy, người từng làm quản lý vận hành cho một chuỗi lớn, làm giám đốc và đồng thời là người đại diện theo pháp luật. Chị không góp vốn, nhận lương và thưởng theo lợi nhuận.
Sau một năm, có hai chuyện xảy ra. Một là chị Vy ký hợp đồng thuê mặt bằng năm năm cho tiệm thứ tư, tiệm này lỗ nặng, các thành viên cho rằng chị quyết định vội. Hai là cơ quan thuế phát hiện công ty khai thiếu thuế trong năm, do kế toán cũ để lại sai sót, và gửi thông báo tới người đại diện.
Các thành viên hỏi: có thể bắt chị Vy bồi thường khoản lỗ tiệm thứ tư không? Chị Vy hỏi: mình có phải chịu chuyện thuế của thời kỳ trước khi mình về không? Cả hai câu hỏi đều chạm vào phần cốt lõi của trách nhiệm người quản lý.
Bốn nghĩa vụ cốt lõi của người quản lý theo Luật Doanh nghiệp 2020
Thực hiện quyền và nghĩa vụ đúng luật, điều lệ, nghị quyết của chủ sở hữu hoặc hội đồng thành viên. Giám đốc làm trong khuôn khổ được giao. Ký vượt thẩm quyền mà điều lệ dành cho hội đồng thành viên là một vi phạm, dù hợp đồng có lời.
Trung thực, cẩn trọng, tốt nhất để bảo đảm lợi ích hợp pháp tối đa của công ty. Đây là thước đo cho các quyết định kinh doanh. Cẩn trọng không có nghĩa là không được sai; nó nghĩa là quyết định phải dựa trên thông tin đầy đủ một cách hợp lý, có phân tích, không vì lợi ích riêng.
Trung thành với lợi ích công ty. Không lạm dụng địa vị, chức vụ, không dùng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản của công ty để tư lợi hay phục vụ người khác.
Thông báo kịp thời về doanh nghiệp mà mình và người có liên quan làm chủ hoặc có phần vốn. Nghĩa vụ công khai này giúp công ty phát hiện xung đột lợi ích, ví dụ giám đốc ký hợp đồng mua hàng của công ty do người thân mình sở hữu.
Phân định trách nhiệm trong tình huống của chị Vy
Áp các nghĩa vụ trên vào hai chuyện xảy ra, có thể suy luận theo nguyên lý như sau. Kết luận thật phụ thuộc chứng cứ và nên có luật sư.
| Chuyện | Câu hỏi then chốt | Hướng suy luận |
|---|---|---|
| Tiệm thứ tư thua lỗ | Quyết định thuê mặt bằng năm năm có thuộc thẩm quyền của giám đốc không? Có được phân tích, báo cáo không? | Nếu trong thẩm quyền, có phân tích hợp lý và không vì lợi ích riêng, thua lỗ là rủi ro kinh doanh của công ty. Nếu vượt quyền hoặc cẩu thả rõ ràng, có thể phát sinh trách nhiệm bồi thường |
| Thiếu thuế từ kỳ trước | Sai sót phát sinh khi nào, ai chịu trách nhiệm kế toán khi đó? | Nợ thuế là của công ty. Chị Vy là người đại diện hiện tại nên nhận thông báo và có thể chịu biện pháp hành chính gắn chức danh, nhưng không phải người gây ra sai sót |
Bảng cho thấy hai lớp: trách nhiệm bồi thường với công ty (dựa vào việc vi phạm nghĩa vụ) và rủi ro hành chính gắn với chức danh người đại diện (dựa vào hồ sơ). Giám đốc thuê nên hiểu cả hai trước khi ký nhận chức danh.
Rủi ro kinh doanh khác vi phạm nghĩa vụ
Điều mà các thành viên góp vốn hay quên là họ thuê giám đốc để ra quyết định trong điều kiện không chắc chắn. Mọi quyết định kinh doanh đều có khả năng sai. Nếu mỗi quyết định sai đều bị đòi bồi thường, không người giỏi nào nhận việc. Luật Doanh nghiệp 2020 không biến giám đốc thành người bảo hiểm cho lợi nhuận của công ty; nó chỉ yêu cầu giám đốc làm việc trung thực, cẩn trọng và trung thành.
Ranh giới thường nằm ở quá trình ra quyết định. Giám đốc đã thu thập thông tin hợp lý, trình bày cho thành viên khi cần, không có lợi ích riêng trong giao dịch, thì thua lỗ là chuyện của công ty. Giám đốc quyết định giao dịch lớn mà không hỏi ai, bỏ qua cảnh báo rõ ràng, hoặc có quan hệ lợi ích với đối tác, thì khả năng phải chịu trách nhiệm cao hơn nhiều.
Vì vậy, với cả hai phía, hồ sơ quá trình quyết định là thứ bảo vệ: biên bản họp, thư điện tử báo cáo, bảng phân tích phương án. Ở công ty nhỏ, những thứ này không cần dày, nhưng cần có.
Trở lại tiệm thứ tư của chị Vy: nếu chị đã gửi các thành viên bảng tính doanh thu dự kiến, nêu rủi ro mặt bằng và không ai phản đối trong thời hạn đã thống nhất, các thành viên khó lập luận rằng chị cẩu thả. Nếu chị ký mà không báo ai, trong khi điều lệ yêu cầu hợp đồng thuê dài hạn phải được hội đồng thành viên thông qua, câu chuyện khác hẳn. Hai kịch bản có cùng con số thua lỗ nhưng khác nhau ở giấy tờ.
Hợp đồng với giám đốc thuê: những điều khoản bảo vệ cả hai bên
Hợp đồng giữa công ty và giám đốc thuê có thể là hợp đồng lao động hoặc hợp đồng khác tuỳ thoả thuận, kèm quyết định bổ nhiệm. Dù hình thức nào, các nội dung sau nên được viết rõ:
- Phạm vi thẩm quyền: giao dịch nào giám đốc tự quyết, giao dịch nào phải xin ý kiến chủ sở hữu hoặc hội đồng thành viên, kèm hạn mức giá trị.
- Chỉ tiêu công việc và cách đánh giá, tách biệt với lợi nhuận ngắn hạn để tránh thúc ép những quyết định rủi ro.
- Quyền tiếp cận thông tin: sổ sách, tài khoản, hồ sơ thuế từ trước khi nhận việc, để giám đốc biết mình đang nhận gì.
- Biên bản bàn giao khi nhận việc ghi nhận tình trạng công ty, các vấn đề tồn đọng; đây là bằng chứng phân định trách nhiệm về sau.
- Cam kết không cạnh tranh, bảo mật trong phạm vi pháp luật cho phép, và nghĩa vụ công khai lợi ích liên quan.
- Khi chấm dứt: thời hạn báo trước, bàn giao, và nghĩa vụ của công ty đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật trong thời hạn hợp lý.
Điều khoản cuối cùng thường bị bỏ quên nhưng rất quan trọng với giám đốc: nếu công ty không làm thủ tục thay người đại diện, tên giám đốc cũ vẫn nằm trên hồ sơ và vẫn gánh các rủi ro gắn với chức danh.
Phía giám đốc: sáu việc nên làm trước khi nhận chức danh
Người được mời làm giám đốc cho công ty TNHH nhỏ thường chỉ hỏi về lương và thưởng. Những câu hỏi dưới đây ít được hỏi hơn nhưng quyết định mức rủi ro bạn nhận về:
- Xin xem báo cáo tài chính, tờ khai thuế gần nhất và tình trạng nghĩa vụ thuế, bảo hiểm của công ty; hỏi thẳng có khoản nợ quá hạn nào không.
- Đọc điều lệ để biết chức danh giám đốc có thẩm quyền gì, giao dịch nào phải trình hội đồng thành viên hay chủ sở hữu.
- Hỏi xem công ty muốn bạn làm người đại diện theo pháp luật hay chỉ điều hành; nếu là đại diện, hỏi có người đại diện thứ hai không.
- Kiểm các hợp đồng vay, bảo lãnh đang có và xác nhận bạn không phải ký bảo lãnh cá nhân cho khoản nào.
- Lập biên bản bàn giao ghi rõ tình trạng công ty tại ngày nhận việc, có chữ ký của chủ sở hữu hoặc đại diện thành viên.
- Thống nhất cách báo cáo định kỳ và cách lưu biên bản các quyết định lớn, để sau này có hồ sơ cho thấy bạn đã ra quyết định cẩn trọng.
Nếu công ty từ chối cho xem những thông tin trên, đó là tín hiệu đáng cân nhắc. Một chủ công ty minh bạch hiểu rằng giám đốc cần biết mình đang nhận gì.
Phía chủ công ty: thuê giám đốc không có nghĩa là giao trắng
Thuê giám đốc giỏi là cách tốt để công ty lớn lên, nhưng chủ sở hữu hoặc các thành viên vẫn có quyền và nên dùng quyền giám sát: đọc báo cáo định kỳ, duyệt kế hoạch và ngân sách năm, quyết định những giao dịch lớn theo điều lệ. Luật Doanh nghiệp 2020 cho thành viên công ty TNHH quyền khởi kiện người quản lý khi họ vi phạm nghĩa vụ; nhưng khởi kiện là cách cuối cùng, còn giám sát đều đặn mới là cách ngăn chuyện xảy ra.
Cũng cần lưu ý rằng không phải ai cũng được làm người quản lý doanh nghiệp. Luật có danh sách các đối tượng không được quản lý doanh nghiệp, như một số trường hợp cán bộ, công chức, viên chức, người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Trước khi bổ nhiệm, nên kiểm tra và yêu cầu ứng viên cam kết bằng văn bản.
Cuối cùng, chủ nên quyết định rõ có để giám đốc thuê làm người đại diện theo pháp luật hay không. Nếu có, công ty cần đối xử công bằng với những rủi ro mà người đó gánh thay chủ: minh bạch tình hình thuế, có người đại diện thứ hai khi cần, và thay đổi đăng ký kịp thời khi họ nghỉ.
Câu hỏi thường gặp
Giám đốc thuê có phải chịu nợ của công ty TNHH bằng tài sản riêng không?
Không, nếu giám đốc không bảo lãnh, không ký vượt quyền và không vi phạm nghĩa vụ người quản lý. Nợ của công ty do công ty trả. Giám đốc chỉ chịu trách nhiệm cá nhân khi có căn cứ riêng như gây thiệt hại do vi phạm nghĩa vụ.
Thành viên công ty TNHH có thể kiện giám đốc thuê không?
Luật Doanh nghiệp 2020 cho thành viên công ty TNHH quyền nhân danh mình hoặc nhân danh công ty khởi kiện người quản lý khi người đó vi phạm nghĩa vụ. Điều kiện và trình tự cụ thể nên hỏi luật sư trước khi tiến hành.
Giám đốc thuê có bắt buộc làm người đại diện theo pháp luật không?
Không bắt buộc. Điều lệ quy định chức danh nào là người đại diện. Chủ sở hữu hoặc một thành viên có thể giữ chức danh này, còn giám đốc thuê chỉ điều hành. Lựa chọn nên cân nhắc ai thường xuyên có mặt và ai chịu được rủi ro gắn với chức danh.
Giám đốc thuê ký hợp đồng lao động thì có được đóng bảo hiểm xã hội không?
Nếu quan hệ là hợp đồng lao động và thuộc diện bắt buộc, công ty phải đóng bảo hiểm cho giám đốc như người lao động khác. Diện tham gia cụ thể theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 nên hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội.
Giám đốc thuê nghỉ việc nhưng công ty không đổi người đại diện thì sao?
Trên hồ sơ, người đó vẫn là người đại diện và có thể nhận các thông báo, biện pháp hành chính gắn chức danh. Giám đốc nên yêu cầu bằng văn bản công ty đăng ký thay đổi, lưu bằng chứng, và nhờ luật sư nếu công ty không hợp tác.
Có thể yêu cầu giám đốc thuê đặt cọc hay bảo đảm để phòng thiệt hại không?
Các bên có thể thoả thuận các cơ chế bảo đảm trong phạm vi pháp luật cho phép, nhưng nếu là hợp đồng lao động thì Bộ luật Lao động 2019 có giới hạn về việc giữ tiền, giấy tờ của người lao động. Nên hỏi người am hiểu trước khi đưa điều khoản này vào.