Điều lệ mẫu công ty TNHH đủ để hồ sơ được chấp nhận, nhưng gần như luôn chép lại luật ở mức tối thiểu và để trống những câu hỏi hay gây tranh chấp nhất: lợi nhuận chia khi nào, bế tắc thì gỡ ra sao, ai muốn rút thì định giá thế nào, người thừa kế bước vào ra sao, giám đốc được tự quyết tới đâu. Sửa những chỗ đó trước khi ký tốn một buổi tối; sửa sau khi đã bất đồng thì có khi tốn cả công ty.
Bài này đi qua từng nhóm điều khoản mà người sáng lập công ty TNHH nhỏ nên đọc lại trong bản mẫu, kèm cách viết lại ở mức nguyên lý theo Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung năm 2025). Điều lệ không được trái luật, nên với những điều khoản bạn tự soạn, hãy nhờ luật sư hoặc người làm pháp lý doanh nghiệp đọc lại trước khi ký, và hỏi Phòng Đăng ký kinh doanh nếu cơ quan này có yêu cầu riêng về hình thức.
Bản mẫu có gì và thiếu gì
Luật Doanh nghiệp 2020 liệt kê những nội dung điều lệ phải có: tên, trụ sở, ngành nghề, vốn điều lệ, thông tin thành viên, phần vốn góp, quyền và nghĩa vụ thành viên, cơ cấu tổ chức quản lý, người đại diện theo pháp luật, thể thức thông qua quyết định, nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ, cách xác định thù lao và lương của người quản lý, các trường hợp thành viên được yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp, nguyên tắc chia lợi nhuận và xử lý lỗ, các trường hợp giải thể, cách sửa đổi điều lệ. Bản mẫu nào cũng có các đầu mục ấy.
Vấn đề là ở nội dung bên dưới mỗi đầu mục. Bản mẫu thường viết kiểu "theo quy định của pháp luật" hoặc chép nguyên văn luật. Điều đó không sai, nhưng luật được viết cho mọi công ty, từ công ty hai vợ chồng tới công ty năm mươi thành viên, nên nhiều chỗ để mở cho điều lệ tự quy định. Khi điều lệ không quy định, công ty phải quay về quy tắc mặc định của luật, mà quy tắc mặc định đôi khi không hợp với một công ty nhỏ.
Cách đọc hiệu quả là cầm bản mẫu và hỏi ở mỗi điều: nếu chuyện này xảy ra ở công ty mình vào năm thứ ba, điều khoản này có trả lời được không? Nếu câu trả lời là "phải họp rồi tính", đó là chỗ nên viết thêm.
Chia lợi nhuận: khi nào chia và giữ lại bao nhiêu
Theo nguyên tắc chung của Luật Doanh nghiệp 2020, công ty TNHH chỉ được chia lợi nhuận khi kinh doanh có lãi, đã hoàn thành nghĩa vụ thuế và nghĩa vụ tài chính khác, và bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ, nghĩa vụ tài sản đến hạn sau khi chia. Lợi nhuận được chia theo tỷ lệ phần vốn góp. Bản mẫu thường dừng ở đó.
Điều mà ba người bạn góp vốn hay cãi nhau lại là: chia mỗi năm hay để lại mua máy, ai quyết. Chị Mai, anh Đức và anh Khoa (ví dụ giả định) góp vốn mở một tiệm bánh ở phường Ninh Kiều, Cần Thơ. Anh Khoa chỉ góp tiền và muốn nhận lãi hằng năm; chị Mai điều hành và muốn giữ lại để mở thêm điểm bán. Bản mẫu im lặng, nên mọi quyết định chia lợi nhuận đều phải qua hội đồng thành viên, và chị Mai với anh Đức, cộng lại nhiều vốn hơn, có thể quyết giữ lại mãi.
Một cách viết rõ hơn là đặt nguyên tắc ngay trong điều lệ: ví dụ hằng năm, sau khi có báo cáo tài chính, công ty chia tối thiểu một phần lợi nhuận sau thuế cho thành viên nếu đủ điều kiện luật định, phần còn lại do hội đồng thành viên quyết định giữ lại hay chia thêm. Tỷ lệ cụ thể là chuyện các bạn tự bàn; điều quan trọng là có một con số chốt sẵn để người chỉ góp vốn không cảm thấy bị giam tiền vô thời hạn, còn người điều hành vẫn giữ được tiền để phát triển.
Bế tắc trong hội đồng thành viên: viết sẵn lối thoát
Kiểm tỷ lệ biểu quyết thực tế. Đặt tỷ lệ vốn của từng người cạnh các ngưỡng thông qua trong điều lệ. Nếu một người đủ phiếu quyết mọi việc, những người kia nên biết trước điều đó. Nếu không ai đủ phiếu, như hai người chia đôi, thì bế tắc là chuyện có thể xảy ra bất cứ lúc nào.
Giao một số việc cho người điều hành. Những việc vận hành thường ngày, như mua nguyên liệu, tuyển nhân viên phổ thông, ký hợp đồng dưới một mức giá trị, nên để giám đốc tự quyết theo hạn mức ghi rõ. Hội đồng thành viên chỉ họp cho việc lớn, nên ít cơ hội bế tắc hơn.
Có bước làm nguội. Khi một quyết định quan trọng không thông qua được, điều lệ có thể quy định họp lại sau một khoảng thời gian, mời một người trung gian mà các bên cùng tin, hoặc đưa ra hoà giải trước khi tính chuyện kiện tụng.
Có lối ra cuối cùng. Nếu bế tắc kéo dài, cách phổ biến là một bên mua lại phần vốn của bên kia theo một cơ chế định giá đã chốt trước. Viết cơ chế này khi mọi người còn vui vẻ dễ hơn rất nhiều so với khi đã không nhìn mặt nhau.
Nhắc lại ranh giới với luật. Các ngưỡng thông qua tối thiểu, quyền triệu tập họp, quyền yêu cầu huỷ nghị quyết là những điều luật đặt ra; điều lệ có thể quy định cụ thể trong giới hạn luật cho phép, không xoá bỏ được. Phần này nên được người làm pháp lý đọc lại.
Rút vốn và người thừa kế: hai điều bản mẫu hay chép nguyên luật
Thành viên công ty TNHH muốn ra khỏi công ty có mấy con đường theo Luật Doanh nghiệp 2020: chuyển nhượng phần vốn cho thành viên khác hoặc cho người ngoài sau khi các thành viên còn lại không mua hết theo quyền ưu tiên; yêu cầu công ty mua lại phần vốn trong một số trường hợp luật định, thường là khi thành viên đã bỏ phiếu không tán thành một số quyết định quan trọng. Ngoài các trường hợp đó, thành viên không tự rút tiền ra khỏi công ty được.
Bản mẫu chép đúng những điều này nhưng không trả lời câu hỏi thực tế nhất: giá bao nhiêu. Điều lệ, hoặc một thoả thuận riêng giữa các thành viên, nên nói rõ cách định giá, ví dụ theo giá trị sổ sách trên báo cáo tài chính gần nhất, theo kết quả của một tổ chức thẩm định giá do hai bên cùng chọn, hoặc theo một công thức cố định. Kèm theo đó là thời hạn thanh toán, vì một công ty nhỏ hiếm khi có đủ tiền mặt trả một lần.
Với người thừa kế, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định khi thành viên là cá nhân qua đời thì người thừa kế theo di chúc hoặc theo pháp luật của thành viên đó là thành viên công ty. Điều lệ không thể gạt người thừa kế ra, nhưng có thể quy định quy trình: người thừa kế xuất trình giấy tờ gì, trong bao lâu; nếu họ không muốn làm thành viên thì công ty hoặc các thành viên còn lại mua lại theo cơ chế giá nào. Với công ty gia đình, đây là điều khoản giữ cho xưởng chạy tiếp khi có biến cố.
Một số điều khoản: bản mẫu thường viết gì, nên cân nhắc viết thêm gì
Bảng dưới là gợi ý để đọc bản mẫu của chính bạn. Cột bên phải chỉ là hướng viết; câu chữ cụ thể cần được người làm pháp lý soát lại cho phù hợp với luật và với công ty.
| Nội dung | Bản mẫu thường viết | Nên cân nhắc viết thêm |
|---|---|---|
| Quyền của giám đốc | Điều hành hoạt động hằng ngày theo quy định của pháp luật | Hạn mức hợp đồng, khoản vay, bảo lãnh, bán tài sản mà giám đốc được tự ký; việc nào phải có quyết định của hội đồng thành viên |
| Lương, thù lao | Do hội đồng thành viên quyết định | Thành viên làm toàn thời gian có lương; nguyên tắc xác định và khi nào xem lại |
| Chia lợi nhuận | Theo tỷ lệ vốn góp khi đủ điều kiện | Thời điểm chia, phần tối thiểu được chia, phần giữ lại do ai quyết |
| Chuyển nhượng phần vốn | Chép quyền ưu tiên mua theo luật | Cách định giá, thời hạn trả lời, điều kiện với người mua bên ngoài |
| Thừa kế | Người thừa kế là thành viên theo luật | Giấy tờ cần nộp, thời hạn, cơ chế mua lại nếu người thừa kế không muốn tham gia |
| Cạnh tranh | Thường không có | Thành viên mở cơ sở riêng cùng ngành thì phải báo trước và được chấp thuận |
| Tranh chấp nội bộ | Thương lượng, hoà giải, toà án | Ai làm trung gian, mất bao lâu trước khi khởi kiện, có chọn trọng tài không |
Quy trình sửa bản mẫu trước khi ký
Một quy trình gọn cho nhóm hai đến năm người, làm trong một hai buổi:
- Mỗi người đọc bản mẫu riêng, đánh dấu chỗ không hiểu và chỗ thấy không hợp với công ty.
- Họp chung, đi qua các nhóm điều khoản trong bảng trên; ghi lại các quyết định bằng lời thường trước, chưa cần câu chữ pháp lý.
- Một người chuyển các quyết định đó thành điều khoản; giữ nguyên các phần bắt buộc của bản mẫu.
- Nhờ người làm pháp lý doanh nghiệp đọc lại xem có điều khoản nào trái luật hoặc tự mâu thuẫn không.
- Tất cả thành viên đọc bản cuối, ký từng trang hoặc ký theo cách hướng dẫn hiện hành yêu cầu; giữ một bản giấy và một bản số ở nơi mọi người cùng biết.
Điều lệ có thể sửa sau theo thể thức đã quy định trong chính nó. Nhưng sửa điều lệ cần đủ tỷ lệ biểu quyết, nghĩa là người đang được lợi từ bản cũ có thể chặn việc sửa. Đó là lý do lần ký đầu tiên đáng được đầu tư thời gian nhất.
Câu hỏi thường gặp
Dùng nguyên điều lệ mẫu có bị từ chối hồ sơ không?
Thường không, vì bản mẫu đã có đủ nội dung bắt buộc. Rủi ro của bản mẫu không nằm ở khâu đăng ký mà ở khâu vận hành: khi có tranh chấp, điều lệ không trả lời được câu hỏi cụ thể và các bên phải quay về quy tắc chung của luật, vốn có thể không hợp với ý định ban đầu của nhóm.
Có nên ghi mọi thoả thuận giữa thành viên vào điều lệ không?
Không nhất thiết. Điều lệ nộp cho cơ quan đăng ký và một phần thông tin doanh nghiệp được công bố theo quy định, nên một số thoả thuận nhạy cảm như cách định giá cụ thể hay cam kết cá nhân có thể đặt trong văn bản thoả thuận riêng giữa thành viên, miễn là không trái điều lệ và luật.
Công ty TNHH một thành viên có cần sửa điều lệ mẫu không?
Ít điểm hơn nhưng vẫn nên. Hai chỗ đáng sửa là giới hạn quyền của giám đốc nếu chủ sở hữu thuê người điều hành, và cách xử lý khi chủ sở hữu không còn điều hành được hoặc qua đời, để công ty không bị đứng hình trong thời gian chờ thủ tục thừa kế.
Điều lệ có quy định được thành viên không được góp vốn vào công ty cạnh tranh không?
Điều lệ có thể đặt nghĩa vụ báo trước và xin chấp thuận khi thành viên làm việc có xung đột lợi ích, nhưng một điều cấm tuyệt đối và kéo dài có thể bị coi là hạn chế quyền quá mức. Phần này nên được luật sư soạn và soát để vừa bảo vệ công ty vừa không trái luật.
Sửa điều lệ sau khi thành lập có phải nộp cho cơ quan đăng ký không?
Tuỳ nội dung sửa. Nếu việc sửa gắn với thông tin phải đăng ký hoặc thông báo như vốn, thành viên, người đại diện, tên, trụ sở thì phải làm thủ tục tương ứng. Các sửa đổi nội bộ khác có thể chỉ cần lưu tại công ty; hỏi Phòng Đăng ký kinh doanh khi chưa chắc.
Ai giữ bản gốc điều lệ?
Điều lệ là hồ sơ phải lưu tại trụ sở công ty. Với công ty nhiều thành viên, mỗi thành viên nên giữ thêm một bản có chữ ký đầy đủ, để khi có tranh chấp không ai phải phụ thuộc vào bản do một người khác giữ.
