Chủ công ty TNHH một thành viên vẫn có thể nhận lương từ công ty, nhưng khoản lương ấy không hẳn giống lương của một nhân viên. Về thuế thu nhập cá nhân, đó vẫn là thu nhập từ tiền lương, tiền công. Về thuế thu nhập doanh nghiệp, hướng dẫn thuế lâu nay không cho tính tiền lương của chủ công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ vào chi phí được trừ. Về bảo hiểm, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 đã đưa người quản lý doanh nghiệp có hưởng lương vào diện bắt buộc.
Ví dụ giả định: anh Phúc lập công ty TNHH một thành viên làm cơ khí nhỏ ở Hải Phòng, tự làm chủ sở hữu kiêm giám đốc. Năm đầu anh lấy tiền tiêu lúc nhiều lúc ít, không có quy tắc. Kế toán khuyên anh "nên trả lương cho mình", còn người quen lại bảo "trả lương làm gì, cuối năm chia lãi cho nhẹ". Bài này đặt hai lời khuyên cạnh nhau để anh Phúc tự quyết, với những chỗ phải hỏi lại cơ quan thuế và bảo hiểm.
Vì sao câu hỏi "có nên tự trả lương" khó hơn ở công ty một chủ
Ở công ty nhiều thành viên, người làm giám đốc nhận lương là chuyện bình thường: công ty trả công cho người điều hành, các thành viên khác đồng ý mức lương đó. Ở công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ, người trả và người nhận là một. Luật Doanh nghiệp 2020 vẫn coi công ty là một pháp nhân riêng, nên về nguyên lý anh Phúc có thể tự ra quyết định bổ nhiệm mình làm giám đốc và quyết định mức thù lao, tiền lương của chức danh này.
Vấn đề là các luật thuế nhìn trường hợp này thận trọng hơn, vì chủ có thể tự đẩy lương lên để giảm lợi nhuận chịu thuế. Hướng dẫn thuế thu nhập doanh nghiệp lâu nay xếp tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân và chủ công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ vào nhóm không được trừ. Văn bản hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 có còn giữ nguyên quy định này hay không, bạn cần hỏi kế toán, nhưng nên lập kế hoạch với giả định thận trọng là không được trừ.
Khi lương không được trừ, việc trả lương không làm giảm thuế thu nhập doanh nghiệp. Lý do để trả lương lúc này không còn là tiết kiệm thuế, mà là những lợi ích khác: thu nhập đều đặn, có lịch sử thu nhập để vay vốn cá nhân, có bảo hiểm xã hội, và tách bạch tiền công ty với tiền nhà.
Đặt cạnh nhau: nhận lương đều hay chờ chia lợi nhuận
So sánh dưới đây là nguyên lý, không gồm thuế suất cụ thể. Kết quả tiền thuế thực tế phụ thuộc mức lương, người phụ thuộc, lợi nhuận và quy định hiện hành.
| Tiêu chí | Nhận lương hằng tháng | Chỉ nhận lợi nhuận được chia |
|---|---|---|
| Thuế thu nhập doanh nghiệp | Lương chủ thường không được trừ, lợi nhuận chịu thuế không giảm | Lợi nhuận chịu thuế như bình thường |
| Thuế thu nhập cá nhân | Theo biểu luỹ tiến tiền lương, có giảm trừ gia cảnh | Thuế thu nhập từ đầu tư vốn khi nhận phần chia |
| Bảo hiểm xã hội | Thuộc diện bắt buộc nếu là người quản lý có hưởng lương theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 | Không phát sinh từ phần lợi nhuận |
| Điều kiện để nhận | Theo quyết định lương, trả đều | Chỉ khi công ty có lãi, đã nộp thuế, vẫn trả đủ nợ đến hạn |
| Ổn định tiền nhà | Đều, dễ lập ngân sách gia đình | Theo năm, phụ thuộc kết quả kinh doanh |
| Hồ sơ cần có | Quyết định của chủ sở hữu, bảng lương, chứng từ chi | Quyết định chia lợi nhuận, báo cáo tài chính |
Bảng cho thấy hai cách không loại trừ nhau. Nhiều chủ công ty nhỏ chọn mức lương vừa đủ chi tiêu gia đình, phần còn lại để công ty giữ làm vốn hoặc chia khi cuối năm có lãi rõ ràng.
Bảo hiểm xã hội cho chính chủ công ty: điều mới cần kiểm
Trước đây nhiều chủ công ty nhỏ không tham gia bảo hiểm xã hội vì không ký hợp đồng lao động với chính mình. Luật Bảo hiểm xã hội 2024, có hiệu lực từ giữa năm 2025, mở rộng diện tham gia bắt buộc sang người quản lý doanh nghiệp có hưởng tiền lương. Với anh Phúc, nếu nhận lương theo chức danh giám đốc, khả năng cao anh thuộc diện phải đóng.
Đóng bảo hiểm xã hội không chỉ là nghĩa vụ. Đó là con đường để chủ công ty nhỏ có lương hưu, chế độ ốm đau, thai sản cho bản thân, những thứ người làm chủ hay bỏ quên trong những năm đầu bận rộn. Ngược lại, khoản đóng làm tăng chi phí lương thực tế, nên cần tính vào kế hoạch.
Vì quy định mới và văn bản hướng dẫn còn đang được triển khai, anh Phúc nên hỏi trực tiếp cơ quan bảo hiểm xã hội nơi công ty đăng ký về ba điểm: chủ sở hữu kiêm giám đốc có hưởng lương có thuộc diện không, mức lương làm căn cứ đóng xác định thế nào, và hồ sơ cần nộp là gì. Ghi lại câu trả lời kèm ngày hỏi.
Làm lương cho chính mình sao cho gọn giấy tờ
Nếu anh Phúc quyết định nhận lương, các bước dưới đây giúp khoản lương rõ ràng với cơ quan thuế, bảo hiểm và với chính anh.
- Ra quyết định của chủ sở hữu bổ nhiệm giám đốc (nếu chưa có) và quyết định mức lương, phụ cấp của chức danh, ghi ngày hiệu lực.
- Đưa tên mình vào bảng lương hằng tháng, tách dòng riêng, không trộn với tiền ứng hay tiền hoàn chi phí.
- Trả lương bằng chuyển khoản từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân, nội dung ghi rõ kỳ lương.
- Để kế toán tính và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân như mọi người lao động khác, đăng ký người phụ thuộc nếu có.
- Hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội và làm thủ tục tham gia nếu thuộc diện, đóng đúng hạn cùng các nhân viên khác.
- Cuối năm, quyết toán thuế thu nhập cá nhân; nếu anh có thu nhập khác ngoài công ty, hỏi kế toán việc tự quyết toán.
Điểm cần tránh là "trả lương" mà thực chất là rút tiền tuỳ hứng: tháng này lấy nhiều, tháng sau không lấy, rồi cuối năm gom lại gọi là lương. Kiểu đó vừa khó giải trình, vừa không đem lại lợi ích nào của một khoản lương đều.
Những tình huống đặc biệt nên hỏi kỹ
Chủ sở hữu thuê người khác làm giám đốc. Khi đó người giám đốc thuê ngoài là người lao động hoặc người quản lý được trả lương bình thường, lương của họ có thể được tính vào chi phí nếu đủ điều kiện. Còn anh Phúc, nếu chỉ là chủ sở hữu không điều hành, thì không có cơ sở nhận lương giám đốc.
Chủ sở hữu là tổ chức. Công ty TNHH một thành viên do một công ty khác làm chủ thì quy định về lương người quản lý khác với trường hợp chủ là cá nhân. Bài này chỉ bàn trường hợp chủ là cá nhân.
Vợ hoặc con của chủ làm việc tại công ty. Người nhà làm việc thật, có hợp đồng lao động, có chấm công, nhận lương qua tài khoản thì là người lao động. Lương trả cho người nhà mà không làm việc thật là rủi ro cả về thuế lẫn về quan hệ với cơ quan bảo hiểm.
Công ty chuyển sang hai thành viên. Khi có thêm thành viên, lương của anh Phúc trở thành chuyện các thành viên cùng quyết, và cách xử lý thuế có thể thay đổi. Danh mục điều hành công ty nhiều thành viên của trang có bài riêng về lương cho thành viên làm việc toàn thời gian.
Năm sai lầm hay gặp khi chủ công ty tự làm lương cho mình
Những lỗi dưới đây không phải lúc nào cũng vi phạm luật, nhưng đều làm hồ sơ rối và khó giải trình về sau.
- Ghi lương chủ vào chi phí được trừ mà không hỏi kế toán về quy định hiện hành, rồi cuối năm bị loại ra và phải nộp bổ sung thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Trả lương bằng tiền mặt từ két công ty, không có chứng từ chuyển khoản, không ký nhận, khiến khoản lương khó phân biệt với tiền rút tuỳ ý.
- Đặt mức lương quá cao so với dòng tiền, tháng nào công ty cũng phải "nợ lương chủ", sổ sách treo một khoản phải trả kéo dài cả năm.
- Nhận lương mà không khấu trừ thuế thu nhập cá nhân vì nghĩ "tiền của mình trả cho mình", để rồi quyết toán năm phát hiện thiếu.
- Không xem lại diện tham gia bảo hiểm xã hội sau khi luật mới có hiệu lực, tiếp tục làm như các năm trước mà không hỏi cơ quan bảo hiểm.
Cả năm lỗi đều sửa được nếu phát hiện sớm. Lý do nên ngồi với kế toán mỗi quý là để những lỗi nhỏ như vậy không kịp thành khoản truy thu lớn lúc quyết toán.
Một con số lương hợp lý tính từ đâu
Không có công thức đúng cho mọi người, nhưng có một cách nghĩ đơn giản. Bắt đầu từ chi tiêu gia đình mỗi tháng mà anh Phúc thực sự cần, cộng thêm phần thuế thu nhập cá nhân và phần bảo hiểm người lao động phải đóng. Sau đó so với dòng tiền của công ty trong sáu tháng gần nhất: nếu trả mức đó đều mà công ty vẫn còn đủ tiền mua vật tư và trả nhà cung cấp, mức lương có thể chấp nhận được.
Ví dụ giả định: gia đình anh Phúc cần khoảng hai mươi lăm triệu đồng mỗi tháng. Kế toán tính ngược ra mức lương trước thuế và bảo hiểm. Công ty mỗi tháng có dòng tiền thuần dao động khá rộng, có tháng âm. Anh chọn mức lương thấp hơn một chút so với nhu cầu, phần thiếu bù bằng tiền tiết kiệm cá nhân trong năm đầu, còn lợi nhuận để dành cho cuối năm. Cách này giữ cho công ty không bị rút cạn tiền trong tháng ít đơn.
Mức lương cũng nên được xem lại mỗi năm một lần, bằng một quyết định mới, chứ không sửa miệng. Giấy tờ đều đặn là thứ giúp anh Phúc giải trình dễ khi cơ quan thuế hay bảo hiểm hỏi, và giúp chính anh nhìn rõ công ty đang nuôi được mình tới đâu.
Câu hỏi thường gặp
Chủ công ty TNHH một thành viên có phải ký hợp đồng lao động với chính công ty không?
Chủ sở hữu kiêm giám đốc thường làm việc theo quyết định bổ nhiệm và quyết định lương của chủ sở hữu, không phải hợp đồng lao động thông thường. Hồ sơ cụ thể để tham gia bảo hiểm xã hội và khấu trừ thuế, bạn hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội và kế toán.
Lương của chủ không được trừ thì có nên bỏ hẳn, chỉ nhận lợi nhuận không?
Tuỳ hoàn cảnh. Bỏ lương thì không phát sinh thuế thu nhập cá nhân tiền lương và có thể không phải đóng bảo hiểm xã hội theo diện người quản lý có hưởng lương, nhưng mất thu nhập đều và quyền lợi bảo hiểm. Lợi nhuận chỉ được chia khi công ty có lãi và đủ điều kiện luật định.
Quy định lương chủ không được trừ có còn áp dụng năm 2026 không?
Đây là hướng dẫn thuế áp dụng nhiều năm. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và các văn bản hướng dẫn mới có thể điều chỉnh, nên trước khi chốt kế hoạch lương, bạn hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý về quy định hiện hành.
Chủ công ty đã đóng bảo hiểm xã hội ở nơi khác thì sao?
Nếu bạn đang có hợp đồng lao động và đóng bảo hiểm ở công ty khác, việc đóng thêm ở công ty mình phụ thuộc quy định về người làm nhiều nơi. Trường hợp này nên hỏi thẳng cơ quan bảo hiểm xã hội để tránh đóng trùng hoặc thiếu.
Rút tiền công ty mà không làm lương, không chia lãi thì bị coi là gì?
Trên sổ kế toán, khoản rút đó thường bị ghi là khoản công ty cho chủ tạm ứng hoặc cho vay, và phải được giải trình. Để lâu không xử lý dễ gây nghi vấn khi quyết toán thuế; trang có bài riêng về ba cách chủ lấy tiền ra khỏi công ty.
Có cần đăng ký mức lương của giám đốc với cơ quan nhà nước không?
Không có thủ tục đăng ký riêng cho mức lương. Mức lương được thể hiện qua quyết định nội bộ, bảng lương, tờ khai thuế thu nhập cá nhân và hồ sơ bảo hiểm. Các giấy tờ đó phải khớp nhau, và đó là thứ cơ quan quản lý xem khi kiểm tra.
