Nợ thuế của công ty TNHH là nợ của công ty, nên về nguyên tắc người đại diện theo pháp luật không phải trả bằng tiền riêng; nhưng khi công ty bị cưỡng chế nợ thuế, người đại diện có thể bị tạm hoãn xuất cảnh theo Luật Quản lý thuế 2019. Đây là chỗ trách nhiệm hữu hạn vẫn giữ được túi tiền của bạn nhưng không giữ được chuyến bay của bạn.
Điều nhiều người không biết là biện pháp này gắn với chức danh trên hồ sơ, không gắn với việc ai góp vốn hay ai thật sự điều hành. Giám đốc thuê, người đứng tên đại diện "cho có", hay người đã nghỉ việc mà công ty chưa đăng ký thay đổi đều có thể gặp. Bài này nói về nguyên lý, các mức xử lý thường gặp và việc người đại diện nên làm để không bị bất ngờ ở sân bay.
Tình huống: anh Minh, giám đốc trên giấy của một công ty đã nghỉ hoạt động
Anh Minh (ví dụ giả định) từng làm giám đốc và là người đại diện theo pháp luật cho một công ty TNHH hai thành viên kinh doanh đồ gỗ ở Bình Dương cũ, nay thuộc Thành phố Hồ Chí Minh. Hai năm trước, công ty làm ăn khó khăn, các thành viên ngừng hoạt động, anh Minh nghỉ và đi làm chỗ khác. Không ai làm thủ tục tạm ngừng, giải thể hay thay đổi người đại diện; tờ khai thuế cũng không ai nộp nữa.
Đầu năm nay, anh Minh làm thủ tục bay đi công tác thì được thông báo đang bị tạm hoãn xuất cảnh. Nguyên nhân là công ty cũ còn nợ thuế cùng tiền chậm nộp, đã bị cưỡng chế, và trên hồ sơ, người đại diện theo pháp luật vẫn là anh. Anh không góp vốn nhiều, cũng không hưởng lợi nhuận, nhưng tên anh là cái tên duy nhất cơ quan quản lý có để gắn biện pháp.
Câu chuyện của anh Minh không hiếm. Nó cho thấy hai điều: tấm chắn hữu hạn không bao gồm các biện pháp hành chính nhắm vào người đại diện, và một công ty "bỏ đó" không tự biến mất mà tiếp tục phát sinh nghĩa vụ.
Vì sao biện pháp nhắm vào người đại diện chứ không phải chủ sở hữu
Pháp nhân không thể đi qua cửa khẩu; người đại diện thì có. Luật Quản lý thuế 2019 cho phép cơ quan thuế đề nghị tạm hoãn xuất cảnh với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đang bị cưỡng chế thi hành quyết định hành chính về quản lý thuế, như một cách buộc doanh nghiệp xử lý nghĩa vụ trước khi người điều hành rời Việt Nam. Ngưỡng nợ, thời gian quá hạn và trình tự cụ thể được hướng dẫn trong văn bản dưới luật và đã được điều chỉnh qua các năm; bạn nên kiểm văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý.
Lý do chọn người đại diện là vì đây là người có thẩm quyền ký, nộp, quyết định thay công ty, và cũng là người được ghi công khai trên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Chủ sở hữu hay thành viên góp vốn, nếu không đồng thời là người đại diện, thường không phải đối tượng của biện pháp này.
Biện pháp được gỡ khi công ty hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế hoặc khi điều kiện áp dụng không còn. Vì vậy tạm hoãn xuất cảnh không phải hình phạt cho cá nhân, mà là đòn bẩy để công ty trả nợ. Nhưng với người đang cần đi công tác, đi học, đi thăm con, đòn bẩy ấy đủ nặng.
Công ty nợ thuế: biện pháp nào nhắm vào đâu
Luật Quản lý thuế 2019 có một chuỗi biện pháp cưỡng chế, áp dụng dần theo mức độ. Bảng dưới xếp chúng theo đối tượng chịu tác động để bạn thấy phần nào được trách nhiệm hữu hạn che và phần nào không. Thứ tự, điều kiện và thủ tục chi tiết hỏi cơ quan thuế quản lý.
| Biện pháp (nguyên lý) | Tác động lên công ty | Tác động lên người đại diện, chủ sở hữu |
|---|---|---|
| Trích tiền từ tài khoản của công ty, phong toả tài khoản | Mất tiền trong tài khoản, gián đoạn thanh toán | Không đụng tài khoản cá nhân |
| Khấu trừ một phần lương, thu nhập | Áp dụng với người nộp thuế là cá nhân | Không áp dụng chỉ vì là đại diện công ty |
| Dừng sử dụng hoá đơn | Không xuất được hoá đơn, gần như đứng hoạt động | Gián tiếp: kinh doanh bị đình lại |
| Kê biên, bán đấu giá tài sản; thu tiền do bên thứ ba giữ | Mất tài sản, công nợ phải thu | Không đụng tài sản riêng nếu không có bảo lãnh, thế chấp |
| Thu hồi giấy chứng nhận, giấy phép | Công ty mất tư cách hoạt động | Tên người quản lý gắn với hồ sơ bị thu hồi |
| Tạm hoãn xuất cảnh | Không tác động trực tiếp | Người đại diện theo pháp luật không xuất cảnh được cho tới khi gỡ |
Nhìn bảng, có thể thấy dừng sử dụng hoá đơn thường là biện pháp làm công ty nhỏ "chết" nhanh nhất, còn tạm hoãn xuất cảnh là biện pháp làm người đại diện khổ nhất. Cả hai đều tránh được nếu nợ thuế được xử lý trước khi tới bước cưỡng chế.
Từ một kỳ khai thuế bị bỏ quên đến cưỡng chế: con đường thường đi
Ít công ty nhỏ rơi vào cưỡng chế vì một khoản thuế lớn. Phần đông đi tới đó qua một chuỗi việc nhỏ bị bỏ qua. Hiểu chuỗi này giúp bạn biết mình đang đứng ở bước nào và còn bao nhiêu cơ hội xử lý êm:
- Một kỳ khai thuế không nộp hoặc nộp chậm, vì kế toán nghỉ, vì công ty tưởng "không có doanh thu thì không phải khai".
- Số thuế phải nộp không được nộp đúng hạn, phát sinh tiền chậm nộp tính theo ngày; khoản này lớn dần dù công ty không làm gì thêm.
- Cơ quan thuế gửi thông báo về số nợ qua tài khoản giao dịch thuế điện tử, thư điện tử hoặc địa chỉ trụ sở; nếu không ai đọc, công ty mất cơ hội xử lý sớm.
- Nợ quá hạn kéo dài thì công ty có thể bị áp dụng các biện pháp cưỡng chế theo trình tự của Luật Quản lý thuế 2019, bắt đầu từ tài khoản ngân hàng.
- Nếu biện pháp trước không thu được nợ, các biện pháp nặng hơn được áp dụng, trong đó có dừng sử dụng hoá đơn; song song, người đại diện có thể bị đề nghị tạm hoãn xuất cảnh khi đủ điều kiện.
Ở bất kỳ bước nào trước cưỡng chế, việc khai bổ sung, nộp tiền, hoặc đề nghị nộp dần theo quy định nếu đủ điều kiện đều rẻ hơn nhiều so với việc gỡ hậu quả sau đó. Hỏi kế toán và cơ quan thuế quản lý về các phương án đang được áp dụng.
Những trường hợp người đại diện dễ bị bất ngờ
Giám đốc thuê. Bạn không góp đồng vốn nào nhưng đứng tên người đại diện theo pháp luật. Khi chủ sở hữu bỏ công ty, cái tên còn lại trên hồ sơ là bạn.
Người đứng tên hộ. Đồng ý làm giám đốc "trên giấy" cho người quen là chấp nhận mọi hệ quả gắn với chức danh, kể cả những biện pháp như tạm hoãn xuất cảnh, trong khi không kiểm soát được việc công ty có nộp thuế hay không.
Đã nghỉ nhưng chưa thay tên. Thôi việc, chuyển nhượng phần vốn mà công ty chưa đăng ký thay đổi người đại diện thì trên hồ sơ bạn vẫn là người đại diện.
Công ty "treo" không báo cáo. Công ty ngừng làm mà không tạm ngừng, không giải thể vẫn phát sinh nghĩa vụ khai thuế, tiền chậm nộp và có thể bị xác định không hoạt động tại địa chỉ đăng ký.
Nhiều người đại diện. Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép công ty TNHH có nhiều người đại diện theo pháp luật. Mỗi người đều là đại diện trên hồ sơ, nên mỗi người cần biết tình hình thuế của công ty, không chỉ người phụ trách tài chính.
Việc người đại diện nên làm để không bị bất ngờ
Dù bạn là chủ hay là người được thuê, nếu tên bạn nằm ở dòng người đại diện theo pháp luật, những việc dưới đây đáng làm:
- Yêu cầu được xem định kỳ tình hình nghĩa vụ thuế của công ty: tờ khai đã nộp, số thuế còn nợ, thông báo từ cơ quan thuế.
- Đảm bảo công ty có tài khoản giao dịch thuế điện tử và thư điện tử nhận thông báo do người có trách nhiệm theo dõi, không để hộp thư bỏ hoang.
- Khi nghỉ việc hoặc chuyển nhượng hết phần vốn, đưa việc đăng ký thay đổi người đại diện vào điều kiện bàn giao, và giữ lại bản xác nhận đã thay đổi.
- Khi công ty ngừng hoạt động, thúc các thành viên làm thủ tục tạm ngừng hoặc giải thể thay vì để treo.
- Trước chuyến đi quan trọng ra nước ngoài, nếu biết công ty đang có nợ thuế, hỏi trước cơ quan thuế quản lý về tình trạng của mình.
- Nếu đã bị tạm hoãn, làm việc với cơ quan thuế để biết khoản nợ cụ thể và điều kiện gỡ; xử lý nghĩa vụ của công ty là con đường chính.
Thủ tục thay đổi người đại diện và trình tự gỡ tạm hoãn xuất cảnh có thể thay đổi theo văn bản hướng dẫn; hỏi Phòng Đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế quản lý để có thông tin hiện hành.
Chủ sở hữu nên hiểu gì khi chọn người đại diện
Nếu bạn là chủ sở hữu và thuê người khác làm giám đốc kiêm người đại diện, hãy hiểu rằng bạn đang đặt một người chịu rủi ro hành chính thay cho mình. Người giỏi sẽ hỏi bạn về tình hình thuế, về quyền tiếp cận sổ sách, về cam kết xử lý nghĩa vụ trước khi họ nghỉ. Đó không phải sự khó tính, mà là sự cẩn trọng hợp lý; hợp đồng với giám đốc thuê nên có các điều khoản này.
Nếu bạn tự làm người đại diện, cân nhắc việc có thêm một người đại diện thứ hai ở trong nước khi bạn thường xuyên đi xa. Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu công ty phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam, và người đó phải uỷ quyền bằng văn bản cho người khác khi xuất cảnh. Việc tổ chức người đại diện nên viết vào điều lệ cho rõ.
Cuối cùng, cách đơn giản nhất để tên mình không bị gắn với biện pháp cưỡng chế là để công ty không nợ thuế quá hạn: khai đúng, nộp đúng, và khi không còn kinh doanh thì đóng công ty cho sạch.
Câu hỏi thường gặp
Người đại diện theo pháp luật có phải nộp thuế thay công ty bằng tiền riêng không?
Về nguyên tắc là không, vì nợ thuế là nghĩa vụ của công ty và công ty TNHH chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình. Ngoại lệ có thể phát sinh khi người đó bảo lãnh, có sai phạm gây thiệt hại hoặc liên quan đến hồ sơ giải thể không trung thực.
Đã nghỉ việc ở công ty rồi mà vẫn bị tạm hoãn xuất cảnh thì làm sao?
Trên hồ sơ, bạn vẫn là người đại diện nếu công ty chưa đăng ký thay đổi. Cần làm việc với cơ quan thuế để biết khoản nợ, đồng thời yêu cầu công ty, các thành viên đăng ký thay đổi người đại diện. Nên có luật sư nếu các thành viên không hợp tác.
Công ty có một khoản nợ thuế nhỏ thì đã bị tạm hoãn xuất cảnh chưa?
Biện pháp chỉ áp dụng khi đáp ứng các điều kiện về cưỡng chế, ngưỡng nợ và thời gian quá hạn theo văn bản hướng dẫn hiện hành; các ngưỡng này đã được điều chỉnh qua thời gian. Hỏi cơ quan thuế quản lý thay vì dựa vào tin truyền miệng.
Chủ sở hữu không làm giám đốc có bị tạm hoãn xuất cảnh khi công ty nợ thuế không?
Thông thường biện pháp nhắm vào người đại diện theo pháp luật. Chủ sở hữu không giữ chức danh đó thường không phải đối tượng, trừ các trường hợp khác theo quy định. Tuy vậy chủ sở hữu vẫn chịu hệ quả với công ty như dừng hoá đơn, mất tài sản.
Công ty có hai người đại diện thì cả hai cùng bị tạm hoãn xuất cảnh à?
Phụ thuộc vào cách cơ quan quản lý áp dụng và văn bản hướng dẫn hiện hành. Vì mỗi người đều là đại diện trên hồ sơ, cả hai nên theo dõi tình hình thuế của công ty và hỏi cơ quan thuế khi có thông báo cưỡng chế.
Nộp hết nợ thuế rồi thì bao lâu được gỡ tạm hoãn xuất cảnh?
Sau khi công ty hoàn thành nghĩa vụ, cơ quan thuế làm thủ tục đề nghị huỷ bỏ biện pháp với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh. Thời gian xử lý phụ thuộc trình tự hiện hành; nên giữ chứng từ nộp tiền và hỏi trực tiếp cơ quan thuế quản lý để theo dõi.
