Chủ công ty TNHH có thể cho nhân viên chủ chốt một phần sở hữu bằng cách tặng hoặc bán ưu đãi phần vốn góp, hoặc để công ty nhận vốn góp của họ; cũng có thể không chia vốn mà hứa một khoản thưởng gắn với lợi nhuận. Chia vốn biến nhân viên thành thành viên công ty với đầy đủ quyền của thành viên — biểu quyết, xem sổ sách, nhận lợi nhuận — và rất khó lấy lại khi người đó nghỉ. Thưởng theo lãi giữ được động lực mà không đổi cấu trúc sở hữu.
Ví dụ giả định: anh Long là chủ một công ty TNHH một thành viên lắp đặt và sửa điều hoà ở Nghệ An. Chị Hà là kỹ thuật trưởng bảy năm, nắm hầu hết khách lớn. Một công ty khác mời chị về. Anh Long muốn giữ chị bằng “một phần công ty”, nhưng chưa biết nên trao gì và trao bao nhiêu.
Ba cách và hệ quả
Bảng so ba cách theo nguyên lý của Luật Doanh nghiệp 2020; hệ quả thuế ở cột cuối chỉ là điểm cần hỏi, không phải kết luận.
| Cách | Chị Hà nhận gì | Thủ tục chính | Điểm cần hỏi kế toán |
|---|---|---|---|
| Anh Long tặng một phần vốn | Phần vốn góp, thành thành viên | Chuyển đổi sang TNHH hai thành viên trở lên; hợp đồng tặng cho | Phần vốn nhận không trả tiền có phát sinh thuế thu nhập cá nhân không |
| Anh Long bán ưu đãi | Phần vốn góp, trả một khoản thấp hơn giá trị | Như trên; hợp đồng chuyển nhượng | Thuế của người bán; phần chênh có bị coi là thu nhập của người mua không |
| Công ty nhận vốn góp của chị Hà | Phần vốn góp mới, tiền vào công ty | Chuyển đổi kèm tăng vốn | Ghi nhận vốn góp; tỷ lệ tính theo vốn điều lệ mới |
| Thưởng theo lợi nhuận | Một khoản tiền mỗi năm theo công thức | Không đổi đăng ký; ghi trong hợp đồng lao động hoặc quy chế thưởng | Tiền thưởng là thu nhập từ tiền lương, tiền công; chi phí được trừ của công ty |
Ba cách đầu có điểm chung: công ty một thành viên của anh Long phải chuyển thành công ty TNHH hai thành viên trở lên ngay khi chị Hà có phần vốn, và từ đó mọi quyết định quan trọng đi qua hội đồng thành viên. Cách thứ tư không đụng tới đăng ký doanh nghiệp, nên là lựa chọn nhiều chủ công ty nhỏ thử trước.
Trở thành thành viên nghĩa là gì với chị Hà
Quyền biểu quyết theo tỷ lệ. Với 10% phần vốn, chị Hà không quyết được việc gì một mình, nhưng có mặt trong mọi cuộc họp hội đồng thành viên và có phiếu. Nếu tỷ lệ của chị đủ lớn, chị có thể chặn các nghị quyết cần tỷ lệ cao.
Quyền xem sổ sách. Thành viên có quyền xem sổ kế toán, báo cáo tài chính, biên bản họp. Anh Long phải sẵn sàng cho chị thấy lương của mình, các khoản chi, cả những chi phí trước nay anh tự quyết.
Quyền nhận lợi nhuận. Lợi nhuận sau thuế chia theo tỷ lệ phần vốn khi hội đồng thành viên quyết định chia, sau khi công ty đã làm đủ nghĩa vụ tài chính và vẫn trả được nợ. Năm lỗ thì không có gì để chia.
Quyền được chào mua trước. Khi anh Long muốn bán phần vốn của mình cho người ngoài, phải chào chị Hà trước theo tỷ lệ. Điều này có thể ảnh hưởng tới kế hoạch bán công ty sau này của anh.
Rủi ro giới hạn trong phần vốn. Chị Hà chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi phần vốn góp của mình. Nhưng nếu chị nhận thêm chức danh như giám đốc hay người đại diện theo pháp luật, chị gánh thêm trách nhiệm theo chức danh đó.
Điều kiện gắn bó: điều khó nhất ở công ty TNHH
Mục đích của anh Long là giữ chị Hà ở lại. Nhưng một khi phần vốn đã đăng ký đứng tên chị, chị vẫn là thành viên kể cả khi nghỉ việc ngay tuần sau. Luật Doanh nghiệp 2020 không có cơ chế tự động thu hồi phần vốn khi người lao động nghỉ việc. Công ty cổ phần có những công cụ phát hành cổ phần cho người lao động theo điều kiện; công ty TNHH thì phải tự dựng bằng thoả thuận.
Cách thường gặp là chia nhiều đợt: năm nay tặng 3%, mỗi năm chị còn làm thì thêm 3%, tối đa một mức đã định. Như vậy nếu chị nghỉ sớm, phần đã nhận nhỏ. Mỗi đợt là một lần đăng ký thay đổi, tốn công nhưng rõ ràng. Cách khác là chị cam kết bằng văn bản rằng nếu nghỉ việc trong một thời hạn, chị bán lại phần vốn cho anh Long theo giá tính sẵn. Cam kết đó là một thoả thuận dân sự: nếu chị không chịu ký hợp đồng chuyển nhượng khi nghỉ, anh Long phải giải quyết bằng thương lượng hoặc tranh chấp, không thể tự xoá tên chị.
Vì những khó khăn này, nhiều chủ công ty nhỏ chọn trình tự hai bước: vài năm đầu thưởng theo lợi nhuận, ghi rõ công thức; khi đã chắc người đó gắn bó lâu dài và hai bên muốn cùng làm chủ thật sự, mới chuyển một phần vốn. Nên có luật sư soạn các văn bản gắn bó cho đúng với luật và điều lệ.
Nếu quyết định chia vốn: thứ tự làm
Giả sử sau khi bàn, anh Long quyết định tặng chị Hà 5% và cam kết thêm theo đợt. Thứ tự gọn:
- Định giá công ty ở mức tham khảo để cả hai hiểu 5% đáng bao nhiêu; con số này cũng cần cho phần thuế.
- Soạn thoả thuận giữa anh Long và chị Hà: số phần vốn từng đợt, điều kiện mỗi đợt, cam kết bán lại khi nghỉ sớm và giá tính thế nào, bảo mật thông tin công ty.
- Soạn điều lệ mới cho công ty TNHH hai thành viên trở lên, trong đó nêu cách định giá khi một thành viên rút và quyền ưu tiên mua.
- Ký hợp đồng tặng cho phần vốn; nếu phần vốn là tài sản chung của vợ chồng anh Long, có văn bản đồng ý của vợ anh.
- Chủ sở hữu ra quyết định chuyển đổi loại hình; nộp hồ sơ tới Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính.
- Cấp giấy chứng nhận phần vốn góp, lập sổ đăng ký thành viên, tổ chức cuộc họp hội đồng thành viên đầu tiên.
- Hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc kế toán về nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân của chị Hà và của anh Long nếu có.
Trao bao nhiêu thì vừa: một phép tính giả định
Câu hỏi “cho chị Hà bao nhiêu phần trăm” dễ bị trả lời theo cảm giác. Một cách có căn cứ hơn là đi từ số tiền: anh Long sẵn sàng chia cho chị bao nhiêu mỗi năm từ lợi nhuận, rồi quy ra tỷ lệ. Giả sử lợi nhuận sau thuế bình quân ba năm gần nhất của công ty là 600 triệu đồng và anh muốn phần chị Hà nhận thêm vào khoảng 60 triệu đồng mỗi năm nếu công ty giữ được mức đó. Tỷ lệ tương ứng là 10% (ví dụ giả định).
Phép tính ngược cũng hữu ích: nếu công ty được ước khoảng 3 tỷ đồng theo một phương pháp định giá cả hai chấp nhận, 10% tương ứng 300 triệu đồng giá trị. Tặng không 300 triệu đồng giá trị là một khoản lớn; chia thành ba đợt trong ba năm, mỗi đợt kèm điều kiện còn làm việc, khiến món quà gắn với thời gian gắn bó.
Hai con số này cũng cho anh Long thấy một điều: với 10%, chị Hà nhận lợi nhuận chỉ khi công ty quyết định chia, và chỉ khi công ty có lãi. Năm công ty phải giữ lại tiền để mua thêm xe, chị không nhận được gì từ phần vốn. Nếu chị đang cần thu nhập ổn định, thưởng theo lãi với công thức chi hằng năm có thể có giá trị với chị hơn một phần vốn mà lợi nhuận bị giữ lại. Đặt cả hai phương án lên bàn và hỏi chị thích cái nào là cách tôn trọng nhất.
Thưởng theo lãi: thiết kế sao cho đáng tin
Nếu anh Long chọn thưởng theo lợi nhuận trước, công thức phải đủ rõ để chị Hà tin rằng đây không phải lời hứa suông:
- Căn cứ tính: lợi nhuận trước thuế trên báo cáo tài chính năm, hay doanh thu từ nhóm khách chị phụ trách — mỗi cách có ưu nhược riêng.
- Tỷ lệ thưởng cố định ghi bằng số trong phụ lục hợp đồng lao động hoặc quy chế thưởng của công ty.
- Thời điểm chi: sau khi có báo cáo tài chính năm, trong một thời hạn ghi rõ.
- Điều kiện: còn làm việc tại thời điểm chi; nếu nghỉ giữa năm thì tính theo tỷ lệ thời gian hay không được.
- Quyền xem số liệu: chị Hà được xem phần báo cáo dùng để tính thưởng của mình.
- Lộ trình: sau một số năm đạt điều kiện, hai bên bàn chuyển một phần sang phần vốn góp.
Tiền thưởng là thu nhập từ tiền lương, tiền công của chị Hà và là khoản chi của công ty; việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và điều kiện để công ty được tính vào chi phí hỏi kế toán.
Một người hay nhiều người: nghĩ trước cho lần sau
Chia vốn cho chị Hà sẽ tạo tiền lệ. Hai năm sau, khi có một kỹ thuật viên giỏi khác, người đó cũng sẽ hỏi. Công ty TNHH có giới hạn 50 thành viên, nhưng giới hạn thực tế đến sớm hơn nhiều: mỗi thành viên mới là một lần đăng ký, một người nữa trong cuộc họp, một người nữa có quyền xem sổ sách. Năm thành viên nhỏ lẻ có thể khiến việc ra quyết định của một công ty mười hai người chậm hẳn.
Vì thế anh Long nên quyết ngay từ lần đầu một khung chung: tổng phần dành cho người lao động tối đa bao nhiêu, ai đủ điều kiện, theo tiêu chí gì. Nếu dự kiến sẽ có nhiều người, có thể đó là tín hiệu nên tính tới công ty cổ phần trong tương lai, nơi cơ chế cho người lao động sở hữu cổ phần linh hoạt hơn.
Cuối cùng, phần vốn chỉ là một trong những thứ giữ người. Chị Hà có thể đang cần được tham gia quyết định giá, chọn khách, hay đơn giản là thu nhập ổn định hơn. Nói chuyện để hiểu điều đó trước khi đổi cấu trúc công ty thường tiết kiệm hơn cả về giấy tờ lẫn quan hệ.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên thành thành viên rồi có còn là người lao động không?
Có thể cùng lúc là thành viên góp vốn và người lao động theo hợp đồng lao động. Hai tư cách tách nhau: lương, bảo hiểm theo hợp đồng lao động; lợi nhuận và biểu quyết theo phần vốn. Nghỉ việc không làm mất tư cách thành viên.
Có thể tặng phần vốn mà nhân viên không có quyền biểu quyết không?
Ở công ty TNHH, quyền biểu quyết đi theo phần vốn góp, không tách thành loại không biểu quyết như cổ phần ưu đãi ở công ty cổ phần. Muốn phần sở hữu không kèm quyền biểu quyết, phải tính cấu trúc khác; hỏi luật sư.
Nếu nhân viên nghỉ và không chịu bán lại phần vốn thì sao?
Người đó vẫn là thành viên cho tới khi chuyển nhượng hợp lệ. Nếu đã có cam kết bán lại, chủ công ty có cơ sở thương lượng hoặc khởi kiện theo thoả thuận. Không có cách tự xoá tên một thành viên khỏi đăng ký.
Tặng phần vốn cho nhân viên có cần các thành viên khác đồng ý không?
Ở công ty TNHH hai thành viên trở lên, người nhận tặng cho không phải người thân trong phạm vi luật định chỉ trở thành thành viên khi hội đồng thành viên chấp thuận. Ở công ty một thành viên, chủ sở hữu tự quyết nhưng phải chuyển đổi loại hình.
Có nên cho nhân viên chủ chốt làm người đại diện theo pháp luật cùng với chủ không?
Có thể, nếu người đó thật sự điều hành một mảng lớn và hai bên chia rõ quyền. Nhưng người đại diện chịu trách nhiệm theo chức danh; nhân viên cần hiểu rõ trước khi nhận, và chủ công ty cần điều lệ ghi rõ phạm vi ký.
Chia vốn cho nhân viên có ảnh hưởng khi bán công ty sau này không?
Có. Người mua sẽ phải mua cả phần của nhân viên hoặc chấp nhận họ ở lại làm thành viên. Thoả thuận nên có điều khoản về việc khi chủ bán phần lớn công ty thì phần của nhân viên được bán theo cùng điều kiện, hoặc buộc bán theo — cần viết đúng luật.
